Verwendest auch Du die beiden Begriffe Effektivität und Effizienz gleichwertig als Synonyme?
Falls Du tatsächlich auch zu den Menschen gehörst, für die beide Worte die gleiche Bedeutung haben, wird sich das Lesen dieses Artikels lohnen. Du lernst, was die Definition von Effektivität ist, worin der Unterschied zur Effizienz liegt und welcher der beiden Begriffe wichtiger ist.
Und ganz nebenbei erhältst Du viele Produktivitätstipps.
Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen
- Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
- Was ist denn nun wichtiger: Effektivität oder Effizienz?
- Mehr Arbeitsstunden sind nicht unbedingt effektiv
- Was solltest Du nicht mehr tun?
- Steigere Deine Leistung durch Effektivität
- Fazit
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?
Effektivität und Effizienz werden von vielen Menschen verwechselt und im Alltag als Synonyme verwendet. Dabei gibt es bei der Definition einen bedeutenden Unterschied zwischen den beiden Begriffen.
Effektiv arbeitest Du dann, wenn Du eine Sache erledigst, die wichtig ist und Dich Deinen Zielen näher bringt. Ganz unabhängig davon, ob Du die Sache auf dem schnellstmöglichen Weg erledigst.
Effizient arbeitest Du dann, wenn Du eine Sache rasch erledigst. Ganz unabhängig davon, ob es eine wichtige Sache ist und ob es Dich ans Ziel führt.
Oder anders formuliert:
- Effektivität: Die richtigen Dinge tun
- Effizienz: Die Dinge richtig tun
Ein Beispiel: Wenn Du Dir Deine Hände waschen möchtest, kannst Du eine Badewanne mit Wasser füllen und danach Deine Hände darin waschen. Das wäre effektiv, da Du Dein Ziel erreichst. Jedoch wäre es nicht effizient, da Du unnötig Zeit und Wasser verschwendest.
Ein anderes Beispiel: Du bist dafür verantwortlich, einen neuen Club bekannt zu machen. Innerhalb weniger Tage hast Du Werbeplakate gestalten und drucken lassen und hängst diese nun in einem Quartier auf. Erst später merkst Du, dass in diesem Quartier mehrheitlich ältere Menschen wohnen, die wohl weniger zur Zielgruppe des neuen Clubs gehören. Du warst zwar sehr effizient (da Du die Werbung rasch draußen auf der Straße hattest), aber nicht wirklich effektiv, da Du Dein Ziel (Besucher für den neuen Club gewinnen) nicht erreicht hast.
Wenn Du also effektiv arbeiten möchtest, solltest Du nur Maßnahmen ergreifen, die Dich Deinen Zielen näher bringen.
„Es ist besser, langsam an der richtigen Sache zu arbeiten als die falsche Sache schnell zu erledigen.“
Kevin Kruse, Bestsellerautor und Unternehmer
Was ist denn nun wichtiger: Effektivität oder Effizienz?
Effektivität muss immer vor Effizienz kommen. Das kannst Du Dir einfach merken, da das Wort Effektivität auch im Alphabet vor Effizienz kommt.
Zuerst soll es Dein Ziel sein, die Dinge in Angriff zu nehmen, die wichtig sind und Dich Deinen Zielen näher bringen (= Effektivität). Im zweiten Schritt achtest Du darauf, diese Dinge richtig zu machen und den Aufwand gering zu halten (= Effizienz).
Umgekehrt ergibt es keinen Sinn: Wenn Du Dein Gartenhaus neu streichst und alles effizient erledigst, Dir dann aber Dein Partner oder Deine Partnerin sagt, dass Du eigentlich das Wohnhaus hättest streichen sollen, hast Du Dein Ziel nicht erreicht und Deine Zeit verschwendet. Hier hast Du den Fehler gemacht, dass Du zuerst auf die Effizienz geschaut hast statt auf die Effektivität. Diesen Aufwand hättest Du Dir sparen können.
Wenn Du im Projektmanagement arbeitest, ist dies besonders wichtig, da hier die Wirksamkeit noch mehr im Vordergrund steht als andernorts.
Mehr Arbeitsstunden sind nicht unbedingt effektiv
Wenn Menschen ihre Ziele nicht erreichen, versuchen sie oft, noch mehr Zeit und Energie in die Sache hineinzustecken. Sie machen Überstunden und Nachtschichten oder arbeiten am Wochenende.
Ich sehe oft, wie Leute diesen Fehler machen: Sie denken, sie seien produktiv, weil sie viel um die Ohren haben. Produktiv zu sein und viel um die Ohren zu haben, ist jedoch nicht unbedingt das Gleiche. Viel tun führt nicht automatisch zum Erfolg; das Richtige tun, führt dazu.
Zum Teil fördern auch Unternehmen dieses Verhalten. Denn es ist für die Vorgesetzten einfacher, die von ihren Mitarbeitenden im Büro verbrachte Zeit zu messen als deren Ergebnisse.
Klüger wäre es, die Effektivität zu verbessern und zum Beispiel nach einer effektiveren Strategie zur Erreichung der Ziele zu suchen. Oft ist es nämlich so, dass Du mit einer Effizienzsteigerung viel kleinere Fortschritte machst als mit einer Verbesserung Deiner Effektivität. Wenn Du heute sechzehn statt acht Stunden arbeitest, hast Du Deine Arbeitsleistung höchstens verdoppelt. (Vermutlich aber weniger, da Du mit jeder Arbeitsstunde weniger leistungsfähig wirst.)
Wenn Du stattdessen effektiver arbeitest, kannst Du Deine tägliche Produktivität ohne Weiteres verdoppeln, verdreifachen oder vielleicht sogar verzehnfachen, ohne Überstunden zu machen.
Deshalb ist die Verbesserung Deiner Produktivität selten eine Frage von mehr Anstrengung, sondern von einer überlegten und zielführenden Arbeitsweise. Fokus ist wichtig. Und vergiss nicht, Pausen zu machen, denn eine regelmäßige Erneuerung Deiner Energieressourcen ist ebenso wichtig.
Wenn Du Dich heute dabei ertappst, dass Du gehetzt bist oder sagst: „Ich habe einfach nicht genug Zeit“, halte inne und überlege kurz. Ist das wirklich wahr? Oder hast Du Dich nur zu vielen unnötigen Dingen verpflichtet? Bist Du tatsächlich effektiv, oder hast Du viel Unnötiges in Dein Leben aufgenommen?
Falls Du eine Führungskraft bist: Wie definierst Du Erfolg in Deinem Team? Durch Überstunden und Arbeit am Wochenende? Oder durch Tätigkeiten, die tatsächlich Ergebnisse liefern und einen Nutzen schaffen? Willst Du lieber Workaholics, die in einem ungeheuren Tempo im Hamsterrad rennen oder Mitarbeitende, die in einem gesunden Tempo vorwärtskommen?
Workaholismus, ein Begriff, den der Psychologe Wayne Oates 1971 prägte, ist der Inbegriff des Getriebenseins. Das Bedürfnis der Workaholics nach Arbeit wird so exzessiv, dass es zu Gesundheitsschäden führt.
Interessanterweise fand Oates heraus, dass Workaholics keine bessere Leistung zeigen als Nicht-Workaholics; die einzige spürbare Auswirkung des Workaholics ist ein höherer Arbeitsstress, ein größerer Konflikt zwischen Arbeit und Privatleben und eine Verschlechterung der Gesundheit. Oates’ Untersuchungen ergaben keinen Zusammenhang zwischen Workaholismus und größerem Erfolg.
Merke Dir deshalb: Bevor Du Deine Arbeitszeit erhöhst, überlege Dir, ob Du Dein Ziel effektiver erreichen kannst.
Was solltest Du nicht mehr tun?
Frage Dich bei jeder Aufgabe, die auf Deinem Tisch (oder in Deinem digitalen Posteingang) landet: „Was bringt die Erledigung dieser Aufgabe mir oder meinem Unternehmen? Führt mich diese Aufgabe näher an das Ziel? Und was geschieht, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“
Jede Aufgabe, die Dich nicht näher an Dein Ziel bringt, solltest Du nicht als Arbeit betrachten, sondern als verschwendete Zeit.
„Wenn wir jemanden sehen, der Geld wegwirft, bezeichnen wir diese Person als verrückt. Geld hat einen Wert. Es zu verschwenden, ist verrückt. Und doch sehen wir andere – und uns selbst – jeden Tag etwas viel Wertvolleres wegwerfen: Zeit.“
Shane Parrish, Bestsellerautor und Unternehmer
„Ein Mensch, der es wagt, eine Stunde des Lebens zu verschwenden, hat den Wert des Lebens nicht entdeckt.“
Kevin Kruse, Bestsellerautor und Unternehmer
Mit Sicherheit gibt es in Deinem Alltag Dinge, die Du täglich, wöchentlich oder monatlich erledigst, ohne sie zu hinterfragen. Mache von Zeit zu Zeit eine Bestandsaufnahme dieser regelmäßigen Verpflichtungen. Welche davon sind wirklich weiterhin notwendig? Welche solltest Du eliminieren?
Achte zudem auch bei Deinen Mitarbeitenden darauf, an welchen Aufgaben sie arbeiten. Um den 8-Stunden-Arbeitstag zu füllen, arbeiten viele Mitarbeitende an Aufgaben, die kaum zum Unternehmensergebnis beitragen und mit denen das Unternehmen kein Geld verdient. Einfach, weil sie nicht den Anschein erwecken wollen, dass ihr Job überflüssig ist. Die Arbeit dehnt sich aus, um die verfügbare Zeit zu füllen.
Zudem gibt es Mitarbeitende, die sich immer zuerst um die einfacheren Aufgaben kümmern. Doch die einfachsten Aufgaben sind oft nicht die effektivsten, zielführendsten Aufgaben.
Rechne mal aus, was es Dein Unternehmen kostet, wenn fünf Deiner Mitarbeitenden täglich zwei Stunden mit sinnlosen Aufgaben verbringen. Das kostet Dein Unternehmen im Jahr mehr als den Jahreslohn eines Teammitglieds!
Steigere Deine Leistung durch Effektivität
Im 21. Jahrhundert sind nicht mehr die Mitarbeitenden die besten, die am härtesten arbeiten, sondern diejenigen, die ihre Ziele am effektivsten erledigen, Prioritäten richtig setzen und entsprechend fokussiert sind. Diese Mitarbeitenden sind unverzichtbar und auf dem Arbeitsmarkt gesucht.
Produktivität hat nichts zu tun mit der Anzahl Arbeits- oder Überstunden, sondern ausschließlich damit, was Du am Ende des Tages erreicht hast. Wenn Du heute zehn Stunden an einer Tabellenkalkulation gearbeitet hast, die niemand benötigt, warst Du nicht produktiv, sondern hast Deinem Unternehmen bloß eine Stange Geld gekostet. Der Output war zwar groß, die Produktivität aber gleich null.
Je länger je mehr interessiert es niemanden mehr, wie beschäftigt Du bist oder wie lange Du arbeitest. Die Menschen werden sich nur noch für die Ergebnisse interessieren, die Du produzierst.
Fazit
Fassen wir nochmals zusammen:
- Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun; die Dinge, die Dich Deinen Zielen näher bringen.
- Es bringt nichts, eine Aufgabe so schnell wie möglich zu erledigen, wenn Du im Nachhinein feststellst, dass diese Aufgabe gar nicht hätte erledigt werden müssen.
- Effektivität ist wichtiger als Effizienz, denn mit mehr Effektivität kannst Du Deine Produktivität um ein Vielfaches deutlicher erhöhen als mit Effizienz.
- Es besteht kein Zusammenhang zwischen Workaholismus und größerem Erfolg.
Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
