Da draußen gibt es unzählige sehr unterschiedliche Zeitmanagement-Methoden. Dabei den Überblick zu behalten, ist oft gar nicht so einfach. In meiner täglichen Arbeit haben sich fünf Zeitmanagement-Methoden als erfolgversprechend herausgestellt. Diese möchte ich Dir heute vorstellen.
„Gestern verloren, irgendwo zwischen Sonnenaufgang und Sonnenuntergang, zwei goldene Stunden, jede bestückt mit 60 diamantenen Minuten. Keine Belohnung ausgesetzt, denn sie sind für immer fort.“
Horace Mann
Zeitmanagement-Methode 1: Sammle alle Aufgaben an einem zentralen Ort
Während eines Arbeitstages fallen die unterschiedlichsten Informationen an: Mails mit einem Arbeitsauftrag, Ideen für neue Projekte, Notizen aus Telefonaten und viele andere Dinge. Wenn Du produktiv sein willst, musst Du all dies kanalisieren und an einem zentralen Ort sammeln. Nur so kannst Du in einem zweiten Schritt die verschiedenen Aufgaben priorisieren und nach Wichtigkeit ordnen.
Dieser zentrale Ort darf aber nicht Dein E-Mail-Posteingang sein. Viele Leute missbrauchen diesen (in Form ungelesener Mails) als To-do-Liste. Das ist ein grober Fehler. Einerseits ist so nicht klar definiert, was die eigentliche Aufgabe ist; um das herauszufinden, musst Du die Mail immer wieder lesen, was zeitaufwendig ist. Außerdem ist dort nicht klar bezeichnet, wie lange die Erledigung dauern wird, wie die Aufgabe kategorisiert ist, welche Wichtigkeit und Dringlichkeit sie hat und bis wann sie erledigt werden muss.
Besser ist es, wenn Du Deine Aufgaben in einem Programm sammelst, welches tatsächlich als Aufgabenmanager gedacht ist. Ich zum Beispiel nutze dafür Marvin. Es gibt aber noch unzählige weitere Programme. Überlege Dir, was Deine Bedürfnisse sind und suche ein Programm, welches diese möglichst gut abdeckt.
Kleiner Tipp nebenbei: Es gibt Menschen, die ihre unerledigten Aufgaben nicht aufschreiben, sondern versuchen, sich diese im Kopf zu merken. Davon rate ich ab! Dein Gehirn kann sich viel besser auf das Lösen und Bearbeiten der wesentlichen Dinge konzentrieren, wenn es keine Ressourcen braucht, um sich alle Aufgaben zu merken.
Zeitmanagement-Methode 2: Die Aufgabe muss „das Boot schneller machen“
Die britische Rudernationalmannschaft blickte Ende des 20. Jahrhunderts auf eine traurige Erfolgsbilanz zurück: Seit 1912 gewann sie im 8er-Ruder keine einzige Olympia-Goldmedaille mehr. Niemand im Vereinigten Königreich rechnete damit, dass sich dies in absehbarer Zeit ändern könnte. Doch die Mannschaft wollte beweisen, dass sie genau dies schafft; und dies nicht irgendwann in ferner Zukunft, sondern gleich schon bei den nächsten Olympischen Spielen 2000 in Sydney.
Tatsächlich entwickelte das Team eine ganz simple Strategie, die das Team zum Erfolg führte. Diese Strategie kannst Du ganz einfach in Dein Zeitmanagement übernehmen.
Vor jeder einzelnen Entscheidung, die das Team und die Teammitglieder trafen, stellten die Ruderer sich eine Frage. Und diese eine Frage half ihnen, sich nicht zu verzetteln und den Fokus stets auf das Ziel auszurichten, genau so, wie Du Deinen Fokus stets auf Dein Zeitmanagement ausrichten sollst:
Wird das Boot dadurch schneller fahren?
Wenn die Mannschaft am Abend vor einem wichtigen Rennen zu einer Party eingeladen wird, stellt sie sich diese Frage: Wird das Boot durch unsere Teilnahme schneller fahren? Lautet die Antwort nein, gehen sie nicht zur Party.
Wenn im Schaufenster einer Konditorei ein leckerer Donut zu sehen ist, wird die gleiche Frage gestellt: Wird das Boot schneller fahren, wenn ich diesen Donut esse? Lautet die Antwort nein, wird der Donut nicht gegessen.
Bei jeder Entscheidung stellten sich die Teammitglieder stets diese eine Frage. Und das mit Erfolg: An den Olympischen Spielen 2000 in Sydney holten sie Gold!
Joe De Sena, Gründer von Spartan Race und Autor des erfolgreichen Buches „Fit fürs Spartan Race“ meint dazu: „Diese Art des Denkens mag manchen Menschen extrem oder extensiv erscheinen. Aber die Frage ist: Willst Du Dein Ziel wirklich erreichen? Wenn Du das tust, dann gibt es keine Ausreden.“
Frage Dich also stets, ob Dich etwas näher an Dein Ziel führt. Falls es das nicht tut, verschwende keine Zeit damit.
Zeitmanagement-Methode 3: Du kannst nicht mehrere Prioritäten haben
Das Wort „priority“ (Priorität) ist zum ersten Mal um 1400 herum in der englischen Sprache nachweisbar. Dieses Wort existierte damals nur im Singular und es stand für „die erste Sache“. Es blieb 500 Jahre lang im Singular. Erst ab ca. 1900 begannen wir, es auch im Plural zu verwenden und von „Prioritäten“ zu sprechen. Aus irgendeinem Grund dachten wir, es sei möglich, mehrere „erste Dinge“ im Kopf zu haben. Aber das klappt nicht.
Die weltweit erfolgreichsten Menschen investieren Zeit in die Identifizierung ihrer wichtigsten Aufgaben und verteidigen ihre Zeit dann vehement gegen Störungen und Ablenkungen, um an genau diesen Aufgaben zu arbeiten. So können sie in denselben 24 Stunden, die auch Du zur Verfügung hast, so viel mehr erreichen. Anstatt Hunderte von Aufgaben zu erledigen, konzentrieren sie sich darauf, nur wenige Dinge machen – diese dafür aber unglaublich gut. Das ist der Grund, warum sie so schnell vorankommen und außergewöhnliche Erfolge erzielen. Hektik hat im Zeitplan eines Top-Performers definitiv keinen Platz.
Sag also nicht, Du hättest nicht genügend Zeit! Du hast genau die gleiche Anzahl an Stunden pro Tag zur Verfügung wie Michelangelo, Mutter Teresa, Leonardo Da Vinci, Melinda Gates, Albert Einstein, Elon Musk und viele andere Top-Performer. Wer sagt, zu wenig Zeit für die wichtigen Dinge zu haben, dem fehlt es nicht an Zeit, sondern an der richtigen Prioritätensetzung.
Vergleiche immer, wie hoch die Wichtigkeit der aktuellen Aufgabe verglichen mit der Wichtigkeit der anderen offenen Aufgaben ist. Deine Zeit ist limitiert und oft kannst Du nicht alle wichtigen Aufgaben erledigen; deshalb ist es notwendig, dass Du die wichtigsten Aufgaben auf jeden Fall erledigen kannst.
Ein Warnhinweis an dieser Stelle: Angenommen, Du hast zwei Aufgaben vor Dir: Die eine ist zwar nicht so wichtig, muss aber sofort erledigt werden. Die andere ist wichtig, aber nicht dringend. Oft entscheiden sich Menschen in dieser Situation gegen ihr Eigeninteresse dafür, die dringende, aber weniger wichtige Aufgabe zu erledigen, wie eine Studie im Journal of Consumer Research gezeigt hat. Je beschäftigter und überforderter man sich fühlt, desto wahrscheinlicher ist es, dass man die dringende Aufgabe wählt.
„Manchmal sind wir so damit beschäftigt, über den Zeitpunkt und die Dringlichkeit von Dingen nachzudenken, dass wir die Auswirkungen vergessen oder aus den Augen verlieren. Wir fragen nicht, warum oder ob wir die Dinge überhaupt tun müssen“, sagt Meng Zhu, Forscherin für Konsumentenverhalten an der Johns Hopkins University und Hauptautorin der Studie.
Deshalb: Wichtige Aufgaben sollten immer vor dringenden Aufgaben erledigt werden!
Wenn Du die Wahl Deiner nächsten Aufgabe stets nach der letzten eingetroffenen Aufgabe oder nach dem lautesten Mitarbeiter richtest, kommst Du nie vom Fleck und die wichtigsten Aufgaben bleiben liegen; und liegen bleiben meist die Aufgaben, die Deine Projekte und Ziele vorwärtsbringen würden. Schließlich werden die unerledigten aber wichtigen Aufgaben irgendwann ebenfalls dringend, was wiederum zu noch mehr Stress, verpassten Abgabefristen und mangelhafter Qualität führt. Ein Teufelskreis!
Fazit: Wenn Du Deine Aufgaben streng nach Prioritäten angehst, bist Du weniger gestresst. Auf diese Weise setzt Du Deine Zeit auf die beste Art und Weise ein und steuerst Deine Ziele optimal an.
Zeitmanagement-Methode 4: Pausen führen zu höherer Produktivität
Lange ging die Wissenschaft davon aus, dass die Aufmerksamkeit über den Tag abnimmt. Eine Studie zeigt nun, dass dem nicht so ist. Mit gezielt platzierten Pausen kannst Du Deine Aufmerksamkeit hochhalten.
Der Grund: Deine Aufmerksamkeit nimmt ab, wenn Du Dich zu lange ohne Unterbruch der gleichen Sache widmest. Wenn ein Reiz lange andauert, gewöhnst Du Dich daran. Richte Deine Aufmerksamkeit deshalb vorübergehend auf eine andere Sache, anschließend kannst Du Dich wieder besser auf die erste Aufgabe konzentrieren.
Pausen kannst Du zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik machen: alle 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten und nach vier solchen Perioden eine längere Pause von 15 Minuten.
Ich selbst nutze die 52-17-Technik. Eine Studie der Zeiterfassungs- und Produktivitätsapp DeskTime zusammen mit der Onlinepublikation The Muse ergab: Der produktivste Arbeitsrhythmus besteht darin, 52 Minuten zu arbeiten und 17 Minuten zu pausieren. Mithilfe der Focus-App arbeite ich genau nach diesem Rhythmus. Das ermöglicht es mir, an einem Arbeitstag mehr zu erreichen, als wenn ich einfach durcharbeite.
Interessant ist, was die Forschung zu Arbeitspausen sagt: Forscher der Florida State University untersuchten die Leistung von Spitzenkünstlern, einschließlich Musikern, Sportlern und Schauspielern. Dabei fanden sie heraus, dass die besten Künstler in ununterbrochenen, 90-minütigen Sitzungen übten und selten mehr als viereinhalb Stunden an einem Tag arbeiteten. Dr. K. Anders Ericsson, der leitende Forscher der Studie, schloss daraus:
„Um die Vorteile des langfristigen Übens zu maximieren, müssen Menschen Erschöpfung vermeiden und das Üben auf eine Menge beschränken, von der sie sich täglich oder wöchentlich vollständig erholen können.“
Als ich diese Studie zum ersten Mal sah, schienen mir die viereinhalb Stunden Arbeit am Tag viel zu wenig zu sein. Aber es ist wichtig, sich an dieser Stelle daran zu erinnern, dass es oft die Pausen sind, die es einem erlaubt, das maximale Potenzial dessen, was man pro Tag erreichen kann, tatsächlich zu realisieren. Eine neue und wachsende Anzahl von multidisziplinären Forschungsergebnissen zeigt, dass eine gezielte Erholung – einschließlich Work-outs am Tag, kurzen Mittagsschlafs, längerer Schlafzeiten, mehr Zeit außerhalb des Büros und längerer, häufigerer Urlaube – die Produktivität, die Arbeitsleistung und die Gesundheit steigert.
Damit erhalten wir einen brauchbaren Weg, wie wir pro Arbeitstag mehr erreichen können. Wir haben jeden Tag eine begrenzte Zahl an Stunden zur Verfügung. Und auch die Energie, die wir täglich zur Verfügung haben, ist begrenzt. Im Gegensatz zu den Arbeitsstunden, ist die Energie jedoch erneuerbar; mit gezielten Pausen schaffen wir es, bis zum Abend produktiv zu sein.
Viele Menschen meinen, dass in den meisten Organisationen immer noch diejenigen belohnt werden, die am härtesten und längsten ohne Unterbruch arbeiten. Dies jedoch könnte ein Trugschluss sein! Denn eine im Jahr 2006 durchgeführte Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young fand heraus, dass sich pro zusätzliche 10 Stunden Urlaub, die ein Mitarbeiter bezieht, dessen Leistungsbewertung durch die Vorgesetzten am Jahresende um 8 Prozent verbesserte.
Es scheint demnach so, als verhelfen gezielte Pausen zu besseren Karrierechancen.
In Zusammenhang mit Arbeitspausen ein kleiner Tipp aus meiner täglichen Erfahrung: Bevor Du Deine Arbeit vorübergehend auf die Seite legst, hilft es Dir, wenn Du Dir kurz die folgenden Gedanken machst und die Antworten aufschreibst; so kannst Du Deine Arbeit nach der Pause einfacher und schneller wieder aufnehmen:
- Was sind in diesem Moment Deine konkreten Überlegungen?
- Welche Gedanken möchtest Du noch in die Arbeit integrieren?
- Was sind die nächsten angedachten Schritte?
Zeitmanagement-Methode 5: Achte auf genügend Schlaf
Wenn jemand sagt, er könne unmöglich länger als fünf Stunden schlafen, da er so viel zu tun habe, dann ist das schlichtweg eine unlogische Aussage. Der Grund, weshalb diese Person mit der Arbeit nicht nachkommt, könnte eben genau darin liegen, dass sie nur fünf Stunden schläft. Die kognitiven Funktionen sind bei Schlafmangel eingeschränkt. Mit mehr Schlaf würde diese Person in weniger Arbeitsstunden deutlich mehr Aufgaben erledigen können.
Wer erfolgreich Karriere machen will, muss demnach „gut im Bett“ sein. Sprich: Guter Schlaf ist das Rezept für beruflichen Erfolg. Denn nur wer genug Schlaf bekommt, hat den nötigen Biss, um sich im täglichen Hamsterrad zu behaupten.
Nur schon eine Stunde später ins Bett zu gehen oder früher aufzustehen, kann Deine Produktivität, Dein Immunsystem und Deine Laune für mehrere Tage signifikant beeinflussen. Das beschreibt der New York Times-Bestseller-Autor Daniel J. Levitin in seinem Buch „The Organized Mind“.
Levitin zitiert in seinem Buch zudem den Schlafexperten David K. Randall:
„Wir geben Tausende von Dollar für luxuriöse Urlaube aus, trainieren stundenlang in Fitnesscentern und zahlen exorbitante Summen für Bio-Lebensmittel, aber der Schlaf bleibt in unserem kulturellen Ethos als etwas verankert, das aufgeschoben, dosiert oder ignoriert werden kann. Wir betrachten Schlaf nicht als eine Investition in unsere Gesundheit. Schließlich ist es nur Schlaf. Für viele ist es kaum vorstellbar, dass man mit dem Kopf auf dem Kissen einen aktiven Schritt zur Verbesserung seines Lebens unternimmt.“
Und genau dies ist das Problem. Genügend Schlaf ist eine der einfachsten, günstigsten und besten Möglichkeiten, produktiv zu sein. Das muss endlich in unsere Köpfe.
Die Stanford-Forscherin Cheri D. Mah fand heraus, dass Basketballspieler, die sie dazu brachte, 10 Stunden pro Nacht zu schlafen, ihre Leistungen im Training dramatisch verbesserten: Die Zahl der erzielten Punkte nahm um durchschnittlich 9 Prozent zu.
Ein Mittagsschlaf am Tag hat einen ähnlichen Effekt auf die Leistung. Wenn Fluglotsen 40 Minuten Zeit für ein Nickerchen bekamen – und durchschnittlich 19 Minuten schliefen -, schnitten sie bei Tests, die Wachsamkeit und Reaktionszeit maßen, deutlich besser ab. Italienische Polizisten, die unmittelbar vor ihrer Nachmittags- oder Abendschicht ein Nickerchen machten, hatten 48 Prozent weniger Verkehrsunfälle als diejenigen, die kein Nickerchen machten.
Längere Nickerchen haben eine noch tiefgreifendere Wirkung als kurze. Sara C. Mednick, Schlafforscherin an der University of California, Riverside, fand heraus, dass ein 60- bis 90-minütiges Nickerchen die Ergebnisse von Gedächtnistests ebenso stark verbesserte wie acht Stunden Schlaf.
Zusammenfassung
Fassen wir nun also nochmals kurz zusammen. Die 5 Zeitmanagement-Methoden, mit denen Du Deine Produktivität massiv steigern kannst, sind:
- Sammle alle Aufgaben an einem zentralen Ort
- Die Aufgabe muss „das Boot schneller machen“
- Du kannst nicht mehrere Prioritäten haben
- Pausen führen zu höherer Produktivität
- Achte auf genügend Schlaf
Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
