So einfach schützt Dich ein Contingency-Plan vor Katastrophen

Die Welt ist nicht so sicher, wie sie uns oft erscheint.

Jederzeit kann ein Ereignis eintreten, welches Dein Unternehmen bedroht. Das kann ein großes Wetterereignis sein, ein Hacker-Angriff oder eine Pandemie. Bist Du gegen solche Eventualitäten gewappnet?

In diesem Artikel lernst Du, wie Du einen Contingency-Plan erstellst und dadurch besser vorbereitet bist.

Auf das darfst Du Dich in diesem Artikel freuen

• Was ist ein Contingency-Plan?
  • Contingency-Pläne bei Großunternehmen und Regierungen
• Projektmanagement und Contingency-Plan
• Wie erstelle ich einen Contingency-Plan?
  • Schritt 1: Analyse
  • Schritt 2: Schlüsselrisiken bestimmen
  • Schritt 3: Die Inhalte des Contingency-Plans
  • Schritt 4: Contingency-Plan teilen
  • Schritt 5: Contingency-Plan aktuell halten
• Beispiele für einen Contingency-Plan
  • Hersteller von Tiefkühlprodukten
  • Pandemie
  • Schleifmaschine
  • Verlust von Mitarbeitenden
• Versicherungen und Contingency-Pläne
• Fazit

Was ist ein Contingency-Plan?

Wenn die Dinge rund laufen, vergisst man oft, für schlechte Zeiten zu planen. Doch sobald eine Katastrophe eintritt, ist es zu spät, um noch große Pläne zu machen und Du kannst innerhalb kurzer Zeit viel (oder sogar alles) verlieren.

Dein größter Kunde könnte sich für Deinen Konkurrenten entscheiden oder Dein IT-System könnte plötzlich abstürzen, sodass Du alle Daten verlierst. Es gibt viele Möglichkeiten für Katastrophen, die zwar selten eintreten, aber gravierende Auswirkungen wie die folgenden haben:

• Verlorene oder verzögerte Einnahmen
• Erhöhte Kosten, z. B. für Überstunden oder Outsourcing
• Behördliche Geldbußen
• Vertragsstrafen oder Verlust von vertraglichen Boni
• Unzufriedenheit oder Abwanderung von Kunden und/oder Mitarbeitenden
• Verzögerung von neuen Geschäftsvorhaben

Hier kommen Contingency-Pläne ins Spiel. Dieser englische Begriff wird von manchen deutschen Unternehmen auch Continuity-Plan, Notfallplan, Notfallkonzept oder Eventualplan genannt.

Der Zweck eines Contingency-Plans ist die Aufrechterhaltung des Daily Business während und nach einem unglücklichen Ereignis. Ein Contingency-Plan kann Unternehmen dabei helfen, sich von Katastrophen zu erholen, Risiken zu bewältigen und negative Publicity zu vermeiden.

Durch die Erstellung eines Contingency-Plans kann Dein Unternehmen rascher auf unerwartete Ereignisse reagieren. Denn je schneller Dein Unternehmen den Betrieb wieder aufnehmen kann, desto geringer sind die Auswirkungen auf Gewinn und Einnahmen.

Ein einfaches Beispiel für einen Contingency-Plan ist die Sicherung aller Website-Daten für den Fall, dass Deine Website gehackt wird. In diesem Fall kannst Du die Daten relativ einfach wiederherstellen, nachdem Du den Zugang wiederhergestellt und die Passwörter geändert hast. Wenn Du nicht vorbereitet bist, musst Du möglicherweise Deine gesamte Website von Grund auf neu erstellen. Das ist ein erheblicher Aufwand und kann mehrere Tage Ausfallzeit bedeuten.

Welche Folgen ein Ereignis haben kann, welches zwar selten eintritt, aber gravierende Auswirkungen hat, musste der Meta-Konzern (Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.) im Oktober 2021 feststellen. Während rund sechs Stunden funktionierte keiner der zu Meta gehörenden Social Media-Dienste mehr. Laut einer Hochrechnung von NetBlocks, eine Organisation, welche im Bereich der Internetsicherheit tätig ist, hat der Meta-Konzern infolge dieses Ausfalls etwa 160 Millionen US-Dollar an Umsatz verloren. Nicht zu beziffern ist der vermutlich ebenfalls enorm hohe Reputationsschaden durch verärgerte Nutzer und Werbekunden.

Auch wenn Du in einem kleinen Unternehmen ohne digitale Schnittstelle arbeitest, gibt es viele Dinge, die schiefgehen können: Ein Großteil Deiner Belegschaft könnte am selben Tag krank werden, Dein Lieferant könnte eine verspätete Lieferung haben oder, noch schlimmer, in Konkurs gehen.

Mit der richtigen Vorbereitung kannst Du Dich für solche Zwischenfälle wappnen.

Einen Contingency-Plan kannst Du auf jeder Unternehmensstufe erstellen. Es kann einen Plan für das gesamte Unternehmen geben, einen für Deine Abteilung oder auch einen nur für Dein Team. Und selbst wenn das Management Deines Unternehmens momentan keinen Contingency-Plan erstellen kann oder will (was äußerst unverantwortlich wäre), rate ich Dir, zumindest einen für Dein Team zu erstellen.

Du kannst einen Contingency-Plan sogar für Dein Privatleben erstellen. Denn auch hier gibt es Gefahren, auf die es sich lohnt, vorbereitet zu sein:

• In Deine Wohnung wird eingebrochen
• In Deinem Wohnquartier brennt es
• Das Trinkwasser in Deinem Dorf ist verseucht
• Du bist wegen eines Unwetters von der Außenwelt abgeschnitten
• Das Strom- und Telefonnetz funktioniert nicht mehr

Wie Du mit solchen Situationen umgehst, beschrieb ich im Artikel zum Thema Mental Health in Krisenzeiten.

Contingency-Pläne bei Großunternehmen und Regierungen

Große Unternehmen und Regierungen erstellen häufig Contingency-Pläne. Wenn die gesamte Geschäftsleitung eines Unternehmens oder alle hohen Regierungsmitglieder gemeinsam in einem Flugzeug unterwegs sind, das abstürzt, könnte das Unternehmen durch einen solchen Verlust schwer beeinträchtigt oder ruiniert werden.

Ein Contingency-Plan kann Maßnahmen zur Abmilderung der möglichen Auswirkungen einer solchen Katastrophe enthalten, z. B. die Aufforderung an die Mitarbeitenden, getrennt zu reisen, oder die Begrenzung der Anzahl der Mitarbeitenden in einem Flugzeug. In einem Unternehmen, in welchem ich früher mal arbeitete, war genau dies der Fall: Dort musste immer mindestens ein Geschäftsleitungsmitglied einen anderen Flug nehmen.

Während des Kalten Krieges erstellten viele Regierungen Contingency-Pläne, um sich und ihre Bürger vor einem Atomangriff zu schützen. Beispiele für Notfallpläne, die die Bürger darüber informieren sollten, wie sie einen Atomangriff überleben können, sind die Broschüren Survival Under Atomic Attack, Protect and Survive und Fallout Protection, welche die britische und amerikanische Regierung herausgab.

Ein aktuelleres Beispiel: Im März 2022 aktivierte Deutschland den Notfallplan Gas als Reaktion auf den Krieg in der Ukraine.

Zudem gibt es Contingency-Pläne für den Fall von Terroranschlägen oder anderen Katastrophen wie Brände, Überschwemmungen, Stromausfälle oder Pandemien.

Bei der Notfallplanung geht es nicht nur um große Krisen und Naturkatastrophen. Sie kann Sie auch auf alltäglichere Probleme vorbereiten, z. B. auf den Verlust von Daten, Mitarbeitenden, Kunden oder Geschäftsbeziehungen. Deshalb ist es wichtig, die Notfallplanung zu einem festen Bestandteil Deiner Arbeitsweise zu machen.

Projektmanagement und Contingency-Plan

Im Projektmanagement ist die Notfallplanung oft Bestandteil des Risikomanagements. Jeder Projektleiter weiß, dass ein Projektplan nur eine Skizze ist. Oft führen unerwartete Ereignisse dazu, dass ein Projekt angepasst werden muss. Je besser ein Manager sich auf diese Risiken vorbereiten kann, desto erfolgreicher wird sein Projekt sein.

Die Erstellung eines Contingency-Plans im Projektmanagement kann so einfach sein wie die Frage: „Was wäre, wenn …?“, und dann die Schritte Deines Plans zu skizzieren, während Du diese Frage beantwortest.

Wie erstelle ich einen Contingency-Plan?

Wenn Dein Plan auf jede der drei folgenden Fragen eingeht, kannst Du sicherstellen, dass Du nichts übersiehst:

• Was könnte passieren?
• Wie werden wir darauf reagieren?
• Was können wir im Voraus tun, um uns darauf vorzubereiten?

Schritt 1: Analyse

Der erste Schritt besteht darin, Deine kritischen Prozesse und Ressourcen zu ermitteln, ohne die Dein Unternehmen nicht funktionieren kann – z. B. Deine Lieferkette oder Deine Kommunikationsverbindungen.

Liste alle Prozesse und Ressourcen auf und ordne diese nach Prioritäten.

Ressourcen können sein:

• Mitarbeitende
• Büroräume, Einrichtung und Ausstattung
• Technologie (Computer, Peripheriegeräte, Kommunikationsausrüstung, Software und Daten)
• Wichtige Unterlagen (elektronisch und in Papierform)
• Produktionsanlagen, Maschinen und Ausrüstung
• Inventar, einschließlich Rohstoffen, Fertigerzeugnissen und in Produktion befindlichen Waren.
• Versorgungseinrichtungen (Strom, Erdgas, Wasser, Kommunikation)
• Dienstleistungen von Dritten

Ermittle dann die Bedrohungen, welche diese Prozesse und Ressourcen beeinträchtigen könnten. Dazu gehören unter anderem der Verlust von wichtigen Mitarbeitenden, technisches Versagen oder eine Änderung der Regierungspolitik.

Hole Dir an dieser Stelle auch Inputs aus anderen Abteilungen. So stellst Du sicher, dass Du keine Aspekte vergisst oder übersiehst.

Schritt 2: Schlüsselrisiken bestimmen

Wahrscheinlich wirst Du am Ende eine lange Liste potenzieller Bedrohungen vor Dir haben. Es kann unrealistisch sein, einen Contingency-Plan für alle diese Bedrohungen zu erstellen, daher musst Du Prioritäten setzen.

Platziere nun alle möglichen Szenarien innerhalb dieses Rasters:

QUADRAT A

Hohe Auswirkungen mit hoher Wahrscheinlichkeit

Mittlere Auswirkungen mit hoher Wahrscheinlichkeit

Für diese Risiken musst Du zwingend Contingency-Pläne erstellen. Nur so kannst Du sicherstellen, dass Du sofort nach Eintritt des Ereignisses weißt, was zu tun ist und den Geschäftsbetrieb in absehbarer Zeit wieder aufnehmen kannst.

QUADRAT B

Hohe Auswirkungen mit mittlerer Wahrscheinlichkeit

Auch für diese Risiken solltest Du Contingency-Pläne erstellen. Zwar ist das tatsächliche Eintreten dieser Risiken weniger wahrscheinlich als bei Quadrat A, trotzdem drohen hier schwerwiegende Folgen für Dein Unternehmen. Mit einer proaktiven Planung kannst Du schneller auf solche Ereignisse reagieren.

QUADRAT C

Hohe Auswirkungen mit niedriger Wahrscheinlichkeit

Auch für diese Risiken solltest Du Contingency-Pläne erstellen. Der Unterschied zu den Quadraten A und B liegt hier darin, dass Du den Verteilerkreis kleiner hältst und nur die direkt Betroffenen einbeziehst. Dies aus dem Grund, da es viele C-Risiken gibt und Du den Aufwand für das Managen und Kommunizieren dieser Risiken eingrenzen solltest.

QUADRAT D

Mittlere Auswirkungen mit mittlerer Wahrscheinlichkeit

Niedrige Auswirkungen mit hoher Wahrscheinlichkeit

Überlege Dir, ob Du für diese Risiken ebenfalls Contingency-Pläne erstellen möchtest. Halte dabei den Verteilerkreis aber klein und investiere nicht übermäßig viel Zeit (beachte das Pareto-Prinzip).

QUADRAT E

Mittlere Auswirkungen bei niedriger Wahrscheinlichkeit

Niedrige Auswirkungen bei mittlerer Wahrscheinlichkeit

Niedrige Auswirkungen bei niedriger Wahrscheinlichkeit

Für diese Risiken musst Du keine Contingency-Pläne erstellen, da der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen gering ist. Sollten diese Ereignisse eintreten, halten sich die Auswirkungen für Dein Unternehmen in Grenzen. Behalte die Risiken aber auf dem Radar für den Fall, dass sich der Schweregrad der Auswirkungen oder die Wahrscheinlichkeit erhöht.

Achte darauf, im gesamten Raster eine breite Palette von Szenarien einzubeziehen – zum Beispiel Cyberangriffe, längere Abwesenheit von Mitarbeitenden, IT-Störungen, Ausfall von Lieferanten, schwerwiegende Stromausfälle oder bauliche Probleme in Deinen Geschäftsräumen.

Auslöser („Trigger“)

Im nächsten Schritt legst Du exakt fest, durch welchen Auslöser der entsprechende Contingency-Plan ausgelöst wird.

Nehmen wir als Beispiel den Ausfall eines Lieferanten. Wenn der Blumenladen Konkurs anmeldet, welcher Dir einmal wöchentlich frische Blumen für den Empfangsbereich bringt, ist das noch keine geschäftsbedrohende Katastrophe. Wenn Du aber ein Busunternehmen bist und der Lieferant der bereits bestellten Fahrzeuge Konkurs geht, schaut es schon ganz anders aus. Hier musst Du den entsprechenden Contingency-Plan in Kraft setzen.

Lege zudem auch den Zeitpunkt exakt fest, der Dich veranlassen wird, Deinen Contingency-Plan in die Tat umzusetzen. Wenn Du einen Contingency-Plan für starken Schneefall hast, löst Du diesen bereits durch die Unwetterwarnung oder erst durch den tatsächlichen Schneefall aus?

Ein Ereignis kann auch mehrere Auslöser haben, von denen jeder einen anderen Teil Ihres Plans in Gang setzt.

Schritt 3: Die Inhalte des Contingency-Plans

Wer ist zu informieren?

Bestimme die Personen, die Du informieren musst. Dazu können Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden und gegebenenfalls die breite Öffentlichkeit gehören.

Vergewissere Dich zudem, dass Du Dir Deiner gesetzlichen Verpflichtungen bewusst bist und entsprechende Vorfälle den zuständigen Behörden meldest.

Wer ist für was zuständig?

Lege fest, wer für die einzelnen Elemente des Plans verantwortlich ist und wer in den einzelnen Phasen die Verantwortung trägt.

Wie bringen wir den Betrieb wieder zum Laufen?

Dein Ziel muss es sein, dass Dein Unternehmen raschestmöglich wieder arbeiten kann. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Du bereits im Contingency-Plan definieren solltest:

• Verlagerung der Produktion an einen anderen Standort des Unternehmens
• Erhöhung der Produktionsleistung in den verbleibenden Standorten
• Umstellung der Produktion auf andere Produkte
• Priorisierung der Produktion nach Gewinnspanne oder Kundenbeziehung
• Aufrechterhaltung eines höheren Rohmaterial- oder Fertigwarenbestands
• Begrenzung von Aufträgen (z. B. maximale Auftragsgröße oder Stückzahl)
• Verträge mit Dritten abschließen

Es gibt viele Faktoren, die bei Strategien zur Wiederherstellung der Produktion zu berücksichtigen sind:

• Wie rasch kann ein alternativer Standort die Produktion hochfahren?
• Wie viel Zeit wird es dauern, die Produktion auf andere Produkte umzustellen?
• Wie viel wird es kosten, die Produktion auf andere Produkte umzustellen?
• Wie hoch sind die Einnahmeverluste, die durch die Verlagerung der Produktion entstehen?
• Gibt es Vorschriften, die die Verlagerung der Produktion einschränken?
• Welche Qualitätsprobleme könnten auftreten, wenn Du die Produktion verlagerst oder auslagerst?

Zusammenarbeit mit externen Contingency-Dienstleistern

Es gibt zahlreiche Anbieter, die Strategien zur Geschäftskontinuität und zur Wiederherstellung der Kommunikations- und Informationstechnologie unterstützen. Externe Anbieter können komplett ausgestattete Büroräumlichkeiten zur Verfügung stellen, die Dein Unternehmen sofort nutzen kann. Andere Optionen umfassen die Bereitstellung von mobilen Bürocontainern, Ersatzmaschinen und anderen Geräten.

Schritt 4: Contingency-Plan teilen

Nimm Dir genügend Zeit, um den Entwurf Deines Contingency-Plans mit anderen Mitarbeitenden zu besprechen. So können Dir andere Abteilungen Feedback geben und den Plan optimieren. Je robuster Dein Contingency-Plan ist, desto besser.

Auch Notfallübungen und Trainings helfen Dir, zu überprüfen, ob Dein Contingency-Plan funktioniert.

Wenn Du den Contingency-Plan finalisiert hast und er genehmigt wurde, musst Du als Nächstes sicherstellen, dass alle Betroffenen im Unternehmen die entsprechenden Informationen haben. Ein Contingency-Plan, wie gründlich er auch sein mag, ist nicht wirksam, wenn er nicht verteilt wurde.

Schritt 5: Contingency-Plan aktuell halten

Ein Contingency-Plan ist nicht in Stein gemeißelt. Du musst ihn immer wieder überprüfen, überarbeiten und pflegen, um Veränderungen im Unternehmen zu berücksichtigen. Nur so bleibt er nützlich und glaubwürdig.

Wenn neue Mitarbeitende, Technologien und Ressourcen ins Spiel kommen, musst Du den Contingency-Plan aktualisieren.

Beispiele für einen Contingency-Plan

Damit Du ein besseres Bild davon hast, was ein Contingency-Plan enthalten kann, hier ein paar Beispiele.

Beispiel: Hersteller von Tiefkühlprodukten

Tom ist Eigentümer der Schnell & Lecker AG, einem Hersteller von Tiefkühlfertiggerichten. Das Unternehmen erwirtschaftet 60 % seines Umsatzes mit dem Verkauf von Tiefkühlpizza, die es ausschließlich an einem zentralen Standort herstellt.

Tom macht sich Sorgen, dass sein Geschäft stark beeinträchtigt werden könnte, wenn in der Pizzaproduktionsanlage eine Katastrophe eintritt und er gezwungen ist, sie zu schließen. Er geht davon aus, dass die größten Risiken Feuer, Sturm, Anlagenausfall und ein längerer Stromausfall sind, die alle eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit haben.

Er entwirft deshalb einen detaillierten Contingency-Plan. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Beispiel: Pandemie

Ein Contingency-Plan für eine Pandemie würde unter anderem die Entwicklung einer Strategie für das Homeoffice beinhalten, um Ansteckungen zu reduzieren und den Mitarbeitenden einen sicheren Zugang zu ihrer Arbeit zu ermöglichen. Infolgedessen müsste Dein Unternehmen in Technologie investieren, z. B. in die Bereitstellung von Laptops und Videokonferenzlösungen für Mitarbeitende, die Einrichtung von Cloud-basierten Datenspeichern und die Erleichterung des Zugangs zu unternehmensweiter Kommunikation wie E-Mail und andere Tools.

Beispiel: Schleifmaschine

Nehmen wir an, Dein Unternehmen ist in hohem Maße von einer Schleifmaschine abhängig. Wenn die Maschine aufgrund einer physischen Beschädigung oder einer Fehlfunktion unbrauchbar würde, müsste Dein Unternehmen möglicherweise vorübergehend schließen.

Du erstellst einen Contingency-Plan, in dem Du die Schritte festlegst, die Du unternehmen wirst, wenn Deine Maschine ausfällt. Dein Plan könnte die Kontaktdaten von zwei Unternehmen enthalten, die ähnliche Maschinen wie Deine vermieten.

Beispiel: Verlust von Mitarbeitenden

Nehmen wir an, Dein Unternehmen beschäftigt eine hoch qualifizierte Verkäuferin namens Susanne, die 50 % des Umsatzes der Firma erwirtschaftet.

Wenn Susanne Dein Unternehmen verlässt oder für einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig ist, würden Deine Umsätze einbrechen. Du kennst einen pensionierten Top-Verkäufer, der vorübergehend für Susanne einspringen könnte. Deshalb regelst Du mit ihm vertraglich, mit welcher Vorlaufzeit er aufgeboten werden kann und was im Falle eines Falles seine Aufgaben sind.

Versicherungen und Contingency-Pläne

Auch Versicherungen spielen eine Rolle, wenn es um Deinen Contingency-Plan geht.

Vielleicht dachtest Du beim Lesen dieses Artikels: „Ich habe eine gute Versicherung und benötige deshalb keinen Contingency-Plan. Wenn etwas geschieht, bezahlt mir die Versicherung den ganzen Schaden.“

Dieser Eindruck täuscht.

Versicherungsgesellschaften können die Deckung einschränken oder Ausschlüsse für höhere Gewalt vorsehen, d. h. für ein exogenes Ereignis, welches unter „höhere Gewalt“ fällt, wie z. B. eine Überschwemmung oder ein Erdbeben. Außerdem kann eine Versicherung nicht die Kunden ersetzen, die aufgrund eines Ereignisses an Deine Konkurrenten verloren gehen.

Daher müssen Unternehmen Contingency-Pläne aufstellen, um die entgangenen Einnahmen und die erhöhten Kosten zu minimieren, die bei einer Unterbrechung des Geschäftsbetriebs anfallen.

Fazit

Du hast gesehen: Contingency-Pläne sind ein wichtiges Thema, das Du nicht auf die lange Bank hinausschieben solltest. Denn wenn das unglückliche Ereignis erst mal eintritt, ist es zu spät, sich darüber Gedanken zu machen, wie man damit umgehen soll.

Mit den Tipps aus diesem Artikel hast Du eine gute Grundlage für die Erstellung Deiner Contingency-Pläne. Mit zusätzlichen Inputs aus anderen Abteilungen Deines Unternehmens kannst Du auf diesen Grundlagen aufbauen und Deinen Plan optimieren.

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