Nur wer in der Lage ist, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren, hat Erfolg im Leben.
Vielen Menschen ist aber nicht klar, wie und worauf sie sich im Arbeitsalltag fokussieren sollen. Oft wissen sie nicht, dass sie in 20 % ihrer Zeit 80 % der Aufgaben erledigen könnten – wenn sie es richtig anstellen. Dabei ist es genau diese Fähigkeit, welche die Menschen auf dem Arbeitsmarkt unschlagbar macht.
Lies weiter, wenn auch Du wissen möchtest, wie Du die Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt hinter Dir lässt!
Inhaltsverzeichnis
- Weshalb uns der Fokus oft fehlt
- Weshalb Fokus wichtig ist
- Mehr Erfolg und Wettbewerbsvorteil
- Pareto-Prinzip
- Strategien für mehr Fokus bei der Arbeit
- Unterteile Deine Arbeit in Teilaufgaben
- Vermeide Multitasking
- Mache Pausen
- Achte auf genügend Schlaf und Flüssigkeit
- Eliminiere Ablenkungen
- „Zeit der Gedanken“
- Arbeite in Blöcken („Deep Work“)
- Sage Nein
- Konzentriere Dich auf die nächsten Schritte
- Fazit
Weshalb uns der Fokus oft fehlt
Du müsstest eigentlich arbeiten, doch tausende Gedanken kreisen in Deinem Kopf, Du frierst, weil die Heizung zu tief eingestellt ist und alle paar Minuten bringt eine Push-Meldung Dein Smartphone zum Vibrieren. Es ist klar, dass Du unter solchen Umständen nicht fokussiert arbeiten kannst.
Am Arbeitsplatz lauern noch viele weitere Ablenkungs- und Konzentrationsfallen, die es Dir erschweren, fokussiert zu arbeiten. Heute zeige ich Dir, wie Du damit umgehen kannst.
Weshalb Fokus wichtig ist
Du wirst nur Erfolg haben, wenn Du in der Lage bist, Dich zu fokussieren.
Mehr Erfolg und Wettbewerbsvorteil
Wer in Arbeit ertrinkt, nicht mehr weiß, wo ihm oder ihr der Kopf steht und den Überblick über die anstehenden Arbeiten verloren hat, der kann nicht erfolgreich sein.
Die Quelle für langfristigen Erfolg ist nicht ziellose harte Arbeit, sondern das Fokussieren auf Wert schaffende Arbeit. Nur wer seine Aufmerksamkeit wie ein Laser auf die wirklich wichtigen Dinge richten kann, kommt weiter und hat einen Vorteil gegenüber Anderen.
Pareto-Prinzip
Wenn Du es richtig anstellst, kannst Du in nur 20 % Deiner Arbeitszeit 80 % der Aufgaben erledigen. Wie das geht, beschreibe ich im Artikel „Nie genug Zeit für deine wichtigsten Aufgaben? Mit diesem einfachen Trick änderst du das!“.
Fokus ist wichtig, damit Du erkennst, welche Aufgaben zu diesen 20 % gehören, die Du zuerst erledigen sollst.
Strategien für mehr Fokus bei der Arbeit
Für sein Buch „Die Macht der Disziplin: Wie wir unseren Willen trainieren können“ untersuchte der Psychologe Roy Baumeister die Ergebnisse hunderter Studien. Er wollte herausfinden, weshalb einige Menschen ihren Fokus über Stunden aufrechterhalten können und andere nicht. Dabei fand Baumeister heraus, dass Selbstkontrolle nicht genetisch veranlagt und damit unveränderbar ist, sondern dass diese Fähigkeit entwickelt und über die Zeit mit ein wenig Übung verbessert werden kann.
In den folgenden Kapiteln findest Du einige Techniken, die Dir helfen, fokussierter zu arbeiten.
Unterteile Deine Arbeit in Teilaufgaben
Manchmal kann es Dich abschrecken, wenn Du „das große Ganze“ siehst. Hier hilft es, diese großen Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen. Frage Dich, was Du in 60 Minuten schaffen kannst. So arbeitest Du nicht mehr ständig an der großen, beängstigenden Aufgabe, sondern an mehreren kleinen, überschaubaren und leicht zu bewältigenden Teilaufgaben.
Anstatt Dir vorzunehmen, „den Marketingplan zu erstellen“, brichst Du die Aufgabe in einzelne Schritte herunter:
- Analyse und Vision
- Brainstorming
- Marktanalyse
- Kundenanalyse
- Wettbewerbsanalyse
- Unternehmensanalyse
- Formulierung der Vision
- Ziele und Strategie
- Formulierung des konkreten Ziels
- Festlegen der Meilensteine
- Formulierung von Botschaften, die das Unternehmen repräsentieren
- Budget und Maßnahmen
- Marketingprogramm erstellen
- Festlegung der Kanäle
- Durchführung und Implementierung
- Kontrolle und Evaluation
- Marketingplan wenn nötig anpassen
Vermeide Multitasking
Es dauert länger, mehrere Dinge parallel zu bearbeiten, als nacheinander. Du ermüdest schneller, wenn Du immer wieder zwischen den Aufgaben hin und her wechselst. Zudem leidet Deine Konzentration. Studien zeigen, dass dann Fehler nicht mehr so rasch erkannt werden.
Sie können sich immer nur auf eine bewusste Aufgabe gleichzeitig konzentrieren. Der Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben verbraucht Energie; die Fehler häufen sich. Wer versucht, viele unterschiedliche, bewusste Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, muss ein Nachlassen seiner Leistungsfähigkeit und der Genauigkeit seiner Arbeit in Kauf nehmen. Die einzige Strategie, um zwei geistige Aufgaben schnell auszuführen, bei denen es um genaues Arbeiten geht, besteht darin, sie nacheinander zu erledigen.
David Rock (Brain at Work: Intelligenter arbeiten, mehr erreichen)
Versuche deshalb, Deine Aufmerksamkeit immer nur auf eine Aufgabe gleichzeitig zu lenken. Wenn Du die Aufgaben zuvor priorisiert hast, arbeitest Du im Optimalfall sowieso immer an der wichtigsten Aufgabe und hast keinen Grund, an eine andere – weniger wichtige – Aufgabe zu denken.
Für Erfolg ist es zudem wichtig, dass Du nicht hundert Dinge anfängst, sondern eine Sache nach der anderen bis zum Schluss bearbeitest. Während viele Menschen je einen Schritt in zwanzig Richtungen gehen, solltest Du besser zwanzig Schritte in dieselbe Richtung gehen; nur so kommst Du vom Fleck. Gehe ein Projekt nach dem anderen an, nicht viele gleichzeitig.
Es gibt da dieses schöne Sprichwort:
„Ein Specht kann zwanzigmal auf tausend Bäume klopfen und nichts erreichen, aber beschäftigt bleiben. Oder er kann zwanzigtausendmal auf einen Baum klopfen und bekommt sein Abendessen.“
Mache Pausen
Du hältst Deine Produktivität hoch, wenn Du regelmäßig kleine Pausen machst. Die Pomodoro-Technik ist diesbezüglich sehr empfehlenswert! Francesco Cirillo erfand diese Technik in den 80er-Jahren, als ihn regelmäßig die verschiedensten Dinge während seines Studiums ablenkten. Er suchte nach einer Methode, um sich besser zu konzentrieren.
Dabei stieß er auf seinen Küchenwecker in Form einer Tomate. Er stellte den Wecker auf 25 Minuten und nahm sich vor, diese Zeit konzentriert durchzuarbeiten. Anschließend gönnte er sich fünf Minuten Pause, bevor er den Wecker wieder auf 25 Minuten stellte. Nach vier solchen Durchgängen machte er eine längere Pause von zwanzig bis dreißig Minuten. Diesen Rhythmus wiederholte er während dem ganzen Arbeitstag.
In den Pausen ist es wichtig, dass Du nur Dinge tust, die wenig bis keine Konzentration und keinen Fokus erfordern. Nur so erholst Du Dich.
Probiere das selbst mal aus! Du benötigst dazu keinen speziellen Wecker; der Smartphone-Timer reicht vollkommen aus. Ich selbst benutze hierfür die Focus-App auf dem iPhone.
Wie das Verhältnis zwischen Arbeits- und Pausenzeit idealerweise ausschaut, ist von Mensch zu Mensch verschieden. Länger als 90 Minuten am Stück können die wenigsten Menschen arbeiten. Für mich persönlich ist der 52/17-Rhythmus ideal, den ich im Artikel „Neue Studien zeigen: Mit diesen 5 Zeitmanagement-Methoden lässt Du die Konkurrenz hinter Dir“ beschrieb.
Am sinnvollsten ist eine Pause an der frischen Luft: Gehe vor einer wichtigen Sitzung oder Vorlesung raus an die frische Luft spazieren, atme kräftig durch und tanke Sauerstoff.
Achte auf genügend Schlaf und Flüssigkeit
Zuwenig Schlaf, eine schlechte Schlafqualität oder Flüssigkeitsmangel können Deine Produktivität massiv beeinträchtigen. Ganz unabhängig davon, wie stressig Deine Arbeitstage sind: Du solltest immer auf genügend Schlaf achten! Auf Schlaf zu verzichten, macht Deine Tage nicht produktiver, sondern ganz im Gegenteil: Deine Produktivität leidet massiv! Müdigkeit gehört zu den größten Konzentrationskillern. (So verbesserst Du Deinen Schlaf bereits in der kommenden Nacht!)
Wie wichtig es ist, auf Deine innere Uhr zu hören, erfährst Du in der Sendung MAITHINK X vom 31. Oktober 2021 mit Dr. Mai Thi Nguyen-Kim.
Zudem solltest Du genügend trinken, denn auch Dehydrierung kann Deine Konzentration stark beeinträchtigen. Dein Gehirn besteht zu 80 Prozent aus Wasser; bei Flüssigkeitsmangel kann es nicht ausreichend mit Energie versorgt werden. Sorge deshalb dafür, beim Arbeiten stets eine Flasche oder ein Glas Wasser in Griffweite zu haben.
Eliminiere Ablenkungen
Du kannst ungestörter und fokussierter arbeiten, wenn Du vorher alle Ablenkungen ausschließt. Schalte alle Geräte in den Flugmodus und vermeide so, dass Dich die Push-Meldungen von Social Media und Nachrichtenseiten von der Arbeit abhalten. (Wobei Du Nachrichtenseiten ja sowieso komplett meiden solltest.)
Eine halbe Stunde Arbeit mit hohem Fokus ist produktiver als zwei Stunden Arbeit mit vielen Ablenkungen.
Falls Du den Flugmodus nicht aktivieren kannst oder willst (weil Du zum Beispiel telefonisch erreichbar sein musst) und ein iPhone hast, lege ich Dir wärmstens ans Herz, die Funktion „geplante Übersicht“ zu verwenden.
„Zeit der Gedanken“
Kennst Du das auch? Du möchtest eigentlich arbeiten, doch ständig wiederkehrende Gedanken lenken Dich ab und quälen Dich. In einem solchen Fall hilft es, wenn Du Dir jeden Tag eine „Zeit der Gedanken“ definierst und freihältst, in welcher Du Dich mit diesen wiederkehrenden Gedanken beschäftigst.
Du bestimmst zum Beispiel, dass die Zeit von 17:30 bis 18:00 Uhr für diese Gedanken reserviert ist. Idealerweise trägst Du diesen Zeitblock in Deinen Kalender ein. Wenn Du nun tagsüber durch Deine wiederkehrenden, grübelnden Gedanken gestört wirst, dann erinnerst Du Dich daran, dass für diese Gedanken Deine „Zeit der Gedanken“ am Abend vorgesehen ist.
So fällt es Dir leichter, Dich wieder auf die eigentliche Arbeit zu fokussieren und Du bist konzentrierter und produktiver.
Das hört sich jetzt zu simpel an, als dass es funktionieren könnte. Aber Studien zeigten, dass Menschen, die diese Technik angewandt haben, innerhalb von vier Wochen um bis zu 35 Prozent weniger Konzentrationsprobleme hatten.
Arbeite in Blöcken („Deep Work“)
Cal Newport, ein US-amerikanischer Sachbuchautor und Professor für Informatik an der Universität Georgetown, prägte den Begriff „Deep Work“, der sich auf das Arbeiten ohne Ablenkungen bezieht.
Wir befinden uns in einer Zeit, in welcher es immer mehr Ablenkungen gibt und die Menschen je länger, desto weniger in der Lage sind, sich zu konzentrieren. Die beste Fähigkeit im 21. Jahrhundert ist nicht mehr diejenige, hart zu arbeiten. Die beste Fähigkeit ist, konzentriert und in der Lage zu sein, sehr fokussiert zu arbeiten und die Prioritäten richtig zu setzen.
Hier kommt nun die Thematik Angebot und Nachfrage ins Spiel: Wenn Du in der Lage bist, Dich auf die wesentlichen Aufgaben zu fokussieren, bist Du auf dem Arbeitsmarkt im Vorteil und Deine Dienste werden je länger je mehr gefragt sein. Du wirst zu den wenigen Menschen gehören, die in der Lage sind, Ideen zu produzieren, die auf Deep Work basieren.
Einmal fünf Stunden konzentriert und ungestört an der Sache gearbeitet, ist etwas radikal anderes, als einen Monat lang jeden Tag zehn Minuten. In beiden Fällen sind 300 Minuten aufgewendet worden. Der erste Weg führt mit Sicherheit zum Erfolg, der zweite zum Desaster.
Prof. Dr. Fredmund Malik (Führen Leisten Leben)
Achte deshalb darauf, dass Du möglichst oft in Arbeitsblöcken ohne Unterbrechungen arbeitest.
Sage Nein
Wenn Du siehst, dass eine Person ein unvorstellbares Maß an Erfolg erreicht, liegt das nicht daran, dass ihr Tag mehr Stunden hat als Deiner. Es liegt daran, dass die Person herausgefunden hat, wie sie diese Stunden auf eine Art und Weise einsetzen kann, die effektiver und produktiver ist. Und die Person weiß, wozu sie klar NEIN sagen muss.
Anstatt sich um hunderte Dinge zu kümmern, konzentrieren sich die erfolgreichsten Menschen auf wenige Dinge – diese tun sie dann aber in hervorragender Qualität! Das ist der Grund, weshalb sie so große Fortschritte machen und die Früchte ihres Erfolgs genießen können.
Konzentriere Dich auf die nächsten Schritte
Fokussiere Dich nicht auf das große Ziel, sondern auf die nächsten kleinen Schritte, die Dich zu diesem großen Ziel bringen. Ein Bergsteiger denkt auch nicht ununterbrochen an den Gipfel, sondern stets an die Wand, in der er gerade hängt; er konzentriert sich darauf, den nächsten Tritt richtigzumachen und nicht herunterzufallen.
Es ist am besten, wenn Du Dir die Größenordnung Deiner Aufgabe nicht vor Augen führst und Dich stattdessen auf das konzentrierst, was Du im Hier und Jetzt tun kannst. Überlege Dir, was der nächste spezifische, konkrete Schritt zur Erreichung Deines Ziels ist.
Du musst dabei nicht mal alle Schritte im Voraus kennen – alles, was Du jetzt wissen musst, ist der nächste kleine Schritt, der Dein Projekt vorwärtsbringt. Wenn Du in der Nacht mit dem Auto von A nach B fährst: Wie weit siehst Du dann? In der Regel nur so weit, wie die Scheinwerfer reichen. Du siehst nicht alles, was auf dem Weg vor Dir liegt. Trotzdem fährst Du sicher durch die Nacht und findest Dein Ziel. Du vertraust darauf, dass sich während Deiner Fahrt immer wieder ein Stück des Weges offenbart. Genau so ist es auch mit den Zielen in Deinem Leben.
Alles, was Du benötigst, ist ein schrittweises Vorgehen. Du musst wissen, was Deine nächsten Schritte sind. Aber Du musst zum jetzigen Zeitpunkt nicht alle einzelnen Schritte bis zum Ziel bereits kennen. Sie werden sich nach und nach offenbaren. So kommst Du ans Ziel.
Alles, was Dich nicht weiterbringt oder Dir hilft, ein Leben aufzubauen, auf das Du stolz bist, ist nur eine Ablenkung. Überlege Dir, was Dein Ziel für in fünf Jahren ist. Und anschließend prüfst Du jede Aufgabe darauf, ob sie Dich diesem Ziel näher bringt. Aufgaben, die das nicht tun, sollten für Dich eine tiefere Priorität haben – falls Du sie überhaupt erledigst.
Fazit
Du hast gesehen, dass die Fähigkeit, sich zu fokussieren, nicht genetisch veranlagt ist. Sprich: Du kannst diese Fähigkeit trainieren und besser darin werden. Mit den Strategien, die Du in diesem Artikel kennengelernt hast, sollte Dir das gelingen.
Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
