Mit diesem kaum bekannten System aus dem Jahr 1202 verbesserst du dein Zeitmanagement

Wie gut bist Du, wenn es darum geht, den Zeitbedarf für Aufgaben realistisch zu schätzen? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du diese Aufwandsschätzung mithilfe der Fibonacci-Zahlenfolge sehr einfach, rasch und realitätsnah machen kannst.

In der Arbeitswelt ist es je länger je wichtiger, produktiv zu sein. Damit Dir das gelingt, musst Du stets den Überblick über Deine Aufgaben und Deine zeitliche Auslastung haben. Je besser Du in der Lage bist, den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben zu schätzen, desto besser weißt Du, ob Du in den nächsten Tagen und Wochen bereits voll ausgelastet bist oder ob Du noch weitere Aufgaben annehmen kannst.

Inhaltsverzeichnis

• im ersten Kapitel lernst Du die Fibonacci-Zahlenfolge kennen
• anschließend erfährst Du, wer Leonardo Fibonacci war
• nach einem ganz kurzen Abstecher zur Aufwandsschätzung in Projekten…
• … kommen wir dann zur Aufwandsschätzung bei einzelnen Aufgaben

Die Fibonacci-Folge

Die Fibonacci-Folge ist eine unendliche Folge natürlicher Zahlen, jede Zahl entsteht aus der Summe der beiden vorhergehenden Zahlen:

Benannt ist diese Fibonacci-Folge nach Leonardo da Pisa, der später bekannt wurde als Leonardo Fibonacci. Im Jahr 1202 beschrieb er mit dieser Zahlen-Folge im Buch Liber Abaci das Wachstum einer Kaninchenpopulation. Erwähnt wurde diese Zahlen-Folge jedoch schon in der Antike sowohl von den Griechen als auch den Indern. Es handelt sich demnach nicht um eine Erfindung von Leonardo Fibonacci. Einige Bekanntheit erhielt die Fibonacci-Folge im Jahr 2003 nach Veröffentlichung des Romans „Sakrileg“ („The Da Vinci Code“) von Dan Brown.

Weiter unten beschreibe ich Dir, wie mir diese Fibonacci-Zahlenfolge hilft, die Dauer von Aufgaben genauer einzuschätzen. Zuvor aber noch ganz kurz ein wenig Biografie.

Leonardo da Pisa (Fibonacci)

Der Mathematiker und Rechenmeister Leonardo da Pisa lebte ungefähr von 1170 bis 1250 (ganz genau weiß man es nicht). Sein Vater, Guglielmo Bonaccio, war als Zollbeamter im heutigen Bougie in Algerien tätig. Dort wurde Leonardo Fibonacci von einem maurischen Privatlehrer unterrichtet. Von ihm erlernte er das arabische Zahlensystem und die Grundlagen des kaufmännischen Rechnens.

Der italienischen Tradition folgend setzte Leonardo hinter seinen Vornamen den Namen seiner Heimatstadt Pisa (genau so, wie zum Beispiel auch Leonardo da Vinci). Später fügte er der arabischen Tradition folgend das Wort „Sohn“ und den Namen des Vaters (Bonaccio) an, wo aus „Figlio di Bonacci“ später verkürzt Fibonacci wurde.

Fibonacci bereiste als Handelsbeauftragter unter anderem Ägypten, Syrien, Griechenland und Sizilien. Diese Gelegenheit nutzte er, um sich mit den wissenschaftlichen Leistungen jener Völker zu befassen und sie sich autodidaktisch anzueignen. Im Jahr 1202 schrieb er schließlich sein Liber Abaci. Mit diesem Buch trug er zur Verbreitung des indisch-arabischen Ziffernsystems bei.

Die Veröffentlichung von Liber Abaci ist auch heute noch von großer Wichtigkeit, da es in der damaligen Zeit zur Verdrängung der römischen Zahlen geführt hat und dem heutigen Zahlensystem sehr ähnlich ist.

Seine Bekanntheit erlangte Fibonacci jedoch hauptsächlich durch die Fibonacci-Folge, die der französische Mathematiker und Historiker Édouard Lucas (1842-1891) später nach ihm benannte.

Aufwandsschätzung für Projekte

In meiner Funktion als Projektleiter war es immer von großer Wichtigkeit, den Zeitbedarf für die verschiedenen Projekte möglichst genau zu schätzen. Nur so war ich in der Lage, zu erkennen, ob die zur Verfügung stehenden Ressourcen ausreichen, um alles termingerecht zu erledigen.

Es gibt verschiedene Methoden, um den Zeitaufwand für Projekte zu schätzen:

• Analogiemethode
• Parametrisierte Schätzung
• Drei-Zeiten-Methode
• Schätzklausur
• Delphi-Methode
• Planning Poker
• und viele mehr

Das sind alles tolle und sinnvolle Methoden zur Aufwandsschätzung in Projekten. Was aber, wenn ich den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben, die nicht Teil eines Projekts sind, schätzen möchte? Hier eignen sich die oben aufgeführten Methoden nicht, weil sie schlichtweg zu viel Zeit kosten im Vergleich zur Zeit, welche die einzelnen Aufgaben benötigen.

Aufwandsschätzung für Aufgaben mit der Fibonacci-Methode

Während es für große Projekte viele bekannte Methoden zur Aufwandsschätzung gibt, ist es bei einzelnen, kleinen Aufgaben schon schwieriger. Die meisten Menschen schätzen einzelne Aufgaben nach Gefühl. Das ist sicher oft tatsächlich sinnvoll. Trotzdem wäre es natürlich auch hier optimal, wenn Du stets den Überblick darüber hast, ob Du in den nächsten Tagen und Wochen bereits ausgelastet bist oder ob Du noch weitere Aufgaben annehmen kannst. Je genauer Du den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben schätzt, desto besser kannst Du Deinen Mitarbeitenden und Vorgesetzten aufzeigen, wie stark Du ausgelastet bist.

Ich stellte fest, dass ich zwar gut einschätzen kann, ob eine Aufgabe 20 Minuten meiner Zeit beansprucht oder 50 Minuten, jedoch ist es schwieriger einzuschätzen, ob mich eine Aufgabe 1.5 Stunden oder 2 Stunden Arbeit kostet. Bei beiden Beispielen beträgt die Differenz genau gleich viel, nämlich 30 Minuten. Aber prozentual gesehen ist die Differenz kleiner. Daraus lernte ich: Je mehr Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt, desto weniger sollte ich mir den Kopf zermartern, ob ich nun eine halbe Stunde mehr oder weniger benötige.

Hier kommt nun Fibonacci ins Spiel.

Wie die Zeitschätzung mit Fibonacci konkret funktioniert

Heute überlege ich mir nicht mehr lange, ob ich für eine Aufgabe 30 oder 45 Minuten einplanen soll. Stattdessen wähle ich einfach die Fibonacci-Zahl, die sich „am richtigsten anfühlt“. Obwohl ich damit sehr viel schneller bin als früher, ist der kumulierte Zeitaufwand über alle Aufgaben eines Tages gesehen immer erstaunlich nah an der Realität.

Die Fibonacci-Zahlen 1, 2, 3 und 5 benutze ich dabei nicht; Aufgaben, die maximal fünf Minuten benötigen, erledige ich sofort und verschiebe sie nicht auf später. Auch die Zahlen über 233 benutze ich nicht; Aufgaben, die so viel Zeit benötigen, handle ich als Projekte ab (in welchen ich die einzelnen Arbeitspakete und Teilprojekte wiederum mit Fibonacci plane). Übrig bleiben diese möglichen Zeitschätzungen:

Beispiel: Wenn ich einen kurzen Artikel schreiben möchte, überlege ich mir, ob der Aufwand wohl eher bei rund 2.5 Stunden oder rund 4 Stunden liegt. Je nachdem hinterlege ich in meinem Lieblingsproduktivitätstool Marvin 144 oder 233 Minuten.

Seit ich meine Aufgabenplanung auf diese Weise mache, habe ich kein Problem mehr mit überschrittenen Deadlines. Ich weiß lange im Voraus, an welchen Tagen ich noch wie viele freie Minuten für weitere Aufträge habe und kann dies nachvollziehbar nach außen kommunizieren.

Zu Beginn war diese Methode zur Zeitschätzung noch ein wenig ungewohnt. Und vielleicht denkst auch Du jetzt: „Das würde bei mir nie funktionieren!“ Tatsächlich glaube ich, dass diese Methode nicht für jedermann geeignet ist. Gleichzeitig aber bin ich davon überzeugt, dass viele Menschen damit etwas anfangen können und diese Methode ihnen weiterhilft.

Am besten probierst Du es einfach selbst eine Zeit lang aus. So merkst Du am besten, ob und was es Dir bringt.

Die Vorteile der Zeitschätzung mit der Fibonacci-Zahlenfolge

Weshalb solltest Du die Zeit mithilfe der Fibonacci-Zahlenfolge schätzen und nicht einfach nach Gefühl?

Meine Erfahrung zeigt: Oft geht einiges an wertvoller Zeit verloren, wenn ich zu lange überlege, ob ich die Aufgabe zum Beispiel in 15 oder in 25 Minuten erledigen werde. Indem ich nun einfach die Fibonacci-Zahl herauspicke, die sich „am richtigsten anfühlt“, erledige ich meine Zeitschätzung in wenigen Sekunden.

Da mein Tag – nebst einigen Projekten – oft aus vielen kleinen Aufgaben besteht, spare ich damit in der Summe sehr viel Planungsaufwand. Diese eingesparte Zeit kann ich dann produktiver nutzen.

Ich empfehle Dir, eine Zeit lang so zu arbeiten und anschließend ein Fazit zu ziehen. Hilft Dir diese Art von Aufwandsschätzung? Oder macht es alles noch komplizierter (als es sowieso schon ist)?

Ich hoffe, ich konnte Dir ein paar Inputs für einen produktiveren Arbeitstag geben.

Deine Tipps

Wie gehst Du mit Deinem Zeit- und Aufgabenmanagement um? Und welche Tipps kannst Du den Leserinnen und Lesern dieses Artikels weitergeben? Ich freue mich auf einen Kommentar von Dir!