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Timeboxing: Wie Elon Musk, Bill Gates und andere Top-Performer ihren Tag strukturieren

    Timebox

    Bist Du auch oft erstaunt, wie viel Du erreichst, wenn Du unter Druck und mit einer nahenden Abgabefrist arbeitest?

    Heute lernst Du eine Zeitmanagement-Methode kennen, mit der viele Top-Performer wie Elon Musk oder Bill Gates ihren Tag strukturieren. Sie alle nutzen die Methode, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Diese Methode ist einfach und sofort einsetzbar und es sind keine Vorkenntnisse nötig.

    Lies jetzt weiter, um die Timeboxing-Methode kennenzulernen.

    Inhaltsverzeichnis

    • Definition und Herkunft
      • Das Parkinsonsche Gesetz
      • Nichts Neues
      • Projektmanagement und Scrum
      • Persönliches Zeitmanagement
    • Anleitung: So geht Timeboxing
      • Harte Timebox
      • Weiche Timebox
      • Batching
      • Verschiedene Konzepte von Timeboxing
      • Sitzungen
      • Timeboxing in vier Schritten
      • zu beachten
    • Vorteile
      • Einfachheit
      • Monotasking statt Multitasking
      • Mittel gegen Perfektionismus
      • Mittel gegen Prokrastination
      • Große Aufgaben gehen nicht vergessen
      • Deine Auslastung ist immer ersichtlich
      • Motivation
      • Entspannung
      • Pausen gehen nicht vergessen
    • Nachteile
      • Mögliche Qualitätsverluste
      • Kreativität und Ideenfindung
      • Unterbrechung von Flows
    • Tipp zum Schluss

    Weitere Zeitmanagement-Methoden

    Dieser Artikel ist Teil einer Serie über die beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Lerne auch die anderen Methoden kennen:

    Definition und Herkunft

    Zeitmanagement-Methoden stehen aktuell hoch im Kurs. Das ist nachvollziehbar, denn wer möchte nicht fokussierter arbeiten und ohne Überstunden mehr erreichen? Eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden ist das Timeboxing.

    Eine Timebox ist für Deine Arbeitszeit das, was ein Budget für Deine Finanzen ist: Eine Deckelung. Das Finanzbudget schreibt Dir vor, wie viel Geld Du für eine bestimmte Kategorie ausgeben darfst, die Timebox schreibt Dir vor, wie viel Zeit Du für eine bestimmte Sache aufwenden darfst.

    Dabei ist Timeboxing keine Strategie, um Deine Aufgaben schneller zu erledigen, sondern eine effektive Methode, Deine Arbeitszeit sinnvoll auf die verschiedenen Aufgaben zu verteilen. Denn wer seine Zeit falsch nutzt, hat möglicherweise am Tag viel geschafft, jedoch am Abend nichts erreicht.

    Das Parkinsonsche Gesetz

    Du kennst sie mit Sicherheit auch: Die Aufgabe, die bloß eine halbe Stunde dauern sollte, in der Du Dich aber über Stunden verlierst. Wenn Du Deine Zeit nicht einteilst oder begrenzt, kann Dich das Erledigen von Aufgaben deutlich länger beanspruchen, als nötig. Wie schon Cyril Northcote Parkinson erkannte: „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Meistens schaffst Du eine Aufgabe in der Zeit, die Dir zur Verfügung steht; selbst dann, wenn die Frist sehr knapp bemessen ist. Lies dazu auch meinen Artikel „Studie mit Top-Performern zeigt: Wir können nur 4.5 Stunden pro Tag produktiv sein“.

    Wenn Du eine Timebox erstellst, setzt Du Dir das Ziel, eine Aufgabe innerhalb einer begrenzten Zeit zu erledigen. Du setzt Dir eine zeitliche Obergrenze. Solche Deadlines können beflügeln! Mit der Frist im Nacken schaffst Du in kurzer Zeit mehr, als wenn Du einfach mal schaust, wie lange Du für die Aufgabe benötigst.

    „Nur unter Druck entstehen Diamanten.“ Diese Floskel nutzen Studierende gerne, wenn sie ihre Arbeiten auf den letzten Drücker schreiben. Und wo abwegig ist dieser Gedanke gar nicht! Vermutlich warst auch Du schon einmal in einer Situation, in welcher Dein Chef etwas von Dir in Rekordzeit verlangte und Du es innerhalb dieser Zeit auch tatsächlich schafftest; oft sogar ohne Qualitätseinbussen. Ich kenne solche Situationen aus meinem Alltag nur zur Genüge.

    Nichts Neues

    Die Idee hinter Timeboxing ist nicht neu und findet sich in vielen Zeitmanagement-Methoden. Vielleicht hast Du schon von der Pomodoro-Methode gehört. Auch dort gibt es feste Zeitblöcke und Pausen. Und es gibt noch zahlreiche weitere Methoden, die nach einem ähnlichen Prinzip funktionieren. Das Prinzip bei allen verwandten Methoden bleibt immer gleich: Feste Zeitblöcke bilden das Gerüst für die Planung.

    Projektmanagement und Scrum

    In agilen Arbeitsumgebungen wie Scrum kann ein einzelner Vorgang, eine einzelne Besprechung oder ein sogenannter Sprint Gegenstand von Timeboxing sein. Eine Timebox ist auch hier ein Zeitabschnitt, der nicht überschritten werden darf.

    Jeder Vorgang wird nach der festgelegten Dauer abgeschlossen, selbst wenn nicht alle geplanten Inhalte erledigt werden konnten. Nicht behandelte Inhalte werden in eine nächste Timebox verschoben oder gestrichen. Damit soll die Effizienz in Projekten und Besprechungen erhöht werden.

    Persönliches Zeitmanagement

    Timeboxing ist jedoch nicht nur in agilen Teams sinnvoll, sondern kann auch für das persönliche Zeitmanagement von Vorteil sein.

    Viele Menschen kommen zum ersten Mal mit Timeboxing in Kontakt, wenn es um die persönliche Produktivitätssteigerung geht. Sie lesen vielleicht, dass Elon Musk und Bill Gates – nebst vielen anderen Top-Performern – die Methode anwenden. Oder sie hören im Unternehmen von einer Mitarbeiterin, welche so arbeitet.

    Anleitung: So geht Timeboxing

    Es gibt beim Timeboxing nicht „die eine richtige Vorgehensweise“. Schlussendlich ist es einfach wichtig, dass Du eine Vorgehensweise findest, die für Dich (und allenfalls Dein Team) passt. In den folgenden Unterkapiteln gebe ich Dir ein paar Hinweise darauf, wie eine Vorgehensweise aussehen könnte. Übernimm jetzt aber nicht alles ungeprüft, sondern überlege Dir, was für Dich stimmt und was Du nicht so wie beschrieben umsetzen wirst.

    Harte Timebox

    Wenn Du eine Timebox erstellst, musst Du Dich zuerst entscheiden, ob Du eine harte oder eine weiche Timebox möchtest.

    Eine harte Timebox endet, wenn die vorgegebene Zeit abgelaufen ist. Und das völlig unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt ist oder nicht. Dieses Vorgehen eignet sich für Aufgaben, die Du grundsätzlich ins Unendliche ziehen könntest:

    • suchen nach Bildern für den Bericht
    • erstellen einer PowerPoint-Präsentation
    • Sitzungen

    Harte Timeboxen sind auch dann zu empfehlen, wenn Du ein sehr großes Aufgabenspektrum hast und weit mehr Dinge tun könntest, als Zeit vorhanden ist.

    Weiche Timebox

    Mit einer weichen Timebox bist Du flexibler. Sie sorgt zwar auch dafür, dass Du Dich nicht in Details verlierst, jedoch ist es erlaubt, die Zeit ein wenig zu überziehen.

    Weiche Timeboxen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn Du nur schlecht abschätzen kannst, wie lange Du für die Aufgabe benötigst.

    Batching

    Timeboxing wird gerne mit Batching kombiniert. Beim Batching ist es das Ziel, gleiche oder ähnliche Aufgaben zu bündeln und nacheinander zu erledigen. So führst Du zum Beispiel alle ausgehenden Telefonanrufe nacheinander, statt über den Tag verteilt. Oder Du erledigst alle Aufgaben in Photoshop nacheinander.

    Allein schon durch das Batching verringerst Du Ablenkungen und wirst deutlich effizienter. In der Kombination mit Timeboxing steigt der Nutzen exponentiell an.

    Verschiedene Konzepte von Timeboxing

    Wenn Du Timeboxing im Rahmen von agilen Teams einsetzt, ist ziemlich klar definiert, was darunter zu verstehen ist. Dies will ich hier nicht vertiefen. Stattdessen befassen wir uns in diesem Artikel mit Timeboxing im Rahmen von persönlichem Zeitmanagement, ganz unabhängig von agilen Umgebungen.

    Viele Menschen handhaben es so, dass sie für jeden Arbeitstag immer zur gleichen Zeit ein Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails eingeplant haben und für andere regelmäßige Aufgaben. So sind diese Zeiten bereits reserviert.

    Ob Du den restlichen Arbeitstag anschließend komplett mit Timeboxen füllst, oder nur für die großen und/oder wichtigen Aufgaben Timeboxen erstellst, ist Dir überlassen. Probiere es aus und mache es so, wie es für Dich am besten stimmt.

    Ebenso ist es Dir überlassen, ob Du für jede einzelne Aufgabe eine Timebox erstellst oder für Aufgabengruppen. Unter Umständen ergibt es Sinn, eine Aufgabengruppe „Rechnungen erstellen“ zu erstellen, statt für jede einzelne Rechnung eine Timebox zu planen.

    Wenn Du ganz konsequent bist, planst Du auch eine Timebox für das Mittagessen und selbstverständlich für alle Deine Pausen. Das kann dann zum Beispiel so aussehen, wie auf der folgenden Skizze.

    Timeboxing Vorlage

    Sitzungen

    Mit Timeboxing konzentrieren sich Deine Mitarbeitenden in Sitzungen mehr auf das Wesentliche und tauschen nur die wirklich benötigen Informationen aus, statt dass sie diverse – ursprünglich nicht eingeplante Themen – auch noch ansprechen. Damit enden die Sitzungen pünktlich.

    Damit Sitzungen effektiver werden, hilft es, stets ein Ziel und eine Tagesordnung zu haben. Idealerweise legst Du bei jedem Tagesordnungspunkt auch direkt fest, wie viel Zeit dafür vorgesehen ist. So bleibt Dein Team auf Kurs und ihr schafft es, in der vorgegebenen Zeit alle Punkte abzudecken, die eingeplant sind.

    Entscheide Dich im Voraus, ob Du auf eine harte oder weiche Timebox setzen willst. In beiden Fällen ist es sinnvoll, in einer angemessenen Zeit vor Ablauf der definierten Zeit einen Hinweis zu geben, sodass ihr rechtzeitig zum Schluss kommt, ohne jemandem das Wort abzuklemmen.

    Timeboxing in vier Schritten

    Im Prinzip besteht die Timeboxing-Methode aus nur vier Schritten:

    1. Schreibe alle Aufgaben des Tages auf eine Liste
    2. Ergänze die Aufgaben mit der geschätzten Zeit, die Du für die Erledigung benötigst
    3. Erstelle für die Aufgaben entsprechend lange Zeitfenster in Deinem Kalender
    4. Füge Pausen hinzu

    Und tatsächlich ist es fast so einfach, wie es sich anhört.

    Auch wenn ich selbst absolut kein Fan davon bin, Aufgaben in den Kalender einzutragen: Bei der Timeboxing-Methode ist es sinnvoll, alles in Deinen Kalender einzutragen. So sehen Deine Mitarbeitenden gleich, dass Du in der entsprechenden Zeit nicht zur Verfügung stehst.

    Wenn Du neu mit dem Timeboxing beginnst, wirst Du einen Moment benötigen, um das richtige Gleichgewicht zu finden: Die Zeitfenster sollten weder zu knapp noch zu großzügig bemessen sein. Zu kurze Zeitfenster führen zu Stress, zu lange Zeitfenster führen zu Zeitverschwendung. Taste Dich deshalb an die optimale Länge heran. Eine gute Faustregel für den Start lautet, alle Zeitfenster mit dem Faktor 1.25 zu berechnen: Wenn Du denkst, dass Du eine Aufgabe in 40 Minuten schaffst, rechnest Du zu Beginn mal mit 50 Minuten. Und wenn Du mit zwei Stunden rechnest, nimmst Du für das Zeitfenster zweieinhalb Stunden.

    Helfen können Zeiterfassungs-Apps. Mit solchen Apps misst Du über mehrere Wochen, wie viel Zeit Du für welche Aufgaben benötigst. Anschließend wird es Dir leichter fallen, eine realistische Zeitschätzung vorzunehmen und Du läufst weniger Gefahr, mehr Aufgaben zu planen, als Du erledigen kannst. Beachte außerdem diese beiden Tipps:

    • Erfahrung: Hast Du eine ähnliche Aufgabe bereits in der Vergangenheit erledigt? Wie lange hat es gedauert?
    • Experten fragen: Kennst Du eine Person, welche eine solche Aufgabe schon mal erledigt hat? Wie hoch schätzt sie die Zeit ein, die Du (mit Deinem Kenntnisstand und Deinem Know-how) benötigen wirst?

    Definiere für Deine Timeboxen nicht nur die Zeit, die Du Dir gibst, sondern auch das erwünschte Endergebnis: Was konkret willst Du innerhalb der Timebox erledigen? Halte klar fest, was Du als „fertig“ anschaust.

    Vergiss nicht, auch Timeboxen für Pausen einzuplanen. Denn Pausen sind notwendig, damit Du bis zum Ende des Tages leistungsfähig bleibst.

    Zu beachten

    Für die Zeit, in welcher Du Dich in einer Timebox befindest, solltest Du alle Störungen ausschalten. Dazu gehören unter anderem das Telefon und die Push-Meldungen auf dem Smartphone. Nur so kannst Du der Tätigkeit Deine volle Aufmerksamkeit widmen.

    An einem arbeitsreichen Tag könntest Du in Versuchung geraten, Deine Timeboxen spontan umzustellen oder einzelne Timeboxen zu entfernen. Das solltest Du vermeiden, denn damit verschiebst Du das Problem nur. Wenn Du eine Timebox erstellst, gehst Du eine Verpflichtung mit Dir selbst ein. Dieser Verpflichtung solltest Du wann immer möglich nachkommen. Verpflichtungen, die Du gegenüber Anderen gemacht hast, würdest Du ja schließlich auch nicht einfach so über den Haufen werfen.

    Nur wenn Du Dich an die zeitliche Begrenzung der Timeboxen hältst, kannst Du am Abend zufrieden auf den Tag zurückschauen, da Du alles erledigt hast, was Du Dir vorgenommen hast.

    Genau so, wie Du Timeboxen nicht spontan entfernen sollst, so sollst Du sie auch nicht aus der Situation heraus verlängern, wenn Du merkst, dass Du eine Timebox zeitlich zu knapp bemessen hast. Timeboxing funktioniert nur, wenn Du Dich an die Begrenzungen hältst! Diszipliniere Dich deshalb und sage Dir nicht: „Ach komm, nur eine Viertelstunde länger …“

    Falls Du eine Aufgabe wirklich nicht innerhalb der Timebox beenden kannst, erstelle für die restliche Arbeit an dieser Aufgabe eine Timebox in den folgenden Tagen, im nächsten noch freien Zeitfenster.

    Gefährlich wird das Timeboxing, wenn es sich um sicherheitsrelevante Aufgaben handelt. Diese Aufgaben sollen sorgfältig erledigt werden, ohne Blick auf die Stoppuhr. Wenn es um Leib und Leben geht, ist es wichtiger, die Dinge korrekt statt in möglichst geringer Zeit zu erledigen. Wenn die Bremsen des Fahrzeugs versagen oder das Flugzeug abstürzt, ist niemandem geholfen, wenn die Mitarbeitenden ihre Aufgabe in Rekordzeit erledigt haben.

    Vorteile

    Timeboxing bietet viele Vorteile und kann Deine Produktivität spürbar steigern.

    Einfachheit

    Timeboxing ist viel einfacher umzusetzen und rascher eingeführt, als andere Zeitmanagement-Methoden. Zudem ist Timeboxing schnell zu verstehen und Du brauchst nur wenig Zeit, um diese Methode Deinem Team beizubringen. Es gibt keine komplizierten Abläufe und Du benötigst kaum Hilfsmittel.

    Monotasking statt Multitasking

    Das menschliche Gehirn ist nicht zu Multitasking fähig. (Nein, auch das weibliche Gehirn nicht.) Wenn Du zwischen Aufgaben wechselst, muss Dein Gehirn die Aufgabe jeweils „neu in den Arbeitsspeicher laden“, was wertvolle Zeit und Energie benötigt.

    Mit Timeboxing hingegen konzentrierst Du Dich auf eine Sache und arbeitest konzentriert daran. Das spart Zeit und Energie.

    Mittel gegen Perfektionismus

    Beim Timeboxing ist Fortschritt wichtiger als Perfektion, ganz nach dem Motto „Better done than perfect“: Das Ergebnis muss nicht perfekt sein, wichtig ist nur, dass die Aufgabe erledigt ist. Das ist ideal für Menschen, die zu Perfektionismus neigen, statt sich auf die 20 % des Aufwands zu konzentrieren, mit welchem 80 % des Resultats erzielt werden kann. Timeboxing erlaubt es Dir, einen Schlussstrich zu ziehen, statt alles bis ins kleinste Detail zu erledigen.

    Ich merke dies jeweils bei der Recherche zu meinen Artikeln. Grundsätzlich könnte ich wochenlang nach immer noch besseren Studien zum aktuellen Thema suchen; jedoch setze ich mir einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen ich recherchiere, bevor ich dann mit dem Schreiben eines Artikels loslege. Ansonsten liefe ich Gefahr, dass Du hier nicht jede Woche, sondern nur alle paar Monate einen Artikel finden würdest.

    Insbesondere bei großen Aufgaben ist oft nicht klar, woran erkennbar ist, dass Du das Ziel erreicht hast. Mit Timeboxing kannst Du wieder pünktlich um 17 Uhr Feierabend machen und hast trotzdem – bei hoffentlich gleichbleibender Qualität der Arbeit – mehr erledigt als früher.

    Mittel gegen Prokrastination

    Prokrastination – auch „Aufschieberitis“ genannt – ist ein weitverbreitetes Phänomen. Auch ich schiebe ungeliebte Aufgaben gerne mal auf die lange Bank.

    Dank Timeboxing weißt Du aber, wie lange Du für eine Aufgabe voraussichtlich benötigen wirst. Und oft benötigst Du für eine ungeliebte Aufgabe weniger lang, als Du meinst. Die Aussicht, dieses ungeliebte Ding in einer Stunde aus der Welt geschafft zu haben, kann Dich dazu motivieren, die Aufgabe in Angriff zu nehmen. Damit setzt Du eine positive Spirale in Bewegung: Die Zufriedenheit, die sich nach dem Erledigen der ungeliebten Aufgabe einstellt, motiviert Dich dazu, eine weitere ungeliebte Aufgabe in Angriff zu nehmen, nach deren Erledigung Du noch motivierter bist. Und so weiter.

    Zudem wirkst Du mit Timeboxing einem der Gründe der Prokrastination entgegen: Das Gefühl, noch lange Zeit zu haben. Du lässt Dich schneller und einfacher ablenken, wenn Du das Gefühl hast, für die Aufgabe noch tagelang Zeit zu haben. Durch die Timebox hingegen hast Du eine klare Frist, die Du einhalten musst. So schaffst Du eine – wenn auch oft künstliche – Deadline.

    Große Aufgaben gehen nicht vergessen

    Timeboxing bietet einen großen Vorteil gegenüber simplen Aufgabenlisten: Große Aufgaben gehen weniger leicht vergessen. Und dies aus einem einfachen Grund. Bei Aufgabenlisten, die sowohl aus kleinen als auch aus großen Aufgaben bestehen, versuchen wir stets, möglichst viele dieser Aufgaben abzuhaken. Dies führt dazu, dass wir in der Regel zuerst die kleinen Aufgaben erledigen, da wir da schneller zu einem „Haken“ kommen. Wenn Du ganz ehrlich zu Dir selbst bist: Wie oft schon hast Du Deine Liste nach Aufgaben abgesucht, die Du in wenigen Minuten erledigen kannst, um Dir ein Gefühl von Vorwärtskommen zu geben? Das ist nur zu verständlich, denn die Aufgabe „Korrekturlesen der 125 Seiten des Mitarbeiterhandbuchs“ tönt nun mal weniger verführerisch als „Büropflanzen gießen“.

    Eine weitere Gefahr von Aufgabenlisten besteht darin, dringende Aufgaben fälschlicherweise höher zu priorisieren als wichtige Aufgaben. Wenn Du Timeboxing praktizierst, überlegst Du Dir eher, welche Aufgabe im Moment wirklich wichtig ist. So entscheidest Du Dich zum Beispiel dafür, für Deine Weiterbildung zu lernen, statt die letzten (aber vielleicht unnötigen) Feinschliffe an Deiner PowerPoint-Präsentation zu machen.

    Deine Auslastung ist immer ersichtlich

    Fällt es Dir manchmal schwer, Deinem Chef zu sagen, dass Du stark ausgelastet bist und keine weiteren Aufgaben übernehmen kannst? Das geht wohl allen so. Timeboxing erleichtert Dir dies. Da Du alle Timeboxen (= Aufgaben) in Deinen Kalender einträgst, sehen alle sofort, dass Du für die nächste Zeit verplant bist. Und falls doch eine Aufgabe anfällt, die wichtig und dringend ist, kannst Du zusammen mit Deinem Chef sehr einfach entscheiden, welche der bereits eingetragenen Timeboxen Du auf einen späteren Zeitpunkt verschieben sollst.

    Ein Finanzchef muss dem Geschäftsführer mitteilen, wenn für einen Neubau des Firmensitzes kein Geld vorhanden ist. Die Geschäftsleitung entscheidet dann, wie das Budget umstrukturiert wird, sodass es vielleicht doch für den neuen Firmensitz reicht. Genau so bist Du verpflichtet, Deinem Chef mitzuteilen, wenn für die Erledigung einer zusätzlichen Aufgabe keine Zeit vorhanden ist.

    Motivation

    Wenn Du eine Timebox für eine Aufgabe definierst, sagst Du damit Deinem Gehirn, dass diese Aufgabe wichtig und die dafür vorgesehene Zeit wertvoll ist. Das hilft Dir, den Fokus auf die Aufgabe zu stärken und Deine Produktivität zu erhöhen.

    Zudem kann es erleichternd sein, wenn Du nach Abschluss einer Aufgabe nicht lange überlegen musst, welche Aufgabe Du als Nächstes in Angriff nimmst. Du hast dies bereits zuvor definiert und musst nur in Deinen Kalender schauen, um zu sehen, was als Nächstes ansteht. So verlierst Du keine Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben.

    Entspannung

    Zu wissen, dass Du Dich jetzt um den Monatsreport kümmerst und nicht etwa um die Präsentation für die nächste Geschäftsleitungssitzung oder die Einrichtung der neuen Geschäftsstelle, kann sehr beruhigend sein. Du kannst alle Deine Energie in diese eine Aufgabe stecken, im Wissen, dass Du die Erledigung der anderen Aufgaben bereits geplant hast und Du auch diese pünktlich erledigt haben wirst. Die Konzentration auf eine Aufgabe bringt mehr Ruhe in Deinen Arbeitsalltag.

    Pausen gehen nicht vergessen

    Da Du idealerweise nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Pausen in Timeboxen gesteckt hast, läufst Du nicht Gefahr, dass Deine Erholung vergessen geht. So bleibst Du während des Tages produktiv.

    Nachteile

    Wie bei jeder anderen Zeitmanagement-Methode, gibt es auch beim Timeboxing ein paar Nachteile, die es zu beachten gilt.

    Mögliche Qualitätsverluste

    Beim Timeboxing besteht – insbesondere zu Beginn – die Gefahr, dass es zu Qualitätsverlusten kommt. Wenn Du das Zeitfenster zu kurz setzt, arbeitest Du womöglich zu hastig und machst viele Fehler. Mit der Zeit lernst Du, die Zeitfenster realistisch zu planen.

    Die Idee hinter Timeboxing ist nicht, möglichst wenig Zeit für die Aufgaben einzuplanen, sondern die Zeitfenster so realistisch wie möglich zu definieren. Möglicherweise stellst Du dann fest, dass die vorhandene Zeit nicht für alle Aufgaben auf Deiner Aufgabenliste reicht. In diesem Fall rate ich Dir dringend davon ab, die einzelnen Zeitfenster zu kürzen! Viel besser ist es, wenn Du überlegst, welche Aufgaben Dich tatsächlich näher an Dein(e) Ziel(e) bringen und welche Du getrost von Deiner Aufgabenliste streichen kannst.

    Es besteht die Gefahr, nach dem Motto „Hauptsache fertig“ zu handeln. Doch was nützt es, eine Aufgabe abhaken zu können, wenn das Ergebnis nichts taugt? Sobald Du also merkst, dass Du die Aufgaben überhastet und schludrig erledigst, solltest Du Dich hinterfragen: Hast Du die Zeitfenster zu knapp geplant? Warst Du allenfalls zu optimistisch? Eignet sich Timeboxing für diese Art von Aufgabe überhaupt?

    Kreativität und Ideenfindung

    Aufgaben, die viel Kreativität voraussetzen, benötigen Freiraum und Zeit. Die Ideen müssen sich entwickeln können. Hier kann eine tickende Uhr kontraproduktiv sein. Unter Druck entstehen selten die kreativsten Ideen.

    Unterbrechung von Flows

    Flow ist ein Begriff, welchen der ungarische Psychologe Mihály Csíkszentmihályi geprägt hat. Es bezeichnet das als beglückend erlebte Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Konzentration und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit, die wie von selbst vor sich geht. Du „hast einen Lauf“, die Dinge gehen Dir leicht von der Hand und Du kommst zügig vorwärts.

    Eine Timebox kann zu einem solchen Flow führen, da Du Dich uneingeschränkt auf eine Aufgabe konzentrierst. Gleichzeitig kannst Du am Ende der Timebox aus diesem Flow gerissen werden, was weniger optimal ist.

    Bei einer weichen Timebox ist dies weniger ein Problem; dort kannst Du dann trotzdem an der Aufgabe weiterarbeiten. Bei einer harten Timebox hingegen wird es schwierig. Das zeigt, dass Timeboxing in gewissen Situationen nicht zu empfehlen ist.

    Tipp zum Schluss

    Zum Abschluss empfehle ich Dir, am Ende eines Tages oder einer Woche retrospektiv zu bewerten, was gut und was weniger gut funktioniert hat. So kannst Du Deine Timeboxing-Methode immer weiter verbessern und optimieren.

    Lies jetzt hier weiter und lerne Personal Kanban kennen; Dein Weg zu einem besseren Zeit- und Selbstmanagement…


    Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0


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