Die Zeitflussanalyse: Finde in 5 einfachen Schritten heraus, wo Du Zeit verlierst

Gehörst auch Du zu den Menschen, die ihren Tag gewissenhaft im Voraus planen und sich am Ende trotzdem wundern, wo all ihre Zeit geblieben ist?

Da bist Du nicht allein! Viele Menschen wissen am Ende des Tages nicht, weshalb sie kaum vorwärtskommen und wo sie ihre Zeit verschwenden. Dabei gibt es einen sehr einfachen Weg, dies herauszufinden.

Lerne jetzt die Zeitflussanalyse kennen.

Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen

• Der wichtige Blick zurück
• Die Vorteile der Zeitflussanalyse
• Anleitung zur Zeitflussanalyse
  • Schritt 1: Lade eine App herunter (oder greife zu Stift und Papier)
  • Schritt 2: Lege den Analysezeitraum fest
  • Schritt 3: Dokumentiere Deine Zeit
  • Schritt 4: Werte Deine Zeiterfassung aus
  • Schritt 5: Eliminiere Deine Zeitdiebe

Weitere Zeitmanagement-Methoden

Dieser Artikel ist Teil einer Serie über die beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Lerne auch die anderen Methoden kennen:

• Getting Things Done: Das ganze Konzept in wenigen Minuten erklärt
• Timeboxing: Wie Elon Musk, Bill Gates und andere Top-Performer ihren Tag strukturieren
• Personal Kanban: Der Weg zu einem besseren Zeit- und Selbstmanagement
• Das Eisenhower-Prinzip einfach erklärt (inklusive PDF-Vorlage)
• Die ALPEN-Methode: So einfach bewältigst Du den Berg an Arbeit (inklusive Vorlage)!
• Die ABC-Analyse: Mit diesen Tipps wendest Du die populäre Zeitmanagement-Methode richtig an
• Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur SMART-Methode (inklusive PDF-Vorlage)

Der wichtige Blick zurück

Viele Menschen machen den Fehler, dass sie bei ihrem Zeit- und Selbstmanagement nur den Blick voraus, nie aber einen Blick zurück werfen. Überlege Dir mal, ob Du möglicherweise auch zu diesen Menschen gehörst: Du weißt genau, wie Du Deine Zeit mit Getting Things Done, Timeboxing, Personal Kanban, dem Eisenhower-Prinzip, der ALPEN-Methode, der ABC-Analyse oder der SMART-Methode planst, aber am Ende des Tages hast Du doch nicht alles erreicht, was Du Dir vorgenommen hast.

Der Grund dafür könnten Zeitdiebe sein. Und diese Zeitdiebe findest Du mit der Zeitflussanalyse.

Die Zeitflussanalyse sollte Bestandteil jedes Zeitmanagementsystems sein. Mit ihr bist Du in der Lage, Zeitdiebe zu identifizieren und zu eliminieren. So gewinnst Du Zeit, die Du zukünftig besser einsetzen kannst.

Die Vorteile der Zeitflussanalyse

Mit einer Zeitflussanalyse siehst Du schon nach kurzer Zeit, wie produktiv Du bist. Die Analyse beantwortet Dir unter anderem diese Fragen:

• Wie nutze ich meine Zeit?
• Wo verstecken sich meine Zeitdiebe?
• Wie viele Stunden arbeite ich pro Tag tatsächlich?

Anleitung zur Zeitflussanalyse

Die erste Voraussetzung für eine erfolgreiche Zeitflussanalyse ist, dass Du bereit bist, Dich kritisch zu hinterfragen und eine Woche lang sehr genau festhältst, womit Du Deine Zeit verbringst. Und damit meine ich jede einzelne Minute.

Schritt 1: Lade eine App herunter (oder greife zu Stift und Papier)

Lade Dir eine App für die Zeiterfassung herunter. Über die Suchfunktion im App Store von Apple oder im Play Store von Google findest Du zahlreiche solcher Apps. Alternativ kannst Du auch alles mit Stift und Papier oder in Excel machen, wobei dies dann spätestens bei der Auswertung und Analyse am Ende sehr aufwendig wird!

Schritt 2: Lege den Analysezeitraum fest

Entscheide jetzt, welchen Zeitraum Du auswerten möchtest. Ideal ist eine Woche, beginnend ab Montag. Ich empfehle Dir, eine Woche zu wählen, die von der Arbeitsmenge und dem Inhalt Deiner Arbeit durchschnittlich und repräsentativ für Deinen Job ist. Eine schlechte Idee wäre es, die Woche vor oder nach Deinem Urlaub zu nehmen oder die Woche zwischen Weihnachten und Neujahr, da diese Wochen selten „business as usual“ sind.

Falls sich Deine Wochen stark voneinander unterscheiden, kannst Du auch einen längeren Zeitraum analysieren.

Schritt 3: Dokumentiere Deine Zeit

Im von Dir gewählten Zeitraum musst Du nun Deine Zeit dokumentieren und erfassen. Falls Du mit einer App arbeitest, kannst Du das ganz einfach machen, indem Du die Zeiterfassung startest und festhältst, welche Aufgabe Du jetzt erledigst. Falls Du mit Stift und Papier oder in Excel arbeitest, notiere Dir alle Tätigkeiten mit der entsprechenden Start- und Endzeit.

Wichtig ist es, dass Du auch alle Störungen (Arbeitskollegen oder Telefonanrufe, die Dich unterbrechen; Push-Meldungen auf dem Smartphone, auf die Du reagierst; etc.) festhältst.

Schritt 4: Werte Deine Zeiterfassung aus

Am Ende des von Dir gewählten Zeitraums wertest Du Deine Einträge aus. In einer App kannst Du dies in der Regel durch einen Knopfdruck erledigen und die App präsentiert Dir eine minutengenaue Auswertung als Tabelle oder Diagramm.

• Wie viel Zeit hast Du tatsächlich produktiv verbracht?
• Wo hast Du Zeit verschwendet?
• Entspricht das Ergebnis Deinen Erwartungen oder gibt es Überraschungen?

Oft ist dieses Resultat schockierend! Bisher gingst Du davon aus, dass Du pro Tag mindestens 7 Stunden tatsächlich arbeitest und jetzt stellst Du fest, dass es bloß 4.5 Stunden sind, was den Erkenntnissen aus meinem Artikel „Studie mit Top-Performern zeigt: Wir können nur 4.5 Stunden pro Tag produktiv sein“ entspricht.

Meine persönliche Auswertung sieht zum Beispiel so aus:

Ein paar Erklärungen zu meiner Grafik:

• Mit Zettelkasten ist das Füllen und Verwalten meines Notizsystems gemeint. Dort sammle ich alle meine Notizen aus Büchern, Zeitschriften und anderen Quellen, verschlagworte sie und lege sie für zukünftige Verwendungszwecke ab. Für jemanden, der unter anderem mit Texten seinen Lebensunterhalt verdient, ist ein solches Notizsystem ein unverzichtbares Arbeitsmittel!
• Der Abschnitt Content beinhaltet sämtliche Produktion von Inhalten für meine eigenen Zwecke, unter anderem für meine Webseite, meinen Instagram-Kanal und meinen Newsletter.
• Mit Ghostwriting sind Texte gemeint, die ich für Dritte produziere.
• Insgesamt beinhaltet die oben erfasste durchschnittliche Arbeitswoche (nach Abzug der 10.4 Stunden Pause) rund 54 Stunden. Gar nicht mal so viel für einen Selbstständigen. 😄

Ich muss jedoch zugeben, dass ich solche Zeitflussanalysen jedes Jahr ein- bis zweimal mache und deshalb bereits nahezu alle Zeitdiebe ausgeschaltet habe. Frühere Analysen sahen definitiv unproduktiver aus!

Schritt 5: Eliminiere Deine Zeitdiebe

Jetzt kennst Du Deine Zeitdiebe. Versuche nun, sie auszuschalten oder wenigstens zu minimieren.

Falls Dein Smartphone zu den Zeitdieben gehört, sperre es weg, während Du arbeitest. Falls Du sehr viel Zeit mit lauter kleinem Krimskrams verlierst, versuche das zu delegieren. Und wenn Du Zeit mit Aufgaben verlierst, die weder Dich noch Dein Unternehmen vorwärtsbringen, dann sprich mit Deiner Vorgesetzten darüber und versuche, sie davon zu überzeugen, dass diese Aufgaben unnötig sind.

Selbst wenn Du durch das Eliminieren Deiner Zeitdiebe nur eine halbe Stunde pro Tag gewinnst, ist das im Monat schon mehr als ein ganzer Arbeitstag!

Weißt Du auch nach der Zeitflussanalyse noch nicht, wie Du Deine Zeitdiebe eliminieren und mehr Zeit für die wesentlichen Dinge freiräumen kannst? Dann melde Dich bei mir für ein Zeit- und Selbstmanagement-Coaching an!

Lies jetzt hier weiter und lerne Getting Things Done kennen; die beliebteste Zeitmanagement-Methode…