Gleich lernst Du eine Zeitmanagement-Methode kennen, die in einem Unternehmen ihren Ursprung hat, welches der Erfinder der Glühbirne gründete.
Wenn eine Zeitmanagement-Methode seit über 70 Jahren im Einsatz ist, muss sie einfach gut sein. Genau dies ist bei der ABC-Analyse der Fall. Die „kleine Schwester der Eisenhower-Prinzips“ wird bis heute von zahlreichen Menschen in kleinen und großen Unternehmen angewandt.
Erfahre jetzt alles, was Du darüber wissen musst.
Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen
- Aus diesem Grund solltest Du die ABC-Analyse kennenlernen
- Von Thomas Edison über GE zur ABC-Analyse
- So wendest Du die ABC-Analyse an
- Verplane nicht den ganzen Tag!
- Ein Beispiel für die Anwendung der ABC-Analyse
- Annäherung an das Paretoprinzip
- Meine persönliche Meinung zum Delegieren von Aufgaben
- Vorteile der ABC-Analyse
- Nachteile der ABC-Analyse
- Fazit
Weitere Zeitmanagement-Methoden
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Aus diesem Grund solltest Du die ABC-Analyse kennenlernen
Die ABC-Analyse hilft Dir, einen besseren Überblick zu gewinnen und das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Du kannst damit unproduktive Anstrengungen vermeiden und Dein Zeitmanagement verbessern.
Wenn Du das Eisenhower-Prinzip bereits kennst, werden Dir einige Elemente der ABC-Analyse bekannt vorkommen. Tatsächlich bezeichnen manche Menschen die ABC-Analyse als die „kleine Schwester des Eisenhower-Prinzips“. Der Unterschied der beiden Methoden liegt insbesondere darin, dass beim Eisenhower-Prinzip auch der Faktor Dringlichkeit eine Rolle spielt, während die ABC-Analyse dafür einen größeren Fokus auf die aufgewendete Arbeitszeit legt.
Von Thomas Edison über GE zur ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren, das sich bis auf Thomas Alva Edison, den Erfinder der Glühbirne, zurückverfolgen lässt.
Die Zeit von Edison am Ende des 19. Jahrhunderts markierte einen wirtschaftlichen Aufschwung; das Industriezeitalter brach an. Edison erfand den ersten elektronischen Stimmenzähler, reichte zahlreiche Patente für die Telegrafenbranche und andere Branchen ein (insgesamt 1’093 Patente!) und gründete ein Unternehmen in Menlo Park, wo auch Google gegründet wurde und Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp & Co) seinen Hauptsitz hat.
Aus Edisons Kooperationen ging unter anderem das deutsche Unternehmen AEG hervor und später gründete er General Electric (GE), ein Unternehmen, welches heute weltweit rund 205’000 Mitarbeitende beschäftigt und jährlich rund 95 Milliarden Dollar Umsatz generiert.
Und genau dieses Unternehmen – General Electric – entwickelte in den 1950er-Jahren die ABC-Analyse; eine Methode, die noch heute Millionen Menschen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und für das Zeitmanagement einsetzen. Es war der GE-Manager H. Ford Dickie, welcher die ABC-Analyse in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ erstmals beschrieb. Grundlage für seine Methode bildete das Paretoprinzip, welches besagt, dass in der Regel mit 20 % des Aufwands 80 % des Ergebnisses erzielt werden kann.
Die ABC-Analyse wird heute vielfältig eingesetzt; in der Logistik, bei der Kundenbetreuung, im Marketing oder eben beim Zeitmanagement. Bei allen Einsatzmöglichkeiten geht es immer darum, die Komplexität zu reduzieren und Dinge nach ihrem Wert für die eigene Person oder das eigene Unternehmen zu ordnen. Hierfür wird alles in die drei Kategorien A, B und C eingeteilt.
So wendest Du die ABC-Analyse an
Gemäß der Theorie hinter der ABC-Analyse trifft Folgendes zu: Deine wichtigsten Aufgaben machen anteilmäßig zwar nur 15 % aller Aufgaben aus, der Beitrag zur Zielerreichung beträgt hier aber stolze 65 %. Durchschnittlich wichtige Aufgaben machen anteilmäßig 20 % aller Aufgaben aus und tragen 20 % zur Zielerreichung bei. Deine unwichtigsten Aufgaben machen anteilmäßig ganze 65 % aller Aufgaben aus, tragen aber zusammen nur 15 % zur Zielerreichung bei.
Abgeleitet aus dieser Tatsache funktioniert die ABC-Analyse wie folgt:
- Liste alle Aufgaben für den bevorstehenden Tag auf und ergänze sie mit der voraussichtlich benötigten Zeit.
- Ordne die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und beachte dabei, dass Dringlichkeit in der Regel nichts mit Wichtigkeit zu tun hat: Nummeriere die Aufgaben durch. Die wichtigste Aufgabe erhält die Nummer 1, die zweitwichtigste Aufgabe erhält die Nummer 2, und so weiter.
- Bewerte die Aufgaben jetzt nach dem ABC-Raster:
- Die ersten 15 % der Aufgaben sind A-Aufgaben (sehr wichtig, helfen Dir bei der Erreichung Deiner Ziele, sind nicht delegierbar)
- Die nächsten 20 % der Aufgaben sind B-Aufgaben (wichtig, tragen teilweise zur Erreichung Deiner Ziele bei, sind in der Regel delegierbar)
- Die restlichen 65 % der Aufgaben sind C-Aufgaben (nicht wichtig, tragen nicht oder kaum zur Erreichung Deiner Ziele bei, sind immer delegierbar)
- Überprüfe jetzt Deinen Zeitplan dahin gehend, ob die angesetzten Zeitbudgets tatsächlich auch der Einteilung der Aufgaben entspricht:
- 65 % Deiner Zeit solltest Du für A-Aufgaben aufwenden
- 20 % Deiner Zeit solltest Du für B-Aufgaben aufwenden
- 15 % Deiner Zeit solltest Du für C-Aufgaben aufwenden
- Nimm gegebenenfalls Korrekturen vor.
- Überprüfe die B- und C-Aufgaben darauf, ob Du sie delegieren kannst.
Durch das Ausrichten Deines Tagesplans anhand der ABC-Kategorien stellst Du sicher, dass Du genügend Zeit für die A-Aufgaben einräumst und die C-Aufgaben nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn Du nun die Zahlen aus den beiden Schritten 3 und 4 grafisch aufzeigst, schaut dies so aus:
Die horizontale Achse unten zeigt den prozentualen Anteil der Aufgaben an. 15 % der Aufgaben gehören zur Kategorie A, 20 % zur Kategorie B und 65 % zur Kategorie C. Die obere horizontale Achse hingegen zeigt an, wie die Aufgaben prozentual zur Erreichung Deiner Ziele beitragen. Hier ist das Verhältnis genau umgekehrt.
Anders dargestellt würde es so ausschauen:
Du siehst, dass Du mit den A-Aufgaben rasch näher an Deine Ziele kommst, während sich das Tempo mit den B- und C-Aufgaben spürbar verlangsamt.
Verplane nicht den ganzen Tag!
Zur „offiziellen Anleitung“ oben würde ich noch hinzufügen, dass Du nicht den ganzen Tag verplanen solltest. Wie Du vielleicht schon bei der ALPEN-Methode gesehen hast, empfehle ich, maximal 60 % des Arbeitstages zu verplanen, 20 % für soziale Aktivitäten (Gespräche mit Arbeitskollegen, Kaffeepause, etc.) freizuhalten und weitere 20 % für unerwartete Ereignisse.
So vermeidest Du, dass Dein Tagesplan bereits nach der ersten Störung oder Unterbrechung auseinanderfällt.
Ein Beispiel für die Anwendung der ABC-Analyse
Schritt 1: Liste alle Aufgaben für den bevorstehenden Tag auf und ergänze sie mit der voraussichtlich benötigten Zeit.
Schritt 2: Ordne die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Beachte dabei, dass Dringlichkeit in der Regel nichts mit Wichtigkeit zu tun hat: Nummeriere die Aufgaben durch. Die wichtigste Aufgabe erhält die Nummer 1, die zweitwichtigste Aufgabe erhält die Nummer 2, und so weiter.
Schritt 3: Bewerte die Aufgaben jetzt nach dem ABC-Raster:
- Die ersten 15 % der Aufgaben sind A-Aufgaben (sehr wichtig, helfen Dir bei der Erreichung Deiner Ziele, sind nicht delegierbar)
- Die nächsten 20 % der Aufgaben sind B-Aufgaben (wichtig, tragen teilweise zur Erreichung Deiner Ziele bei, sind in der Regel delegierbar)
- Die restlichen 65 % der Aufgaben sind C-Aufgaben (nicht wichtig, tragen nicht oder kaum zur Erreichung Deiner Ziele bei, sind immer delegierbar)
Schritt 4: Überprüfe jetzt Deinen Zeitplan dahin gehend, ob die angesetzten Zeitbudgets tatsächlich auch der Einteilung der Aufgaben entspricht:
- 65 % Deiner Zeit solltest Du für A-Aufgaben aufwenden
- 20 % Deiner Zeit solltest Du für B-Aufgaben aufwenden
- 15 % Deiner Zeit solltest Du für C-Aufgaben aufwenden
Wenn ich die Zeitbudgets zusammenrechne, komme ich auf diese Zeiten:
- A-Aufgaben: 2h 50min
- B-Aufgaben: 40min
- C-Aufgaben: 45min
- Total: 4h 15 min
Mein Arbeitstag hat 9 Stunden. Davon möchte ich aber bloß 60 % verplanen, was 5 Stunden und 24 Minuten entspricht. Mit den Aufgaben aus dem Beispiel habe ich sogar etwas weniger als 5h 24min verplant. Über zu wenig Zeitpuffer kann ich mich also nicht beklagen. Schauen wir uns nun an, wie sich die verplante Zeit verteilt:
- A-Aufgaben: 66 % von 4h 15min
- B-Aufgaben: 16 % von 4h 15min
- C-Aufgaben: 18 % von 4h 15min
Damit bin ich nicht allzu weit entfernt von der empfohlenen Verteilung (65 / 20 / 15). Schritt 5 entfällt für mich deshalb, da ich keine Korrekturen vornehmen möchte. Und da ich genügend Pufferzeit habe, delegiere ich auch keine Aufgaben, wie im Schritt 6 vorgesehen wäre.
Annäherung an das Paretoprinzip
Wenn Du strikt nach der ABC-Analyse vorgehst, wendest Du 65 % Deiner Zeit für die A-Aufgaben auf, 20 % für die B-Aufgaben und 15 % für die C-Aufgaben. Diese Aufteilung ergibt für die meisten Menschen Sinn.
Wie Du oben erfahren hast, basiert die ABC-Analyse auf dem Paretoprinzip. Versuche doch deshalb, Deine Zeitaufteilung noch näher an das Paretoprinzip zu bringen, indem Du Deinen Arbeitstag wie folgt aufteilst:
- Für die A-Aufgaben wendest Du 80 % Deiner Zeit auf
- Für die B-Aufgaben wendest Du 16 % Deiner Zeit auf (entspricht 80 % der verbleibenden 20 %)
- Für die C-Aufgaben wendest Du die verbleibenden 4 % auf
Durch eine klare Delegation möglichst aller C-Aufgaben und möglichst vieler B-Aufgaben könnte Dir diese Zeitaufteilung gelingen. Einfach wird dies jedoch nicht sein! Aber nur schon die Zielsetzung, 80 % Deiner Zeit für die A-Aufgaben zu reservieren, wird Dich produktiver machen – selbst dann, wenn Du diese 80 % nicht erreichst.
Meine persönliche Meinung zum Delegieren von Aufgaben
Persönlich habe ich ein wenig Mühe mit der Aussage, dass A-Aufgaben stets selbst erledigt werden sollen, während B- und C-Aufgaben delegierbar sind. Ob ich eine Aufgabe delegiere, hängt selten von der Wichtigkeit der Aufgabe ab. Vielmehr schaue ich darauf, ob es eine Person gibt, welche die Aufgabe annähernd so gut erledigen kann wie ich. Falls dies der Fall ist, delegiere ich die Aufgabe – selbst dann, wenn es eine wichtige Aufgabe ist. Schließlich habe ich Vertrauen in mein Team.
Vorteile der ABC-Analyse
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Die Methode ist einfach zu erlernen und eignet sich für alle Branchen
- Im Prinzip benötigst Du nur Stift und Papier, um die Methode umzusetzen
- Du trennst Wichtiges von Unwichtigem
- Du merkst sofort, wenn Du (zu) viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben vertrödelst
Übrigens: Das Prinzip, dass ein kleiner Teil des Einsatzes einen großen Teil zur Zielerreichung beiträgt, lässt sich auf fast alle anderen Lebensbereiche übertragen, wie Du vielleicht bereits in meinem Artikel „Nie genug Zeit für deine wichtigsten Aufgaben? Mit diesem einfachen Trick änderst du das!“ gesehen hast.
Nachteile der ABC-Analyse
Jede Zeit- und Selbstmanagement-Methode hat auch Nachteile. Bei der ABC-Analyse sehe ich insbesondere diese Nachteile:
- Die Sortierung der Aufgaben nach Wichtigkeit (Schritt 2) kann sich manchmal als schwierig erweisen, weil Du „Äpfel mit Birnen vergleichen“ musst
- Zum Teil widerspricht die ABC-Analyse dem Paretoprinzip, auf welchem es eigentlich beruhen sollte
- Die Methode eignet sich schlecht, um kleine Aufgaben mit großen Projekten zu vergleichen
- Die ABC-Analyse eignet sich am ehesten für Selbstständige und weniger für Leute, die in einem Team arbeiten
Fazit
Möglicherweise wird Dir die ABC-Analyse nicht schon ab Tag 1 die gewünschte Produktivitätssteigerung bringen. Wie alle Zeit- und Selbstmanagement-Methoden benötigt auch die ABC-Analyse ihre Zeit, bis sie zur Routine wird und die Vorteile sich zeigen. Ich rate Dir deshalb, die Methode mindestens zwei Wochen lang einzusetzen, bevor Du Dir ein Urteil bildest.
Und vergiss nicht: Ob die ABC-Analyse ein Erfolg ist, hängt letztlich auch zu einem großen Teil von Dir ab; denn ohne Selbstdisziplin bringt die beste Methode nichts.
Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
