Kommst Du mit dem Berg an Arbeit, der vor Dir liegt, oft nicht klar?
Dann könnte die ALPEN-Methode die Lösung für Dich sein! Diese bewährte Zeit- und Selbstmanagement-Methode sorgt in fünf einfachen Schritten dafür, dass Du Deine Aufgaben wieder im Griff hast. Ihre Einfachheit ist wohl auch der Grund für die Beliebtheit dieser Methode.
Lies jetzt weiter, um alles über diese Methode zu erfahren (und eine Vorlage herunterzuladen).
Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen
- Was die ALPEN-Methode so nützlich macht
- Die Grundidee
- Der Erfinder der ALPEN-Methode
- Die Anleitung für die ALPEN-Methode
- Schritt 1: Aufgaben zusammenstellen
- Schritt 2: Länge der Tätigkeiten schätzen
- Schritt 3: Pufferzeiten reservieren
- Schritt 4: Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
- Schritt 5: Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen
- Ein Beispiel für die Anwendung der ALPEN-Methode
- Vorlage für die ALPEN-Methode
- Die Vorteile der ALPEN-Methode
- Die Nachteile der ALPEN-Methode
- Fazit
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Was die ALPEN-Methode so nützlich macht
Die ALPEN-Methode ist nicht nur eine der populärsten Zeit- und Selbstmanagement-Methoden, sondern sie ist auch sehr einfach umzusetzen. Das macht sie spannend für alle Mitarbeitenden – unabhängig von Branche oder hierarchischer Stellung. Du benötigst nur ein paar Minuten Zeit, und schon geht es Deinem Aufgabenberg an den Kragen.
Diese Zeitmanagement-Methode hat jedoch nichts mit dem Hochgebirge zu tun, das wir unter dem Begriff „Alpen“ kennen. Die fünf Buchstaben ALPEN sind schlicht und ergreifend die Abkürzung für die fünf Schritte, die Du in diesem Artikel kennenlernen wirst.
Und trotzdem erlaube ich es mir, an dieser Stelle einen Bezug zu den Bergen herzustellen. Ich lebe in der Schweiz, und hier gehört das Wandern zu den beliebtesten Freizeitbeschäftigungen. Wem das Wandern nicht reicht, der geht bergsteigen. Die Besteigung eines Berggipfels – wie etwa das Matterhorn in der Schweiz, den Großglockner in Österreich oder die Berchtesgadener Alpen in Deutschland – gehört bei zahlreichen Menschen zu den größten Zielen im Leben. Doch kaum jemand käme auf die Idee, dieses Vorhaben ohne Planung umzusetzen. Genau so, wie Du auch Deine Arbeitstage nicht ohne Planung angehen solltest.
Bei Deiner Bergtour planst Du abends in der Berghütte den nächsten Tag. Du überlegst Dir, welche Strecke Du voraussichtlich schaffen wirst und rechnest Zeit für Unvorhergesehenes ein. Am Ziel angekommen ziehst Du ein Fazit und lernst daraus für die nächsten Etappen.
Genauso ist es bei der ALPEN-Methode. Du unterteilst Deine Aufgabenliste in realistische Tagesetappen. Du planst den nächsten Tag, rechnest Pufferzeiten mit ein und ziehst am Ende des Arbeitstages ein Fazit.
„Auch wenn Sie in ‚Bergen von Arbeit‘ zu ersticken scheinen, resignieren Sie nicht, und gehen Sie nach der ALPEN-Methode vor.“
– Lothar S. Seiwert in „Mehr Zeit für das Wesentliche“
Die Grundidee
Der Kern der ALPEN-Methode besteht darin, dass Du Dir jeden Tag ein paar Minuten Zeit für Deinen Tagesplan nimmst und überlegst, was die wesentlichen Aufgaben an diesem Tag sind. Damit bist Du produktiver, effektiver und kannst Deine Arbeit stressfreier erledigen. Deinen Tagesplan erstellst Du dabei in fünf einfachen Schritten.
Wie wichtig diese Beschränkung auf das Wesentliche ist, beschreibt bereits Reinhard Höhn in seinem Artikel „Wissen, was man den ganzen Tag so tut – Die tägliche Feinstplanung und ihre Bedeutung für ein erfolgreiches Management“ in der Ausgabe von „Blick durch die Wirtschaft“ vom 29. April 1980:
„Ist man sich klar darüber, was man an einem Tag erreichen will, so versucht man automatisch, seine Arbeit zu rationalisieren und darüber hinaus Störungen im eigenen Haus oder von außen bewußt entgegenzuwirken. Man hält sich dann nicht mehr mit unnötigen Telefongesprächen auf, beschränkt sich, soweit sie geführt werden müssen, auf das Wesentliche, fragt sich, ob ein vorgesehener Besuch wirklich im Interesse der Sache nötig ist oder die Angelegenheit auch brieflich oder telefonisch erledigt werden kann. Die Ursache dafür, daß man sich am Schluß eines Tages oft fragen muß, was man eigentlich erreicht hat, liegt vielfach darin, daß es an einer klaren Zielvorgabe für diesen Tag gefehlt hat.“
Der Erfinder der ALPEN-Methode
Mit mehr als vier Millionen verkauften Büchern gehört Lothar J. Seiwert, deutscher Ratgeberautor, Redner und Erfinder der ALPEN-Methode, zu den erfolgreichsten Sachbuchautoren im deutschsprachigen Raum. Das Stuttgarter Wissensforum zeichnete ihn für seine besonderen Verdienste in der Aus- und Weiterbildung mit dem Life-Achievement-Award aus. In den USA erhielt er als erster Deutscher den internationalen Preis der American Society for Training and Development sowie den Benjamin-Franklin-Preis für das beste Business-Buch des Jahres.
In seinem Buch „Mehr Zeit für das Wesentliche“, welches als bestes Business-Buch des Jahres ausgezeichnet wurde, beschreibt Seiwert seine ALPEN-Methode. Dabei erwähnt er die Vorteile dieser Methode sowie die Nachteile anderer Arbeitsformen:
- Tagespläne, die man nur „im Kopf“ hat, verlieren an Überblick („Aus den Augen – aus dem Sinn“) und werden leichter umgeworfen.
- Schriftliche Tagespläne bedeuten Arbeitsentlastung des Gedächtnisses.
- Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit. Deine Aktivitäten bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts werden zielorientierter und auf straffe Befolgung des Tagespensums gerichtet.
- Dadurch lässt Du Dich weniger ablenken (Konzentration) und wirst angehalten, Dich nur noch mit den angestrebten Aufgaben zu befassen.
- Durch die Kontrolle des Tagesergebnisses geht Dir das Unerledigte nicht verloren (Übertragung auf einen der nächsten Tage).
- Du kannst darüber hinaus Deinen Planungserfolg steigern, indem Du dadurch Deinen Zeitbedarf und Störzeiten besser schätzen und z. B. realistischere Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen kannst.
Die Anleitung für die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode besteht aus fünf einfachen Schritten:
- Aufgaben zusammenstellen
- Länge der Tätigkeiten schätzen
- Pufferzeiten reservieren
- Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
- Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen
Schritt 1: Aufgaben zusammenstellen
Schreibe zuerst alle Deine Aufgaben, Termine und die geplanten Aktivitäten auf. Dazu gehören auch Routineaufgaben, wie das Überprüfen Deines E-Mail-Posteingangs oder wöchentliche Teamsitzungen. Die Reihenfolge spielt hier keine Rolle. Vergiss dabei nicht, auch Unerledigtes vom Vortag einzutragen.
Seiwert empfiehlt in seinem Buch „Mehr Zeit für das Wesentliche“ zudem, alle Einträge mit einem Kürzel zu ergänzen:
- B für Besuche, Besprechungen
- D für Delegationsvorgänge
- K für Kontrollen
- L für alle Lesevorgänge (Bericht, Rundschreiben, Zeitschriften, etc.)
- P für Post, Diktate oder Schreibvorgänge
- R für Reisen
- S für Sekretärin
- T für Telefonate
- V für Vorgänge
Mir persönlich bringt die Ergänzung der Aufgaben mit diesen Kürzeln keine Vorteile. Aber alle sollen es natürlich so machen, wie es für sie am besten passt.
Im Idealfall erstellst Du Deine Liste bereits am Tag zuvor; entweder am Vorabend oder kurz vor Feierabend. So kannst Du nach Arbeitsbeginn – wenn Du noch am produktivsten bist – sofort loslegen.
Schritt 2: Länge der Tätigkeiten schätzen
Nimm nun die Liste und ergänze alle Aufgaben mit der Zeit, die Du voraussichtlich für die Erledigung benötigst. Wenn es Abgabefristen gibt, kannst Du die auch gleich bei den Aufgaben notieren. Denke daran, dass für eine Aufgabe oftmals so viel Zeit benötigt wird, wie Du dafür einplanst; plane deshalb nicht zu großzügig!
Jetzt weißt Du, wie viel Zeit Du für alle Aufgaben auf Deiner Liste benötigst. Und Du weißt, wie viel Zeit Du heute zur Verfügung hast. So siehst Du bereits jetzt, ob Du überhaupt Zeit für alle Aufgaben hast. Wie Du damit umgehst, wenn Du zu wenig verfügbare Zeit hast, erfährst Du im übernächsten Schritt.
Schritt 3: Pufferzeiten reservieren
Dieser Schritt ist enorm wichtig und geht bei anderen Zeitmanagement-Methoden häufig vergessen: Plane genügend Zeitreserven ein! Es vergeht kein Arbeitstag, ohne dass Du bei Deiner Arbeit nicht unterbrochen oder zu spontanen Sitzungen eingeladen wirst. Manchmal dauern Sitzungen länger als geplant oder Deine Vorgesetzte benötigt bei einer Aufgabe Deine Unterstützung. Wenn Du Deinen gesamten Arbeitstag bereits verplant hast, können solche Störungen Deine ganze Planung durcheinanderbringen.
Seiwert empfiehlt, lediglich 60 % des Arbeitstages im Voraus zu verplanen. 20 % sollst Du für soziale Aktivitäten (Gespräche mit Arbeitskollegen, Kaffeepause, etc.) freihalten, weitere 20 % für unerwartete Ereignisse.
Schritt 4: Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen
Wie Du bereits im zweiten Schritt gesehen hast, kann es passieren, dass Du mehr Aufgaben auf Deiner Liste hast, als Du heute erledigen kannst. Ich würde sogar behaupten, dass dies heute bei den meisten Menschen der Fall ist und stets genügend Aufgaben für mehrere Arbeitstage offen sind. Deshalb ist es nötig, Deine Aufgaben zu priorisieren.
- Welche Aufgaben musst Du zwingend heute noch erledigen?
- Welche Aufgaben kannst Du möglicherweise delegieren?
- Welche Aufgaben kannst Du ohne Weiteres auch erst in Zukunft erledigen?
- Welche Aufgaben kannst Du allenfalls sogar streichen?
Für diese Entscheidungen können die folgenden Fragen eine Hilfe sein:
- Muss ich die Aufgabe überhaupt erledigen?
- Ist es unbedingt notwendig, diesen Bericht zu lesen, diese E-Mail-Nachricht zu verfassen, an dieser Sitzung teilzunehmen?
- Was ist mit dieser Aufgabe verbunden? Muss ich eine Aktennotiz erstellen? Eine Statistik führen? Jemanden informieren?
- Muss ich die Aufgabe erledigen?
- Bin ich wirklich zuständig?
- Entspricht dies meinen Aufgaben?
- Kann ich diese Aufgabe delegieren?
- Muss ich die Aufgabe jetzt erledigen?
- Gibt es zwingende Gründe dafür, die Aufgabe jetzt zu erledigen oder kann sie noch warten?
- Ist dies der ideale Zeitpunkt (Stichwort Leistungskurve)?
- Muss ich die Aufgabe in dieser Form erledigen?
- Muss ich dafür eine Sitzung durchführen oder reicht eine E-Mail-Nachricht?
- Muss ich eine E-Mail-Nachricht schreiben oder kann ich stattdessen telefonieren?
- Kann ich diese Aufgabe vereinfachen?
Bei der Entscheidung können Dir verschiedene Methoden helfen:
- Das Pareto-Prinzip, welches besagt, dass Du mit 20 % Deines Einsatzes 80 % des Ergebnisses erreichst
- Das Eisenhower-Prinzip, mit welchem Du Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidest
- Die ABC-Analyse als vereinfachte Version des Eisenhower-Prinzips
Schritt 5: Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen
Am Ende Deines Arbeitstages ziehst Du Bilanz:
- Hast Du alle Deine Ziele erreicht?
- Welche Aufgaben hast Du – obwohl sie eingeplant waren – nicht geschafft? Und warum?
- Waren die eingeplanten Pufferzeiten ausreichend?
Lass die Antworten auf diese Fragen und Deine Erfahrungen in die zukünftige Planung einfließen. So verbesserst Du Dein Zeit- und Selbstmanagement immer weiter.
Ein Beispiel für die Anwendung der ALPEN-Methode
Der Tag neigt sich dem Ende zu und Du notierst Dir die Aufgaben und Termine für den folgenden Tag:
Pro Tag arbeitest Du acht Stunden. Da Du jedoch nur 60 % Deines Arbeitstages verplanen sollst, bleiben noch 4.8 Stunden, die Du tatsächlich verplanen darfst. Die restlichen 3.2 Stunden sind Deine Pufferzeit. Um zu sehen, ob Du alle Deine Aufgaben heute noch erledigen kannst, ergänzt Du jetzt alle Aufgaben und Termine mit der benötigten Arbeitszeit, zählst die Zeiten zusammen und notierst Dir noch allfällige Deadlines:
Du siehst jetzt, dass alle Deine Aufgaben und Termine insgesamt über neun Stunden benötigen! So viel Zeit hast Du aber nicht. Deshalb musst Du die Einträge jetzt priorisieren. Die beiden Termine erhalten dabei die Priorität 1, da eure Teamsitzung wichtig ist und Du unbedingt am Webinar teilnehmen möchtest.
Zu den Aufgaben, die Du heute erledigen möchtest, gehört Dein Posteingang (Priorität 2) und die Finalisierung des Marketingkonzepts (Priorität 3). Damit hast Du die Grenze von 4.8 Arbeitsstunden, die Du verplanen darfst, bereits überschritten und kannst keine weiteren Aufgaben mehr planen. Das Erstellen der Excel-Vorlage und das Verschicken der Terminumfrage delegierst Du deshalb an Deine Mitarbeitenden. Die restlichen Aufgaben vertagst Du auf einen späteren Zeitpunkt.
Am Ende des Tages machst Du Deine Nachkontrolle, bevor Du dann den nächsten Tag planst.
Vorlage für die ALPEN-Methode
Bei der ALPEN-Methode benötigst Du grundsätzlich nur Stift und Papier, und schon kannst Du direkt loslegen. Möchtest Du lieber mit einer Vorlage arbeiten? Dann abonniere hier meinen wöchentlichen Newsletter und Du erhältst die folgende PDF-Vorlage zugeschickt.
Die Vorteile der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist ein sehr nützliches Werkzeug für Deine Tagesplanung und hat einige Vorteile:
- die Methode ist sehr einprägsam und leicht zu erlernen
- die Visualisierung aller zu erledigender Aufgaben schafft Übersicht
- das Einplanen von Pufferzeiten macht Deine Planung sehr stabil und zugleich flexibel
- durch die konsequente Priorisierung der Aufgaben erhöhst Du Deine Effektivität
- durch die Nachkontrolle gibt es einen wertvollen Lern- und Verbesserungseffekt
In seinem Buch „Mehr Zeit für das Wesentliche“ beschreibt Lothar J. Seiwert noch weitere Vorteile:
- Ausschaltung von Vergesslichkeit
- Konzentration auf das Wesentliche
- Reduzierung von Verzettelung
- Abbau von Stress und Nervenverschleiß
- Gelassenheit bei unvorhergesehenen Ereignissen
- Verbesserung der Selbstkontrolle
- Positives Erfolgserlebnis am Tagesende
- Erhöhung von Zufriedenheit und Motivation
- Steigerung der persönlichen Leistungsfähigkeit
- Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten
Die Nachteile der ALPEN-Methode
Wie jede Methode hat auch die ALPEN-Methode nicht nur Vorteile. Du den wichtigsten Nachteilen gehören diese Punkte:
- die Methode ist eher für Menschen gedacht, die ihre Arbeit selbstständig planen können und kaum von anderen Menschen abhängig sind
- die Umsetzung in einem Team kann sich als schwierig erweisen
- in agilen Arbeitsumfeldern funktioniert die Methode kaum
Fazit
Wenn Du zu den Menschen gehörst, die dazu neigen, sich zu verzetteln und den Überblick über ihre Aufgaben zu verlieren, könnte die ALPEN-Methode eine Verbesserung für Dich darstellen. Einen Versuch ist es jedenfalls wert.
Gib aber nicht zu rasch auf! Jede neue Methode benötigt Zeit, um ihre Wirkung zu entfalten. Zu Beginn fallen Dir insbesondere die Nachteile deutlich auf, die Vorteile zeigen sich oftmals erst nach einiger Zeit. Bei der ALPEN-Methode ist das noch stärker der Fall, als bei anderen Methoden. Denn erst durch die regelmäßige Nachkontrolle passt sich Deine Tagesplanung je länger je mehr an Deine Bedürfnisse an.
Ob die ALPEN-Methode ein Erfolg ist, hängt letztlich auch zu einem großen Teil von Dir ab; denn ohne Selbstdisziplin bringt die beste Methode nichts.
Lies jetzt hier weiter und lerne die beliebte ABC-Analyse kennen…
Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
