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Personal Kanban: Der Weg zu einem besseren Zeit- und Selbstmanagement

    Personal Kanban

    Bild: Book vector created by pch.vector – www.freepik.com

    Eine Methode, welche 1947 für Toyota entwickelt wurde, kann Dir heute helfen, Deine persönliche Produktivität in den Griff zu bekommen!

    Wenn Du eine Möglichkeit suchst, Deine Aufgaben immer im Blick und im Griff zu haben, bist Du hier richtig. In diesem Artikel lernst Du eine Zeitmanagement-Methode kennen, die auf zwei simplen Prinzipien beruht. Diese Methode kannst Du sowohl analog als auch digital anwenden.

    Lies jetzt weiter, um alles über „Personal Kanban“ zu erfahren.

    Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen

    Weitere Zeitmanagement-Methoden

    Dieser Artikel ist Teil einer Serie über die beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Lerne auch die anderen Methoden kennen:

    Definition von Personal Kanban

    Sicher kennst Du die Situation: Du musst die Präsentation für nächsten Dienstag noch fertigstellen, ein Weihnachtsgeschenk kaufen, einen Zahnarzttermin vereinbaren, ein Marketingkonzept erstellen, und so weiter. Doch was ist in diesem Moment wirklich wichtig? Was steht als Nächstes an? Und wie schaffst Du es, nichts zu vergessen?

    Mit Personal Kanban kannst Du alle diese unterschiedlichen Dinge in einem System kontrollieren. Personal Kanban ist ein visuelles Zeit- und Selbstmanagementsystem. Es beruht auf zwei simplen Prinzipien:

    • Visualisiere Deine Aufgaben
    • Nimm Dir nicht zu viel auf einmal vor
    Bild: Personal Kanban – Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board (Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry)

    Dank Personal Kanban kannst Du sowohl Deine Arbeit, als auch Dein Privatleben managen. Du siehst jederzeit, worauf Du Dich in diesem Moment konzentrieren musst und bleibst auf dem richtigen Weg, selbst wenn es mal Ablenkungen geben sollte.

    Wo Personal Kanban herkommt

    Personal Kanban hat einen weiten Weg hinter sich:

    Kurzer Rückblick: Das Toyota-Produktionssystem

    Kanban entstammt dem Japanischen. Dort heißt かんばん (看板) so viel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“. Taiichi Ōno entwickelte Kanban, um die Produktion bei Toyota zu rationalisieren, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität zu verbessern. Inspirieren ließ sich Ōno dabei von Supermärkten und ihrer Logistik:

    Supermärkte achten darauf, immer nur knapp mehr Produkte an Lager zu haben, als sie in absehbarer Zeit (sprich: bis zur nächsten Lieferung aus der Zentrale) voraussichtlich verkaufen. Ōno wollte, dass auch Toyota immer nur so viele Einzelteile im Lager hat, wie das Unternehmen bis zur nächsten Warenlieferung voraussichtlich verbraucht.

    Adaption für den persönlichen Gebrauch

    Jim Benson hat das Kanban-Board, welches zahlreiche Unternehmen nutzen, für den persönlichen Gebrauch angepasst. So kannst Du (in den Worten von Jim Benson) „bewusste, informierte Entscheidungen über [Deine] Handlungen treffen“.

    Die Überlegung von Benson war: Was in der Wirtschaft funktioniert, müsste sich doch auch im persönlichen Umfeld anwenden lassen. Als Mitinhaber einer Softwareentwicklungsfirma rief er deshalb Personal Kanban ins Leben. Dies, nachdem er jahrelang mit To-do-Listen, visuellen Managementtools, Mindmaps und anderen Techniken kämpfte, ohne dass ihm diese Dinge eine große Hilfe waren. Erst mit Personal Kanban wurden er und sein Team wirklich produktiv.

    So wendest Du Personal Kanban an

    Personal Kanban besteht aus den drei Elementen „Karten“, „Kanban Board“ und „Spalten“, die Dich in vier einfachen Schritten zum Ziel führen. Du kannst Personal Kanban analog oder digital verwenden, ganz so, wie es zu Deinen Bedürfnissen passt.

    Karten, Board und Spalten

    Das ist die Bedeutung der drei Elemente:

    • Karten: Für jede Aufgabe erstellst Du eine Karte
    • Kanban Board: Alle Karten sammelst Du auf einem Kanban Board
    • Spalten: Jedes Kanban Board besteht aus mehreren Spalten, die dem Status der einzelnen Aufgaben entsprechen

    Die Schritte von Personal Kanban

    Schritt 1: Wähle ein Medium und visualisiere Deine Arbeit

    Bild: Andreas Hobi

    Es wird Dir ein Gefühl der Erleichterung verschaffen, wenn Du alle offenen Aufgaben aufschreibst. Sammle deshalb alle Aufgaben, entweder in einem geeigneten Softwaretool oder auf einzelnen Post-its. Für jede Aufgabe erstellst Du eine Karte. Diese Karte sollst Du so formulieren, dass Du genau weißt, was zu tun ist. Große Aufgaben zerlegst Du in einzelne Teilschritte und erstellst für jeden Schritt eine Karte.

    Vermeide an dieser Stelle, die Aufgaben bereits zu ordnen oder zu priorisieren.

    Nachdem Du alle Aufgaben gesammelt hast, erstellst Du Dein Kanban-Board. Ich empfehle Dir, mit vier Spalten zu beginnen:

    • Backlog (zu erledigende Aufgaben)
    • bereit (Aufgaben, die Du demnächst erledigen willst und die in der zu erledigenden Reihenfolge priorisiert sind)
    • in Arbeit (Aufgaben, an denen Du aktuell arbeitest)
    • erledigt (abgeschlossene Aufgaben)

    Die Aufgaben, die Du vorhin gesammelt hast, platzierst Du nun alle in der Spalte „Backlog“.

    Schritt 2: Priorisiere Deine Aufgaben

    Bild: Andreas Hobi

    Entscheide Dich jetzt, welche Deiner Aufgaben Du demnächst in Angriff nehmen willst und priorisiere diese in der Spalte „bereit“. Das können auch mehrere Aufgaben sein; zum Beispiel alle, die Du heute erledigen willst.

    Schritt 3: Erledige Deine Arbeit

    Bild: Andreas Hobi

    Ziehe jetzt die wichtigste Aufgabe aus der Spalte „bereit“ in die Spalte „in Arbeit“ und erledige sie. Idealerweise befindet sich in der Spalte „in Arbeit“ immer nur eine Aufgabe. In der Realität ist dies jedoch oft schwer umzusetzen. Setze Dir deshalb ein Limit, wie viele Aufgaben maximal in dieser Spalte sein dürfen (an wie vielen Aufgaben Du parallel arbeitest) und achte darauf, dieses Limit nie zu überschreiten. Je weniger Aufgaben Du parallel bearbeitest, desto weniger Zeit verlierst Du beim Umschalten zwischen den Aufgaben. Für den Anfang empfehle ich Dir ein Limit von drei Aufgaben.

    Alle abgeschlossenen Aufgaben wandern anschließend in die Spalte „erledigt“.

    Schritt 4: Reflexion

    Am Ende jeder Woche reflektierst Du Deine Arbeit:

    • Was lief gut und womit bist Du zufrieden?
    • Worauf bist Du besonders stolz?
    • Was ist nicht gut und wo kannst Du Dich verbessern?
    • Hast Du die Aufgaben stets korrekt priorisiert?
    • Passt das Limit, welches Du im Schritt 3 für die Spalte „in Arbeit“ gesetzt hast?
    • Welche Dinge willst Du nächste Woche anders machen?

    Durch die Reflexion wirst Du von Woche zu Woche eine Verbesserung bemerken. Die Menschen um Dich herum werden merken, wie gut Du organisiert bist!

    Kanban-Board: analog oder digital?

    Manche arbeiten – wie ich – lieber digital, andere lieber analog mit Haftnotizen und einer Pinnwand. Beides ist mit Personal Kanban möglich.

    Softwaretools haben aus meiner Sicht den Vorteil, dass sie Änderungen am Layout vereinfachen, dass Du Kartenvorlagen und wiederkehrende Aufgaben erstellen kannst, dass Automatisierungen programmiert werden können, Erinnerungen möglich sind und vieles mehr. Zudem steht Dir ein digitales Kanban-Board immer und überall zur Verfügung, was bei einem physischen Board schwieriger wird.

    Wähle den Ansatz, der für Dich stimmt und der Deiner Arbeitsweise entspricht. Falls Du Dich für eine digitale Arbeitsweise entscheidest, solltest Du bei der Auswahl des geeigneten Tools diese Fragen beachten:

    • Ist es Dir wichtig, die Karten und Spalten individuell anpassen zu können, wenn sich Deine Arbeitsweise verändert?
    • Geschieht das Erstellen und Bearbeiten von Karten schnell? Dies ist essenziell, da Du oft Karten erstellen wirst.
    • Benötigst Du für die Karten Labels, Fristen, Checklisten oder Anhänge? Nicht alle Tools bieten das an.
    • Erlaubt das Tool, einen Filter zu setzen?
    • Verfügt das Tool über eine Suchfunktion?
    • Gibt es für das Tool eine Smartphone-App, sodass Du auch unterwegs arbeiten kannst?

    Ich nutzte vor einiger Zeit das Softwaretool Trello für diese Zwecke und kann es wärmstens empfehlen!

    Falls Du lieber analog arbeitest, wirf doch mal einen Blick auf das „agile Notizbuch“. Eventuell könnte dies für Dich von Nutzen sein: https://zettelweise.de

    Ergänzungen

    Du hast bereits das komplette Personal Kanban-System kennengelernt. Jetzt kannst Du es noch individuell an Deine Bedürfnisse anpassen.

    Farben

    Um einen besseren Überblick über die Aufgaben zu haben, kannst Du mit Farben arbeiten. Nutze bei den Karten verschiedene Farben, sodass zum Beispiel alle Karten eines Projekts die gleiche Farbe haben. Oder Du nimmst für private Aufgaben eine Farbe, für Deinen Job eine Farbe, für Deinen Verein eine Farbe, und so weiter.

    Weitere Spalten

    Um erste Erfahrungen zu sammeln, reichen die oben aufgeführten vier Spalten vermutlich aus. Später kannst Du Dein Kanban-Board um weitere Spalten ergänzen. Hier ein paar Vorschläge:

    Wartesaal: Manchmal kannst Du erst an einer Aufgabe weiterarbeiten, wenn eine andere Person etwas erledigt hat. Solche Aufgabenkarten kannst Du in der Spalte „Wartesaal“ zwischenparken.

    Dieses Jahr / dieser Monat / diese Woche / heute: Wenn Du eine Art Langfristplanung in Dein Kanban-Board bringen möchtest, kannst Du die Spalten „dieses Jahr“, „dieser Monat“, „diese Woche“ und „heute“ hinzufügen. Zu Beginn eines neuen Monats verschiebst Du die gewünschten Aufgaben von „dieses Jahr“ nach „dieser Monat“. Zu Beginn jeder Woche verschiebst Du die Aufgaben von „dieser Monat“ nach „diese Woche“. Und am Wochenbeginn verschiebst Du die gewünschten Aufgaben von „diese Woche“ nach „heute“.

    Kanban-Board mit Spalten für Jahr, Monat, Woche und Tag (Bild: Andreas Hobi)

    Prioritäten: Statt alle Aufgaben in der Spalte „bereit“ zu platzieren, kannst Du – wenn es Dir hilft – drei Spalten mit unterschiedlichen Prioritäten erstellen. So hast Du Deine Aufgaben nach Wichtigkeit getrennt.

    Kanban-Board mit drei Prioritäten-Spalten (Bild: Andreas Hobi)

    Temporäre Spalten: Falls Du für eine gewisse Zeit (während des Studiums oder während einer Weiterbildung) weitere Spalten benötigst, kannst Du Dein Kanban-Board auch temporär anpassen.

    Zusätzliche Zeilen: Möchtest Du die geschäftlichen und privaten Aufgaben besser unterscheiden können? Dann gibt es die Möglichkeit, zusätzliche Zeilen hinzuzufügen.

    Kanban-Board mit mehreren Zeilen (Bild: Andreas Hobi)

    Grundsätzlich gilt jedoch immer die Devise: Je weniger Spalten Du benötigst, desto besser kannst Du Dich aufs Wesentliche konzentrieren.

    Fälligkeitstermine

    Du kannst Deinen Aufgabenkarten zusätzlich noch Fälligkeitstermine hinzufügen. Dies geht sowohl in der analogen wie auch in der digitalen Variante.

    Bei der digitalen Variante hast Du den Vorteil, dass Du eine Erinnerung erhältst, wenn eine Frist näher rückt. Wenn Du analog arbeitest, liegt es an Dir, die Termine auf den Karten im Blick zu behalten.

    Mehrere Kanban-Boards

    Es ist problemlos möglich, sowohl Deine privaten wie auch Deine beruflichen Aufgaben im selben Kanban-Board zu managen. Wenn Du möchtest, kannst Du aber auch mehrere Kanban-Boards erstellen; eines für Deinen Job, eines für zu Hause, eines für den Verein, etc.

    Vorteile von Personal Kanban

    Im Gegensatz zu einer simplen Aufgabenliste siehst Du bei Personal Kanban jederzeit, welche Aufgabe im Moment welchen Status hat. Dieser visuelle Ansatz gefällt mir persönlich ausgezeichnet.

    Durch das Verschieben der Aufgaben von einem Status zum nächsten erhältst Du jedes Mal einen Dopaminkick. Diese Erfolgserlebnisse motivieren Dich, weiterzumachen. Und am Ende der Woche siehst Du in der Spalte „erledigt“, was Du alles geleistet hast.

    Durch das Limitieren der Aufgaben, die sich in der Spalte „in Arbeit“ befinden dürfen, wirst Du dahin gehend motiviert, die offenen Aufgaben abzuschließen; denn nur so kannst Du die nächste Aufgabe aus der Spalte „bereit“ nachziehen. Deswegen erledigst Du Aufgaben unter Umständen rascher, als Du sie sonst erledigt hättest.

    Nachteile von Personal Kanban

    Der größte Nachteil von Personal Kanban liegt mit Sicherheit darin, dass dieses Selbstmanagementsystem nur funktioniert, solange sich alle Aufgaben in einzelne Schritte (= Karten) aufteilen lassen.

    Zudem sehe ich die Gefahr, dass Abgabefristen mit Personal Kanban nicht in jedem Fall eingehalten werden können. Denn bei Personal Kanban wird eher kurzfristig entschieden und eine langfristige Ressourcenplanung ist nur schwer umsetzbar. Dadurch könnte die Situation entstehen, dass plötzlich sehr viele Aufgaben mit einer nahenden Deadline anstehen und nicht alle diese Aufgaben erledigt werden können.

    Fazit

    Produktivität ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Was für mich gut funktioniert, muss nicht zwingend auch für Dich gut funktionieren. Probiere es deshalb einfach mal aus! Vielleicht ist Personal Kanban etwas für Dich, vielleicht aber auch nicht.

    Ich habe mit Personal Kanban vor einigen Jahren hervorragende Erfahrungen gemacht. Heute aber nutze ich ein anderes System, welches besser zu meinen individuellen Bedürfnissen passt. Dennoch bin ich weiterhin der Überzeugung, dass Personal Kanban für sehr viele Leute enorm nützlich und sinnvoll ist. Deshalb empfehle ich dieses System auch im Rahmen meines Coachings immer wieder. Wichtig ist, das Kanban-Board – also die Karten und Spalten – immer an Deine persönlichen Bedürfnisse anzupassen.

    Personal Kanban: Das Buch

    Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesen Informationen einen Überblick über Personal Kanban verschaffen. Falls Du Dich noch mehr in das Thema vertiefen möchtest, empfehle ich Dir das Buch von Jim Benson, dem Erfinder von Personal Kanban:

    Lies jetzt hier weiter und lerne das Eisenhower-Prinzip kennen (inklusive PDF-Vorlage)…


    Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0


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