Produktiv mit Outlook: So hast Du die tägliche E-Mail-Flut im Griff

Bist auch Du mit einer täglichen E-Mail-Flut konfrontiert?

Der Stress, der mit dieser E-Mail-Flut verbunden ist, muss nicht sein! Die Anzahl der E-Mails ist nämlich gar nicht das Problem, sondern der Umgang damit. Nicht die vielen E-Mails in Deinem Outlook-Posteingang lösen den Stress aus, sondern die Art und Weise, wie Du Deine E-Mails organisierst, sortierst, bearbeitest und ablegst.

In diesem Artikel zeige ich Dir, auf welche Punkte Du achten musst, damit Du entspannter mit Deinen E-Mails umgehen kannst.

Inhaltsverzeichnis

• Die Problematik der täglichen E-Mail-Flut
• Definiere in Deinem Unternehmen oder Team Regeln zum Umgang mit E-Mails
  • Adressfelder richtig nutzen
  • Feste Begriffe für die Betreffzeile definieren
  • Keine sofortige Antwort verlangen
• Nutzt eine gemeinsame Dateiablage
• Verwende Ordner und Kategorien
• Setze Filterregeln
• Schalte die Benachrichtigungen aus
• Prüfe Deinen Outlook-Posteingang nur zu vordefinierten Zeiten
  • Prüfe die „Yesterbox-Methode“
• Verwende Tastenkombinationen

Die Problematik der täglichen E-Mail-Flut

Viele von uns verbringen einen großen Teil ihres Arbeitslebens vor dem Computer. Da ist ein geordneter Outlook-Posteingang nicht nur eine Frage der Ordnung – es geht darum, produktiv zu sein und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält täglich etwa 121 E-Mails und verschickt 40 Nachrichten, was zu unnötigen Ablenkungen und Konzentrationsschwächen führt. Studien zeigen: Es kann mehr als 23 Minuten dauern, bis Du Dich nach dem Lesen und Beantworten einer E-Mail wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kannst.

E-Mail-Management ist ein Teil Deines Zeitmanagements. Und das will gelernt sein. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du produktiver mit Deinen Mails umgehst. Die Tipps beziehen sich in der Regel auf Outlook von Microsoft, können aber auch bei anderen E-Mail-Diensten angewandt werden.

Zuvor jedoch kurz der Hinweis: Die beste Möglichkeit, dem E-Mail-Stress zu entgehen, besteht darin, E-Mails komplett abzuschaffen. Dieses Unternehmen mit 2’100 Mitarbeitenden zeigt, wie das geht. Sollte das für Dein Unternehmen jedoch keine Option sein, helfen euch sicher die folgenden Tipps.

Definiere in Deinem Unternehmen oder Team Regeln zum Umgang mit E-Mails

Ich arbeitete früher in einem Unternehmen, in welchem es keine Regeln zum Umgang mit E-Mails gab. Die Folge: Jeder machte es so, wie er oder sie es für richtig hielt. Und dies führte zu Frust, unnötigem Zeitverlust und Ineffizienz.

Wenn Du Dich dafür einsetzt, dass in Deinem Unternehmen oder Deinem Team die folgenden Regeln eingehalten werden, arbeitet und kommuniziert ihr deutlich effizienter und spart dabei eine Menge Arbeitszeit ein.

Adressfelder richtig nutzen

In das „An“-Feld gehören nur Personen, die in der entsprechenden Sache etwas erledigen müssen. Alle anderen Personen gehören in das „CC“-Feld. Wenn mehrere Personen etwas erledigen müssen, sollen die Mitarbeitenden innerhalb ihres E-Mail-Textes das @-Zeichen benutzen, um die Aufgaben zu verteilen.

Feste Begriffe für die Betreffzeile definieren

Wer im Outlook-Posteingang die Betreffzeile sieht, sollte sofort wissen, um was es in der E-Mail geht. Insbesondere für Projekte, wiederkehrende Themen und Aufgaben müsst ihr feste Begriffe definieren.

Vor dem eigentlichen Betreff werden Indexbegriffe in Klammern platziert, die eine Handlungsaufforderung enthalten:

• (PRÜFEN)
• (FREIGABE)
• etc.

Das sieht zum Beispiel so aus:

(PRÜFEN) PROJEKT 2021.02A: Entwürfe Kommunikationsstrategie

Keine sofortige Antwort verlangen

Der Empfänger darf 24 Stunden Zeit haben, um auf eine E-Mail zu antworten. E-Mails sind ein asynchrones Kommunikationsmittel; wer es eilig hat, soll zum Telefonhörer greifen.

In einem Unternehmen, in welchem ich früher arbeitete, gab es diese eine Person, die oft sofort nach ihrem E-Mail-Versand anrief: „Hast Du meine E-Mail bekommen? Was meinst Du zu meinem Vorschlag?“ Deshalb: Haltet in euren unternehmens- oder teaminternen Regeln fest, dass nicht hinterhertelefoniert werden soll.

Nutzt eine gemeinsame Dateiablage

Dein Unternehmen kann viele E-Mails vermeiden, wenn ihr eine gemeinsame Dateiablage einrichtet. Um nochmals auf ein Unternehmen zurückzukommen, in welchem ich früher arbeitete: Dort hatte jede Abteilung eine eigene Dateiablage und alle Mitarbeitenden hatten in der Regel nur Zugriff auf die Ordner der eigenen Abteilung. In Zeiten, in denen je länger je öfter abteilungsübergreifend zusammengearbeitet wird, ist das natürlich suboptimal. So kam es, dass die Mitarbeitenden abteilungsübergreifend sehr viele Dateien per E-Mail hin- und herschickten.

Besser ist ein Dateiablagesystem, in welchem die Zugriffsrechte relativ einfach gegeben werden können, sodass zum Beispiel alle am Projekt beteiligten Personen jederzeit Zugriff auf die entsprechenden Dateien haben, unabhängig davon, ob die Abteilung Marketing, Produktion oder Verkauf die Datei erstellte. SharePoint ist eine Möglichkeit, es gibt aber auch zahlreiche Alternativen dazu.

Mit einem solchen Dateiablagesystem müssen keine Dateien mehr verschickt werden, sondern es reicht, den Link zur entsprechenden Datei zu verschicken. Auf diese Weise ist auch gleich sichergestellt, dass alle jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version einer Datei haben. Dies war in meinem früheren Unternehmen teilweise nicht der Fall und führte dazu, dass Mitarbeitende mit unterschiedlichen Versionen einer Datei in die Sitzungen kamen.

Verwende Ordner und Kategorien

In Outlook kannst Du Ordner erstellen und die Mails mit Kategorien kennzeichnen. Dadurch machst Du die ganze Sache schon mal deutlich übersichtlicher und Du findest schneller, was Du suchst.

Je nach Branche eignen sich dabei unterschiedliche Ordnerstrukturen. Du kannst Deine E-Mails zum Beispiel so einsortieren:

• nach Projekten, Kunden oder Aufträgen
• nach Produkten oder Dienstleistungen

Wichtig: Mische nicht mehrere Prinzipien, da sonst ein und dieselbe E-Mail in mehrere Ordner passen könnte! Spiele Deine häufigsten E-Mail-Nachrichten gedanklich durch und überlege Dir, welches Ordnungsprinzip am ehesten geeignet ist und ob dieses System alle Anwendungsfälle abdeckt. Damit Dein System einfach und übersichtlich bleibt, beschränke Dich auf maximal zwölf Ordner pro Ebene.

Während Du die E-Mails nach Themen sortiert in Ordner ablegst, kannst Du mit den Kategorien definieren, was Du mit den E-Mails noch vorhast (weiterbearbeiten, beantworten, auf Antwort warten, etc.).

Setze Filterregeln

Filter sind von Dir definierte Regeln, mit denen Du Deine E-Mails automatisch sortieren kannst, sobald sie in Deinem Outlook-Posteingang landen. Du kannst Filter nach der Absenderadresse, dem E-Mail-Betreff oder anderen Kriterien erstellen. So erstellst Du Regeln in Outlook.

Ich empfehle Dir unter anderem, Regeln für Mails zu setzen, in welchen Du nur im „CC“-Feld stehst. Diese Mails haben keine Top-Priorität. Vielleicht ist es sinnvoll, einen Filter für die E-Mails Deiner Vorgesetzten zu setzen, sodass diese Nachrichten automatisch als wichtig gekennzeichnet werden.

Schalte die Benachrichtigungen aus

Du kannst noch so sehr in eine Aufgabe vertieft sein: Sobald die Benachrichtigung aufploppt, dass Du eine neue E-Mail erhalten hast, ist die Konzentration dahin. Ganz unabhängig davon, ob Du nun direkt in Deinen Outlook-Posteingang wechselst oder an der ursprünglichen Aufgabe weiterarbeitest und Dir nur Gedanken zum Inhalt der E-Mail machst – Deine Konzentration leidet.

Schalte deshalb sämtliche Benachrichtigungen dieser Art aus!

Prüfe Deinen Outlook-Posteingang nur zu vordefinierten Zeiten

Viele Menschen haben das Gefühl, immer sofort auf E-Mails reagieren zu müssen. Das ist aber ein Trugschluss! Wenn es eine Person eilig hat, ruft sie Dich an; wenn sie Dir eine E-Mail schreibt, erwartet sie nicht eine Antwort innerhalb der nächsten Minuten.

Reserviere Dir stattdessen zwei bis drei Zeitfenster während des Tages, in denen Du Deine E-Mails durcharbeitest. Wie lang diese Zeitfenster sind, hängt davon ab, wie viele E-Mails Du normalerweise erhältst.

Überlege Dir nun bei jeder Nachricht, wie lange Du für die Antwort benötigst. Alles, was weniger als fünf Minuten beansprucht, erledigst Du sofort. Benötigst Du länger, weil Du zum Beispiel zuerst noch weitere Informationen sammeln oder Dokumente zusammenstellen musst, trägst Du dies in Deine Aufgabenliste ein. Noch einfacher geht dies, falls Du Outlook nicht nur für Deine Nachrichten, sondern auch für die Aufgaben verwendest; dann kannst Du aus jeder E-Mail direkt eine Aufgabe erstellen.

Durch diese Zeitfenster strukturierst Du Deinen Tag optimaler und kannst konzentrierter an Deinen wichtigen Aufgaben und Projekten arbeiten.

Prüfe die „Yesterbox-Methode“

Tony Hsieh war ein amerikanischer Internet-Unternehmer und Investor. Er nutzte eine spezielle Methode im Umgang mit E-Mails, die er als „Yesterbox-Methode“ bezeichnete.

Der Grundgedanke dahinter: Wenn Du stets die E-Mails des Vortages bearbeitest, weißt Du jeden Tag genau, wie viel Zeit Du für die E-Mail-Bearbeitung benötigst. Und so kannst Du Deinen Tag besser planen. Im Prinzip gehst Du dann mit Deinen E-Mails genau so um, wie auch mit der Briefpost: Die kommt einmal am Tag und ist irgendwann abgearbeitet. Warum also soll es mit der elektronischen Post anders sein?

In Outlook kannst Du das ganz simpel umsetzen: Klappe den „Heute“-Abschnitt zu und öffne nur den Abschnitt „Gestern“.

Mir ist klar, dass diese Methode nur für einen Teil der Mitarbeitenden tatsächlich umsetzbar ist. Entscheide deshalb selbst, ob dies in Deinem Unternehmen möglich ist oder nicht.

Das Gelingen dieser Methode setzt natürlich voraus, dass Deine Kommunikationspartner wissen, dass Du Deine E-Mails erst am Folgetag beantwortest. Ansonsten erhältst Du vielleicht Nachrichten mit der Frage, ob Du heute Zeit für einen Lunch hast oder Ähnliches; wenn Du diese Nachrichten erst am nächsten Tag siehst, ist es bereits zu spät, um zu antworten.

Verwende Tastenkombinationen

In allen meinen Programmen nutze ich – sofern möglich – Tastenkombinationen. Diese gibt es auch in Outlook. Das Arbeiten mit Tastenkombinationen geht deutlich schneller als das Arbeiten mit der Maus oder dem Trackpad.

Alle Outlook-Tastenkombinationen für Windows, macOS, iOS und Web findest Du hier.

Die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook auf einem PC: