Getting Things Done: Das ganze Konzept in wenigen Minuten erklärt

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Eine der weltweit bekanntesten und beliebtesten Produktivitäts-Methoden ist Getting Things Done.

Über Getting Things Done wurden schon viele Bücher und Artikel geschrieben. Aber weshalb solltest Du Dir mehrere Stunden Zeit nehmen für ein Buch, wenn Du alles Wichtige in nur wenigen Minuten erfahren kannst? Genau dafür schrieb ich diesen Artikel.

Hier erfährst Du in wenigen Minuten alles, was Du über Getting Things Done wissen musst, um sofort loslegen zu können.

Inhaltsverzeichnis

• Wie Getting Things Done Dir helfen kann
• Was steckt hinter Getting Things Done?
• Die Listen von Getting Things Done
  • Aktionsliste
  • vielleicht/irgendwann-Liste
  • Projektliste
  • Referenzliste
  • Warteliste
  • Kalender
• Die fünf Schritte von Getting Things Done
  • Schritt 1: Sammeln
  • Schritt 2: Verarbeiten
  • Schritt 3: Organisieren
  • Schritt 4: Durchsehen
  • Schritt 5: Erledigen
  • Grafik
• Was Getting Things Done von anderen Methoden unterscheidet
  • Fälligkeitstermine
  • Priorisierung
• Die Anforderungen an Dein Getting Things Done-System
• Stärken und Schwächen von Getting Things Done
  • Pluspunkte
  • Kritikpunkte
• Fazit

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Wie Getting Things Done Dir helfen kann

Erledigst Du Aufgaben oft auf den letzten Drücker? Kreisen Deine Gedanken abends bereits um die Aufgaben des nächsten Tages? Oder stehst Du vielleicht sogar manchmal wieder aus dem Bett auf, weil Dir noch eine wichtige Aufgabe eingefallen ist, die Du für den nächsten Tag notieren möchtest? Dann bist Du möglicherweise eine gute Kandidatin oder ein guter Kandidat für die Getting Things Done-Methode.

Was steckt hinter Getting Things Done?

Getting Things Done (sinngemäße Übersetzung: „Dinge erledigt kriegen“) ist eine Zeit- und Selbstmanagement-Methode, die Produktivitäts-Coach David Allen entwickelte und in seinem Bestseller „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ vorstellte. Mit dieser Methode soll der gesamte Alltag einer Person – ob Privatleben oder Job – gemanagt werden.

Die Idee dahinter tönt verführerisch: Dank Getting Things Done sollst Du nie mehr Aufgaben vergessen, stets den Überblick über alle offenen Aufgaben haben und jederzeit in der Lage sein, die jeweils wichtigste Aufgabe zu erledigen. Dies geschieht, indem Du alles aufschreibst. Durch das schriftliche Fixieren entlastest Du Dein Kurzzeitgedächtnis und Du kannst Dich besser auf die Erledigung der Aufgaben konzentrieren, da Dein Gehirn nicht laufend das Bedürfnis hat, Dich an alle (nicht aufgeschriebenen) Aufgaben zu erinnern.

„Ohne Ausnahme muss eines ‚wasserdicht‘ kontrolliert werden, nämlich hängige Angelegenheiten. Man muss seine Umgebung daran gewöhnen, dass man nichts, was vereinbart ist, vergisst oder übersieht.“

– Fredmund Malik

Und da Du mit dieser Methode immer die Gewissheit hast, dass alles geregelt ist, kannst Du Dich nach Feierabend oder in Deiner Freizeit besser erholen, weil Deine Gedanken nicht dauernd um die Arbeit kreisen.

„Wir können unser Kopfkino beruhigen, wenn wir dem Gehirn versichern, dass wir alle wichtigen Dinge und Aufgaben notiert haben. Es kann sich dann auf die wesentlichen Dinge konzentrieren, statt immer nach offenen Enden zu suchen.“

– Berenike Schriewer

Und das Beste daran: Die Methode ist völlig kostenlos! Du musst dafür keinen teuren Kurs besuchen und keine bestimmte Software herunterladen.

„Die beste Zeitmanagementtechnik besteht darin, sicherzustellen, dass Sie jede einzelne Sache, die Ihre Aufmerksamkeit erfordert oder erfordern sollte, schriftlich festhalten. Das Ziel ist es, Projekte und Situationen aus dem Kopf zu bekommen, aber keine potenziell nützlichen Ideen zu verlieren – und so Ihre Frontallappen zu entlasten. Dann können Sie einen Schritt zurücktreten und Ihre Liste von einem Beobachterstandpunkt aus betrachten und sich nicht von dem leiten lassen, was in Ihrem Kopf gerade am lautesten ist.

Ihr Gehirn muss auf einer gewissen Basis mit all Ihren Verpflichtungen und Aktivitäten in Einklang gebracht werden. Sie müssen sicher sein, dass Sie tun, was Sie tun müssen, und dass es in Ordnung ist, nicht zu tun, was Sie nicht tun. Wenn es Sie beschäftigt, dann ist Ihr Geist nicht klar. Alles, was Sie in irgendeiner Weise als unerledigt betrachten, muss in einem vertrauenswürdigen System außerhalb Ihres Geistes festgehalten werden. Dieses vertrauenswürdige System besteht darin, es aufzuschreiben.“

– Daniel Levitin

Du kannst Getting Things Done auf dem Computer anwenden oder auch ganz einfach schriftlich mit Papier (und einigen Mappen). Ganz so, wie es für Dich am besten stimmt.

Getting Things Done kann für Dich interessant sein, wenn mindestens eine dieser Aussagen auf Dich zutrifft:

• Du übst im privaten und beruflichen Umfeld sowie in Vereinen zahlreiche Funktionen aus
• Du fühlst Dich überfordert von den vielen Dingen, die Du im Auge behalten musst
• Du machst Dir Sorgen, dass Du eine Aufgabe vergisst
• Viele Deiner Projekte „versanden“ irgendwann irgendwo

Die Listen von Getting Things Done

Bei Getting Things Done benutzt Du verschiedene Listen. Diese Listen gehe ich in den folgenden Unterkapiteln kurz durch, bevor wir dann zum wichtigsten Teil dieses Artikels kommen: die 5 Schritte von Getting Things Done.

Aber wie zuvor erwähnt: Zuerst lernst Du die verschiedenen Listen kennen; so verstehst Du anschließend die 5 Schritte dieser Produktivitäts-Methode besser. Du kannst die folgenden Listen sowohl auf Papier als auch mit einer Software Deiner Wahl führen.

Aktionsliste

In dieser Liste führst Du alle Deine einzelnen Aufgaben lose aneinander gereiht auf. David Allen bezeichnet dies als „Liste der nächsten Aktionen“. Diese „nächsten Aktionen“ formulierst Du immer so, dass Du sofort loslegen kannst, ohne lange zu überlegen.

Falls Du zu den Glücklichen gehörst, die stets nur 25 Aufgaben auf dem Tisch haben, reicht es vollkommen aus, nur eine Aktionsliste zu führen. Falls Du aber zur Mehrheit der Menschen gehörst und deutlich mehr offene Aufgaben hast, empfehle ich Dir, mit Kontext-Aktionslisten zu arbeiten. So führst Du dann je eine Aktionsliste für zum Beispiel diese Kontexte:

• Aufgaben am Geschäfts-PC
• Aufgaben am Privat-PC
• geschäftliche Telefonate
• E-Mails
• Haushalt
• Verein

Der Sinn dieser Kontext-Aktionslisten besteht darin, je nach Arbeitsumgebung immer eine Liste von Aufgaben zur Hand zu haben, die Du genau an diesem Ort erledigen kannst. Es ergibt ja wenig Sinn, wenn Du im Büro sitzt und als mögliche nächste Aufgabe „Keller aufräumen“ auf Deiner Liste auftaucht.

Die Bezeichnung der Kontext-Aufgabenlisten legst Du natürlich selbst fest, da dies sehr individuell ist.

Falls Du Deine Aufgaben digital managst, kannst Du hier (je nach genutzter Software) mit Labels, Schlagworten, Hashtags oder Ordnern arbeiten. Auf diese Weise kannst Du jeweils die Aufgaben herausfiltern, die zu Deinem aktuellen Kontext passen.

vielleicht/irgendwann-Liste

In dieser Liste bewahrst Du alle Ideen, Projekte und Aufgaben auf, denen Du aktuell nicht nachgehen willst, die Du aber auch nicht in den Papierkorb werfen möchtest.

Mindestens einmal pro Woche gehst Du diese Liste durch und prüfst, welche Elemente weiterhin in der Liste bleiben, welche Du demnächst umsetzen willst und welche dann doch in den Papierkorb wandern.

Projektliste

Als zertifizierter Projektleiter SIZ verstehe ich unter einem „Projekt“ vereinfacht gesagt folgendes:

• es ist einmalig
• es ist zeitlich befristet
• es sind verschiedene Menschen und/oder Abteilungen daran beteiligt
• es ist organisiert (sprich: Es findet eine Planung statt)
• die Anforderungen und Rahmenbedingungen werden im Voraus definiert

David Allen versteht unter einem „Projekt“ in der Getting Things Done-Methode etwas anderes. Hier ist ein Projekt eine Aufgabe, die aus mehr als einem Handlungsschritt besteht. Ein Beispiel: Ich will mit meinem Team mögliche Marketingmaßnahmen für das nächste Jahr besprechen. Dieses Vorhaben umfasst mindestens diese Handlungsschritte:

• Teammitglieder einladen
• Sitzungszimmer reservieren
• Sitzung durchführen
• Nachbearbeitung

Wenn in diesem Artikel, den Du gerade liest, von einem „Projekt“ die Rede ist, dann ist damit die Definition gemäß Getting Things Done gemeint und nicht die Definition, wie sie im Projektmanagement gemäß IPMA gelehrt wird.

Die Projektliste ist eine Zusammenstellung all Deiner offenen Projekte. Alle Aufgaben, die mehrere Handlungsschritte erfordern, notierst Du auf dieser Liste. Achte darauf, dass Du in jedem Projekt immer definiert hast, was die nächste Aktion ist und dass diese nächste Aktion auf Deiner Aktionsliste aufgeführt ist.

Referenzliste

Diese Liste enthält Informationen für die tägliche Arbeit. Das können Checklisten sein, Nachschlagedokumente, Anleitungen und Ähnliches.

Warteliste

Aufgaben, die Du an jemanden delegiert hast, trägst Du in die Warteliste ein. Sobald die Aufgaben erledigt sind, streichst Du sie von dieser Liste.

Idealerweise notierst Du zu jedem Element auch ein Erinnerungsdatum, an welchem Du nachfragen wirst, wie der Stand der Erledigung ist.

Kalender

Zugegeben, ein Kalender ist keine klassische „Liste“. Trotzdem ist er ein notwendiges Element von Getting Things Done. In Deinem Kalender hältst Du ausschließlich Termine fest, keine Aufgaben.

Einen Termin hast Du dann, wenn Du zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort sein musst.

Wenn Du etwas bis zu einem bestimmten Tag erledigt haben musst, aber selbst entscheiden kannst, ob Du heute oder morgen daran arbeitest, dann ist das eine Aufgabe und kein Termin; entsprechend darfst Du dies nicht in Deinen Kalender eintragen.

Beispiele für einen Termin:

• Zoom-Meeting mit dem Team
• Besuch eines Kunden
• Arztbesuch

Beispiele für keinen Termin:

• Projektmeilenstein
• Quartalsbericht erstellen
• Hotelreservation bestätigen

Die fünf Schritte von Getting Things Done

Die Getting Things Done-Methode besteht aus fünf Schritten. Diese sind zu Beginn noch ein wenig gewöhnungsbedürftig, es wird sich aber schnell eine Routine herausbilden.

In den folgenden fünf Unterkapiteln erkläre ich Dir zuerst, was diese fünf Schritte beinhalten. Anschließend findest Du ein von mir erstelltes Diagramm, welches die fünf Schritte grafisch aufzeigt.

Schritt 1: Sammeln

Sobald etwas bei Dir landet (E-Mail, Brief, Dokument, Idee, Buchempfehlung, etc.), muss es in Deinen Eingangskorb. Das ist einer der Kerngedanken von Getting Things Done. Dies kann ein physischer Eingangskorb sein oder auch eine digitale Lösung. Wichtig ist, nur so viele Eingangskörbe zu haben, wie wirklich nötig sind; je weniger, desto besser.

Bei den meisten Menschen sind die Aufgaben auf unzählige Orte verteilt: Es gibt Aufgaben in der Teamkollaborationssoftware oder in einer SharePoint-Liste, zudem sind noch Aufgaben aus dem letzten Meeting entstanden, welche in einem OneNote-Protokoll abgelegt sind. Zu guter Letzt hast Du im persönlichen Outlook auch noch einige Aufgaben aufgeschrieben. Und wo genau war nochmals der gelbe Notizzettel mit der dringenden Bitte eines Kollegen?

Deshalb: Achte wirklich darauf, so wenige Eingangskörbe wie möglich zu haben!

Zwei Tipps, falls Du mit einem digitalen Eingangskorb arbeitest:

• Mache Fotos von Visitenkarten oder Flyern und füge diese direkt der Aufgabe oder Liste hinzu
• Hänge Dateien aus Dropbox, iCloud, Google Drive oder von Deinem Computer an die Aufgaben an

In diesem Schritt geht es erst um das Sammeln dieser verschiedenen Elemente. Um das Verarbeiten, Organisieren und Erledigen kümmerst Du Dich in den nächsten Schritten. Falls Du also zum Beispiel mitten in einer Aufgabe steckst und Dir etwas einfällt, das nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat, mach Dir eine kurze Notiz und wirf diese in den Eingangskorb. Danach arbeitest Du an der aktuellen Aufgabe weiter.

Falls Du bisher noch nicht mit Getting Things Done gearbeitet hast, musst Du zuerst einmal alle offenen Aufgaben sammeln. Dabei können es viel mehr Dinge sein, als Du jetzt vielleicht denkst! Als kleine Hilfe habe ich hier für Dich je eine Liste für Deinen Arbeitsplatz und Dein Privatleben. Gehe diese Listen durch, um alle Deine offenen Aufgaben zu sammeln:

Projekte, die Du begonnen, aber noch nicht finalisiert hast
Projekte, die Du starten möchtest
Verpflichtungen gegenüber Anderen
⁃   Vorgesetzte
⁃   Geschäftspartner
⁃   Mitarbeitende
⁃   Kunden
⁃   Organisationen
Kommunikation, die Du noch machen musst
⁃   Anrufe
⁃   zu beantwortende E-Mails
⁃   Anrufbeantworter / Voicemails
⁃   Briefe
⁃   Memos
Dokumente, die verfasst werden müssen
⁃   Berichte und Statusreports
⁃   Beurteilungen
⁃   Vorschläge
⁃   Artikel
⁃   Marketingunterlagen
⁃   Anweisungen
⁃   Zusammenfassungen
⁃   Protokolle
Sitzungen
⁃   bevorstehende Meetings
⁃   abgeschlossene, aber noch zu protokollierende Meetings
⁃   Kick-offs
⁃   Debriefings
Lesen
⁃   Bücher
⁃   Fachzeitschriften
⁃   Artikel
⁃   Webseiten
⁃   Blogs
⁃   RSS-Feeds
⁃   Newsletter
Finanzen
⁃   Budget
⁃   Bilanz
⁃   Gewinn-und-Verlust-Rechnung
⁃   Prognosen
⁃   Verbindlichkeiten
⁃   Forderungen
⁃   Portokasse
⁃   Banken
⁃   Investoren
⁃   Vermögensverwaltung
Planung
⁃   Ziele
⁃   Business Plan
⁃   Marketingplan
⁃   Finanzplan
⁃   bevorstehende Events
⁃   Präsentationen
⁃   Sitzungen
⁃   Konferenzen
⁃   Reisen
Organisationsentwicklung
⁃   Organisationsdiagramm
⁃   Restrukturierungen
⁃   Stellenbeschreibungen
⁃   Immobilien
⁃   Neue Systeme
⁃   Change Management
⁃   Führung
⁃   Nachfolgeplanung
⁃   Kultur
Administration
⁃   rechtliche Angelegenheiten
⁃   Versicherungen
⁃   Personal
⁃   Weisungen und Prozesse
⁃   Aus- und Weiterbildung
Personal
⁃   Rekrutierung
⁃   Entlassungen
⁃   Personalentwicklung
⁃   Kommunikation
⁃   Feedbackgespräche
⁃   Entlohnung
Systeme
⁃   Telefon
⁃   Computer (Hardware)
⁃   Computer (Software)
⁃   Datenbanken
⁃   Büroausstattung
⁃   Drucker
⁃   Ablagesysteme
⁃   Archiv
⁃   Möbel
⁃   Dekoration
⁃   Verbrauchsmaterial
⁃   Visitenkarten
Verkauf
⁃   aktuelle Kunden
⁃   zukünftige Kunden
⁃   Verkaufsprozess
⁃   CRM
⁃   Reporting
⁃   Kundendienst
Marketing & Promotion
⁃   Kampagnen
⁃   Public Relations
Warteliste
⁃   Informationen
⁃   delegierte Aufgaben und Projekte
⁃   Stellungnahmen
Persönliche Entwicklung
⁃   Aus- und Weiterbildung
⁃   Seminare
⁃   Lizenzen und Zertifikate
⁃   Karriereentwicklung
⁃   Lebenslauf

Projekte, die Du begonnen, aber noch nicht finalisiert hast
Projekte, die Du starten möchtest
Verpflichtungen gegenüber Anderen
⁃   Lebenspartnerin oder Lebenspartner
⁃   Kinder
⁃   Eltern
⁃   Familie
⁃   Freunde
⁃   Angestellte
⁃   ausgeliehene Gegenstände
Kommunikation, die Du noch machen musst
⁃   Telefongespräche
⁃   E-Mails
⁃   Briefe
⁃   Dankesschreiben
Bevorstehende Events
⁃   Geburtstage
⁃   Jahrestage
⁃   Hochzeiten
⁃   Abschlüsse
⁃   Urlaub
⁃   Feiertage
⁃   Reisen
⁃   Einladungen
⁃   Partys
⁃   Empfänge
⁃   kulturelle Anlässe
⁃   Sportevents
Administration
⁃   Verbrauchsmaterial
⁃   elektronische Geräte
⁃   Internet
⁃   TV
⁃   Datensicherung
⁃   Keller und Dachboden
⁃   Arbeitsgeräte
Freizeit
⁃   Bücher
⁃   Musik
⁃   Reisen
⁃   Kontaktpflege
⁃   Fotografie
⁃   Sportausrüstung
⁃   Hobbys
⁃   Kochen
⁃   Erholung
Finanzen
⁃   Rechnungen
⁃   Banken
⁃   Investments
⁃   Kredite
⁃   Steuern
⁃   Budget
⁃   Versicherungen
⁃   Hypothek
rechtliche Angelegenheiten
⁃   Testament
⁃   Stiftungen
⁃   Immobilien
Warteliste
⁃   Bestellungen
⁃   Geräte in Reparatur
⁃   Erstattungen
⁃   verliehene Gegenstände
⁃   Informationen
Haushalt
⁃   Reparaturen am Haus
⁃   Bauarbeiten
⁃   Umbau
⁃   Vermieter
⁃   Heizung
⁃   Wasser
⁃   Abwasser
⁃   Elektrik
⁃   Dach
⁃   Garten
⁃   Garage
⁃   Möbel
⁃   Gebrauchsgegenstände
⁃   Küchenausstattung
⁃   Wäsche
⁃   Reinigung
Gesundheit
⁃   Ärzte
⁃   Zahnarzt
⁃   Check-ups
⁃   Ernährung
⁃   Sport und Bewegung
Persönliche Entwicklung
⁃   Aus- und Weiterbildung
⁃   Coaching
⁃   Karriere
⁃   Kreativität
Mobilität
⁃   Fahrzeuge
⁃   Fahrräder
⁃   Unterhalt
⁃   Reparaturen
⁃   Tickets
⁃   Reservationen
Bekleidung
⁃   Arbeitsbekleidung
⁃   Freizeitbekleidung
⁃   Sportbekleidung
⁃   Accessoires
⁃   Gepäck
Haustiere
⁃   Gesundheit
⁃   Ernährung
⁃   Verbrauchsgegenstände
Einkäufe
⁃   Baumarkt
⁃   Apotheke
⁃   Kaufhaus
⁃   Bank
⁃   Reinigung
⁃   Schreibwarengeschäft
⁃   Geschenke
⁃   Bürobedarf
⁃   Lebensmittel
Gemeinschaft
⁃   Nachbarschaft
⁃   Schule
⁃   Vereine
⁃   Freiwilligenarbeit
⁃   Behörden

Schritt 2: Verarbeiten

Mindestens einmal am Tag gehst Du Deinen Eingangskorb (oder Deine Eingangskörbe, falls es mehrere sind) durch. Dies geschieht, indem Du zur korrekten Einordnung bei jeder Aufgabe diese Fragen beantwortest:

• Musst oder willst Du in dieser Angelegenheit etwas unternehmen?
• Ist mehr als ein Handlungsschritt nötig, um die Sache zu erledigen?
• Benötigt die Erledigung dieser Aufgabe weniger als zwei Minuten? Falls ja: Erledige sie jetzt sofort; noch bevor Du zur nächsten Aufgabe gehst!
• Kannst Du die Aufgabe delegieren?
• Muss die Aufgabe zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort erledigt werden?

Achte immer darauf, Deine Aufgaben so konkret und umsetzbar wie möglich zu formulieren. Anstatt „Marketingplan“ schreibst Du „Klaus Müller anrufen, um Marketingplan zu besprechen“. Idealerweise hast Du in der Aufgabe auch bereits die Telefonnummer und die benötigten Dokumente als Anhang hinterlegt.

Beispiel einer schlechten Aufgabenliste:

• Haare
• Lernen
• Tickets

Beispiel einer guten Aufgabenliste

• Haarstudio Bergmann (040 527 47 67) anrufen und Termin für nächsten Mittwoch vereinbaren
• 4 Kapitel in „Betriebswirtschaft und Management“ lesen
• 2 Tickets für den Flug EW7580 am 4. Juli nach Palma inklusive CO₂-Kompensation buchen

Bei den Projekten ist es wichtig, immer alle Handlungsschritte zu erfassen. Du willst zum Beispiel den Keller aufräumen? Dann kannst Du dort vermutlich nicht sofort loslegen, sondern musst zuerst sicherstellen, dass Du genügend Kartons, Kisten und Abfallsäcke hast. Möglicherweise lautet Deine nächste Aufgabe dann: „Abfallsäcke einkaufen“.

Schritt 3: Organisieren

Die Elemente aus dem letzten Schritt (Verarbeiten) verteilst Du nun auf Deine verschiedenen Listen, die Du bereits oben im Kapitel „Die Listen von Getting Things Done“ kennengelernt hast.

• Falls Du im letzten Schritt (Verarbeiten) festgestellt hast, dass Du bei einem Element nichts unternehmen musst oder willst, verschiebst Du das Element in Deine Referenzliste oder in Deine vielleicht/irgendwann-Liste oder Du entsorgst es im Papierkorb
• Falls bei einer Sache mehrere Handlungsschritte notwendig sind, erstellst Du ein Projekt
• Falls Du eine Sache delegieren kannst, machst Du das jetzt und verschiebst das Element in die Warteliste
• Falls Du eine Sache zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort erledigen musst, trägst Du den Termin jetzt in Deinen Kalender ein

Schritt 4: Durchsehen

Schaue Deine verschiedenen Listen täglich durch, sodass Dir keine Aufgaben durch die Lappen gehen. Elemente, die Du erledigt hast, entfernst Du von den Listen. Falls es sich um ein Element aus einem Projekt handelt, prüfst Du, was die nächsten Schritte im entsprechenden Projekt sind und trägst diese als „nächste Aktion“ in Deine Aktionsliste ein.

Wöchentlich – idealerweise immer am selben Tag und zur gleichen Zeit – hinterfragst Du Deine Arbeitsweise und nimmst allenfalls Anpassungen vor.

Schritt 5: Erledigen

Um zu entscheiden, welche Aufgabe Du als Nächstes in Angriff nimmst, musst Du gemäß der Getting Things Done-Methode vier Punkte berücksichtigen:

• Kontext: Du bewegst Dich in verschiedenen Umgebungen (Beruf, Familie, Verein) und arbeitest mit verschiedenen Hilfsmitteln (Computer, Telefon, Smartphone). Viele Aufgaben kannst Du nur in einer bestimmten Umgebung oder mit einem bestimmten Hilfsmittel erledigen. Du entscheidest je nach Umgebung und verfügbaren Hilfsmitteln, welche Aufgabe Du als Nächstes erledigst. Dabei lohnt es sich, ähnliche Aufgaben direkt nacheinander zu erledigen, so zum Beispiel alle E-Mails nacheinander zu beantworten (auch wenn Du eigentlich keine E-Mails mehr schreiben solltest), alle ausgehenden Telefongespräche nacheinander zu führen, etc. Damit verlierst Du keine unnötige Zeit durch das häufige Wechseln des Kontextes.
• Verfügbare Zeit: Wenn Deine nächste Sitzung in 15 Minuten startet, solltest Du kein Telefongespräch starten, welches voraussichtlich eine Stunde in Anspruch nehmen wird. Besser ist es, wenn Du eine Aufgabe wählst, die Dich knapp weniger als die 15 Minuten beansprucht. Und wenn Du einen ganzen Nachmittag verfügbar hast, ist dies die Gelegenheit für Dich, die „großen Brocken“ in Angriff zu nehmen, für die Du sonst selten ein Zeitfenster findest.
• Verfügbare Energie: Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Je nach Tageszeit hast Du mehr oder weniger Energie. Lege Aufgaben, die Deine volle Konzentration und Leistungsfähigkeit erfordern, in Zeitfenster, in denen Du voller Energie bist. Aufgaben, die weniger wichtig sind, legst Du idealerweise in Zeitfenster, in denen Du ein Tief hast.
• Priorität: Bei der Getting Things Done-Methode hinterlegst Du bei den einzelnen Aufgaben keine fix definierte Priorität, sondern Du wirfst einen Blick auf die Aktionsliste und entscheidest intuitiv, welche dieser Aufgaben aktuell die höchste Priorität hat.

Immer, wenn Du an Deinen Aufgaben arbeitest, überlegst Du Dir unter Berücksichtigung der oben genannten Kriterien, welche Deiner Aufgaben in diesem Moment die höchste Priorität hat. Diese erledigst Du als Nächstes. Nachdem Du die Aufgabe erledigt hast, stellst Du Dir die gleiche Frage erneut.

Grafik

Wenn Du die fünf Schritte grafisch darstellst, schaut es so aus:

Was Getting Things Done von anderen Methoden unterscheidet

Getting Things Done unterscheidet sich in ein paar Punkten deutlich von anderen Methoden. Auf diese Unterschiede gehe ich in den folgenden Unterkapiteln kurz ein.

Fälligkeitstermine

Die Anwenderinnen und Anwender der Getting Things Done-Methode gehen davon aus, dass sich das Arbeitsumfeld und damit die Prioritäten ständig ändern. Deshalb solltest Du Aufgaben nur dann mit einem Fälligkeitstermin versehen, wenn Du tatsächlich einen Termin verbindlich mit jemandem vereinbart hast und das Erledigen dieser Aufgabe nach diesem Termin keinen Sinn mehr ergibt. Das wäre zum Beispiel beim Projekt „Weihnachtsfeier planen“ der Fall. Die Feier solltest Du vor Weihnachten planen; danach ist es sinnlos.

Du wirst feststellen, dass es in der Realität nur sehr wenige Aufgaben mit einem wirklich klaren Fälligkeitstermin gibt. Meistens handelt es sich um „Wunschtermine“.

Möglicherweise denkst Du jetzt: „Aber meine Chefin sagt mir immer, bis zu welchem Termin ich die Aufgaben erledigen muss.“ Ja, das mag sein, aber auch hier wird es sich in der Regel um Wunschtermine handeln; Deine Chefin wäre froh, wenn Du die Sache bis dann erledigt hast, aber falls in den nächsten Stunden oder Tagen noch deutlich wichtigere Aufgaben bei Dir landen, wird sie es Dir mit Sicherheit nicht übel nehmen, wenn Du die ursprüngliche Aufgabe später erledigst.

Priorisierung

Viele Menschen lieben es, ihre Aufgaben mit Prioritäten zu versehen, wie zum Beispiel:

• A, B und C
• tief, mittel und hoch
• 1, 2 und 3
• etc.

Ich gehörte lange Zeit auch zu diesen Menschen. Doch in der heutigen Zeit ergibt eine Priorisierung im Voraus häufig keinen Sinn mehr. Du wirst ständig mit neuen Herausforderungen, Einschränkungen und Chancen konfrontiert, sodass Du Deine Prioritäten laufend anpassen müsstest – und das bei allen offenen Aufgaben auf Deiner Liste. Damit verlierst Du nur unnötig viel Zeit.

Besser ist es deshalb, wenn Du (mit Blick auf die drei Kriterien „Kontext“, „verfügbare Zeit“ und „verfügbare Energie“) jeweils die in diesem Moment sinnvollste Aufgabe aus Deiner Aufgabenliste auswählst und erledigst. Die Erfahrung zeigt: In der Regel triffst Du die Entscheidung intuitiv richtig.

Aus der Situation heraus merkst Du so dann auch, wenn ein Element von der vielleicht/irgendwann-Liste zur Liste der „nächsten Aktionen“ wandert oder ein anderes Element, das Du auf der Liste der nächsten Aktionen hattest, dann doch nicht mehr erledigt werden muss und im Papierkorb entsorgt werden kann.

Deshalb: Bei Getting Things Done verzichtest Du darauf, Deine Aufgaben mit Prioritäten zu kennzeichnen.

Die Anforderungen an Dein Getting Things Done-System

Damit Du Getting Things Done erfolgreich anwenden kannst, musst Du drei Punkte beachten:

• Dein System muss immer griffbereit sein: Idealerweise hast Du Dein Getting Things Done-System immer zur Hand, egal, ob Du im Büro bist, zu Hause oder unterwegs. Sobald Du keine Möglichkeit hast, neue Ideen und Aufgaben zu notieren, füllst Du Deinen Kopf wieder unnötig mit Dingen.
• In Deinem System darf nichts verloren gehen: Alles, was Du Deinem System anvertraust, musst Du dort auch jederzeit wieder finden können.
• Dein System muss vollständig sein: Es ist zwingend erforderlich, dass Du alle Deine Aufgaben in das System einträgst, egal wie groß oder klein sie sind.

Wenn Du diese drei Punkte beherzigst, kann Dich die Getting Things Done-Methode spürbar entlasten und Du arbeitest konzentrierter, mit einem klareren Kopf und einer höheren Produktivität.

Stärken und Schwächen von Getting Things Done

Wie jede andere Methode auch, hat Getting Things Done Pluspunkte und Kritikpunkte. Keine Methode ist für jede Person ideal.

Pluspunkte

Die Getting Things Done-Methode ist sehr zuverlässig. Wenn Du die Methode korrekt anwendest, ist jederzeit sichergestellt, dass Du alle Aufgaben erledigst. Du bekommst Deinen Kopf frei, da immer alles notiert ist, was Du Dir merken musst. Zudem nimmt Dir Getting Things Done die Angst vor der großen Aufgabenliste, da alle Elemente in kleine Handlungsschritte heruntergebrochen werden.

Langjährigen Anwendern gefällt an Getting Things Done, dass die Methode ihnen viel Freiheit gewährt. Sie diktiert keinen festen Tages- oder Wochenplan, sondern Du entscheidest selbst, welche Aufgabe Du als Nächstes erledigst.

Die Methode ist an kein bestimmtes Tool gebunden. Wenn Du lieber analog mit Stift und Papier arbeitest, kannst Du das mit Getting Things Done grundsätzlich machen, mit einem Softwaretool Deiner Wahl geht es mindestens ebenso gut.

Kritikpunkte

Leo Babauta kritisiert in seinem Buch „Zen to Done: Das ultimativ einfache Produktivitätssystem“, dass Getting Things Done grundsätzlich ein guter Ansatz sei, die ganze Sache aber zu überstrukturiert sei und damit mehr Stress erzeuge als abgebaut wird. Das ganze System lasse sich nicht von heute auf morgen starten; es benötige ein wenig Anlauf- und Gewöhnungszeit.

Tatsächlich ist diese Einstiegshürde der am häufigsten genannte Nachteil der Getting Things Done-Methode. Bevor Du dank Getting Things Done produktiver wirst, musst Du die Methode zuerst verstehen. Und um die Methode zu verstehen, musst Du sie ausprobieren, was viel Geduld und Ausdauer erfordert.

Ein weiterer Kritikpunkt: Während einige Anwender es schätzen, dass Getting Things Done – wie wir vorhin bei den Pluspunkten gesehen haben – keinen Tagesplan vorgibt, so sehen dies andere Anwender als Schwäche der Methode. Wer Schwierigkeiten hat, sich selbst zu motivieren, der nutzt deshalb vielleicht besser die ALPEN-Methode.

Fazit

Ich halte fest: Getting Things Done funktioniert; aber möglicherweise nicht für alle.

Wenn Du Dich im privaten und geschäftlichen Umfeld um sehr viele Dinge kümmern musst und ein analytisches und strukturiertes Vorgehen schätzt, kannst Du von Getting Things Done sicher profitieren.

Falls Deine Aufgabenliste hingegen überschaubar ist, brauchst Du Getting Things Done vermutlich nicht, da die Methode für Deine Bedürfnisse viel zu komplex und überdimensioniert ist. In einem solchen Fall reicht es, wenn Du Deinen Kalender regelmäßig pflegst, eine simple Aufgabenliste führst und Deinen E-Mail-Posteingang täglich leerst.

Meine Empfehlung: Du musst Dich nicht unbedingt strikt nach der Getting Things Done-Methode richten, aber vielleicht gibt es einige Punkte, die Du in Dein persönliches Produktivitätssystem übernehmen möchtest.

Probiere die Getting Things Done-Methode einfach mal aus und schau nach ein paar Monaten, was davon Du behalten möchtest und was für Dich „zu viel des Guten“ ist.

Falls Du noch tiefer in die Getting Things Done-Methode eintauchen möchtest, empfehle ich Dir das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ von David Allen.

Lies jetzt hier weiter, lerne die Timeboxing-Methode kennen und erfahre, wie Elon Musk und Bill Gates ihren Tag strukturieren…