Hast Du schon mal vom Begriff Effizienz gehört? Und wie schaut es mit Effektivität aus? „Na klar!“, sagst Du jetzt vermutlich. Nun gut, dann erklär mir mal den Unterschied. Jetzt wird es schon schwieriger, oder?
Ganz egal, ob Du den Unterschied bereits kennst oder ihn erst in diesem Artikel kennenlernst: Ich wette mit Dir, Du nimmst aus diesem Text einige Dinge mit, die Dir im Arbeitsalltag helfen, produktiver zu sein. Falls ich diese Wette verliere, darfst Du Dich gerne bei mir melden und ich lade Dich auf einen Kaffee (oder ein kühles Bier) ein. 😉
Inhaltsverzeichnis
- Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz
- Beispiele
- Effektivität vor Effizienz
- Einfache Tipps für mehr Effizienz
- Fazit
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz
Die Begriffe Effektivität und Effizienz werden häufig synonym verwendet, obwohl sie ganz unterschiedliche Bedeutungen haben:
- Effektivität = die richtigen Dinge tun (oder: was Du tust)
- Hier geht es darum, diejenigen Dinge zu tun, die Dich einem Ziel näher bringen. Effektives Arbeiten bedeutet, nur diejenigen Maßnahmen zu ergreifen, die Dich auch wirklich weiter bringen.
- Effektiv arbeitest Du, wenn Du etwas machst, das zum gewünschten Ergebnis führt.
- Effizienz = die Dinge richtig tun (oder: wie Du es tust)
- Hier geht es darum, Deine Arbeit so zu optimieren, dass Du möglichst schnell, mit wenig Ressourcen und mit wenig Aufwand vorwärtskommst.
- Effizient arbeitest Du, wenn Du das, was Du machst, mit sehr wenig Ressourcen (Zeit, Geld, Aufwand, etc.) erledigst.
Bei der Effektivität und Effizienz geht es nicht um ein Entweder-oder. Beides ist nötig, um ein gutes Resultat zu erzielen. Ganz entscheidend ist dabei aber die Reihenfolge: Effektivität muss immer vor Effizienz kommen! Wenn wir die falschen Maßnahmen effizient umsetzen, sind wir schlussendlich genau gleich weit wie vorhin. Wenn mein Ziel darin besteht, die Zugspitze zu besteigen, ich jedoch in Rekordzeit auf das Matterhorn klettere, habe ich mein Ziel trotz dieser sportlichen Leistung nicht erreicht. Ich habe nur (Zeit-)Ressourcen verschwendet.
Ein anderes Beispiel: Vor Dir brennt die Küche. Links neben Dir steht ein Eimer voll Wasser, rechts von Dir eine Flasche Champagner. Das Feuer kannst Du problemlos mit beiden Flüssigkeiten löschen; beide Varianten wären effektiv (= das Ziel wird erreicht). Das Feuer mit Wasser zu löschen, ist aber deutlich effizienter (= die Kosten sind tiefer). Stünde Dir jedoch nur der Champagner zur Verfügung, schaut es natürlich wieder anders aus.
Du kennst sicherlich das Sprichwort „Mit Kanonen auf Spatzen schießen“. Dieses thematisiert genau diesen Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz: Sofern die Spatzen getroffen werden, ist das angestrebte Ziel zwar erreicht (Spatzen sind tot = Effektivität); ein handlicheres Jagdinstrument (etwa eine Schrotflinte) hätte diese Zielerreichung aber weit einfacher und günstiger (und damit effizienter) ermöglicht.
In den nächsten Abschnitten gebe ich Dir ein paar Beispiele für Effektivität und Effizienz.
Beispiel: Das elektronische Flugticket
Nehmen wir den Fall von David Neeleman, dem Gründer der Fluglinie JetBlue. Neeleman erfand das elektronische Ticket, eine der wichtigsten Innovationen im Luftfahrtgeschäft der letzten zwanzig Jahre. „Ich hatte nicht vor, das zu erfinden“, sagte er mal in einem Interview. „Ich habe die Idee einfach eines Tages erkannt. Sie schien plötzlich so naheliegend. Ich verstand nicht, warum nicht schon jemand anderes darauf gekommen war. Aber tatsächlich lachten mich alle anderen in der Branche aus und sagten: ‚Niemand wird ohne Papierticket zum Flughafen gehen.‘ Aber genau das tun wir jetzt alle. Es hat der Branche viele Millionen und den Kunden jede Menge Ärger und verpasste Flüge erspart.“
Als ihm das elektronische Ticket einfiel, war sein Kopf in einem Zustand der Aufgeschlossenheit: Er dachte über Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung nach, wie es die meisten Führungskräfte tun. Aber anstatt eine Idee krampfhaft zu suchen – zum Beispiel, indem er sich auf seine eigenen Erfahrungen verließ oder alles las, was er über Effizienzverbesserung finden konnte – versetzte er sich in einen Zustand flexibler Fokussiertheit, ließ sein Unterbewusstsein für sich arbeiten und die Idee erschien wie aus dem Nichts. (Quelle)
Beispiel: Mobilität
Ich komme aus der Mobilitätsbranche und arbeitete viele Jahre im öffentlichen Personenverkehr. Auch bei der Mobilität gibt es – je nach Distanz – effizientere und weniger effizientere Möglichkeiten, um Distanzen zu überwinden.
Auf der Grundlage der Energieeffizienz sollten Flugzeuge für Reisen verwendet werden, die von Kontinent zu Kontinent führen, Züge für Reisen zwischen Städten und Ländern, Busse, Straßenbahnen und U-Bahnen für Reisen innerhalb von Dörfern und Städten, Fahrräder für Reisen über einige Kilometer, und Gehen für Reisen bis zu zwei Kilometern.
Falls Du Dich wunderst, warum das Auto hier nicht erwähnt wird: Die Verwendung des Flächen-intensivsten, teuersten und am wenigsten effizienten Verkehrsmittels für die Personenbeförderung (= Auto) in Städten ist ein perfektes Beispiel für eine ineffiziente und damit unangemessene Technologie. Das Verkehrsmittel, das die wenigsten Menschen zu den höchsten Kosten bewegt, sollte nicht das primäre Verkehrsmittel in einer Stadt sein.
Die Möglichkeit, sich kostengünstig, effizient und schnell in der Stadt zu bewegen, macht Städte produktiver und zu besseren Orten zum Leben und hat zahlreiche Auswirkungen auf die öffentliche Gesundheit, die Umwelt, die Gesellschaft und die Wirtschaft.
Beispiel: Führungskräfte
Vor vielen Jahren folgte der Managementforscher John Kotter einer Reihe von Führungskräften mit einer Kamera, um zu sehen, was sie tatsächlich taten (im Gegensatz zu dem, was jeder annahm, dass sie taten). Was Kotter am meisten überraschte: wie ineffizient die erfolgreichsten Manager zu sein schienen.
Ein Großteil ihrer Arbeit fand nicht in geplanten Meetings oder gar in Büros oder Konferenzräumen statt. Oft sah die Arbeit nicht einmal wie Arbeit aus. Stattdessen liefen die Führungskräfte herum, stießen zufällig auf Leute, die in ihre Büros kamen und so weiter. Diese zufälligen Begegnungen waren meist sehr kurz und wirkten oft willkürlich. Aber jede Führungskraft nutzte diese spontanen Begegnungen, um Informationen zu erhalten, auf eine wichtige Priorität hinzuweisen oder um ihre Beziehungen zu den Menschen, deren Wege sie kreuzte, weiterzuentwickeln. Diese scheinbar unsystematische Herangehensweise war der Tagesjob der erfolgreichen Führungskräfte.
Kotter schaute auch in die Terminkalender der Führungskräfte. Der Kontrast zwischen den Kalendern der effektiveren Führungskräfte und denen der weniger effektiven war auffällig: Die effektivsten Führungskräfte hatten eine Menge Spielraum in ihrem Terminkalender: viel ungeplante Zeit. Die weniger effektiven Führungskräfte hatten einen prall gefüllten Terminkalender mit Meetings, Reisen, Telefonkonferenzen und formellen Präsentationen.
Beispiel: Transparenz im Unternehmen
Ray Dalio ist der Gründer von Bridgewater Associates. In seinem Buch „Die Prinzipien des Erfolgs“ schreibt er unter anderem darüber, wie Transparenz zu mehr Effizienz führt:
„Tatsächlich ist es viel schwieriger und viel weniger effizient, in einer Organisation zu arbeiten, in der die meisten Menschen nicht wissen, was ihre Kollegen wirklich denken. Wie der Harvard-Entwicklungspsychologe Bob Kegan, der Bridgewater untersucht hat, gerne sagt, machen die Leute in den meisten Unternehmen zwei Jobs:
- ihren eigentlichen Job
- und den Job, zu steuern, wie andere über ihre Arbeitsleistung denken
Für uns ist das schrecklich. Wir haben festgestellt, dass alles an die Oberfläche zu bringen…
- … die Notwendigkeit beseitigt, zu versuchen, gut auszusehen
- … die Zeit eliminiert, die benötigt wird, um zu spekulieren, was die Leute denken
Auf diese Weise schaffen wir eine sinnvollere Arbeit und sinnvollere Beziehungen.“
Anders formuliert: Viel zu viel Zeit wird gemäß Ray Dalio und Bob Kegan dafür verwendet, sich im Unternehmen so zu verhalten, dass alles danach ausschaut, dass wir viel und hart arbeiten. Wenn das Unternehmen nun aber mit geeigneten Tools sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden jederzeit wissen, wer gerade an was arbeitet, können sich die Mitarbeitenden viel besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und sind damit produktiver.
Beispiel: Kommunikation
Im Rahmen meiner Diplomarbeit befasste ich mich unter anderem mit der Kommunikation in Organisationen. Dabei stieß ich auf eine Thematik, die mir unterbewusst schon länger irgendwie klar war, obwohl ich sie lange nicht so richtig greifen konnte: der Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation.
Synchrone Kommunikation bedeutet, dass umgehend eine Antwort erfolgt. Dies ist zum Beispiel am Telefon oder in Sitzungen der Fall. Synchrone Kommunikation ist sehr einfach: Man geht zur Kollegin und fragt sie irgendwas. Da dies deutlich einfacher ist, als die Frage schriftlich zu stellen (wo man sich die Formulierung überlegen muss) oder sich die Antwort selbst zu überlegen, wird dies häufig bevorzugt. Für den Einzelnen sind die Kosten tiefer, wenn er rasch den Kollegen fragt, als wenn er sich die Antwort selbst überlegt. Dies führt jedoch dazu, dass das Team als Ganzes weniger produktiv ist. Vielen Leuten fällt es einfacher, rasch eine 30-Minuten-Spontansitzung zu einem Thema einzuberufen, statt sich Gedanken zu machen, diese schriftlich festzuhalten und die Fragen dann zu verschicken; obwohl dies effektiver wäre.
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Teams per E-Mail kommunizieren, über ein Projektmanagementsystem, ein Contentmanagementsystem, geteilte Dokumente, digitale Whiteboards, Videoaufnahmen oder andere Tools. Hier erfolgt keine sofortige Antwort. Mit asynchroner Kommunikation bieten wir den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihren Arbeitstag so zu strukturieren, wie er am besten zu ihrer Arbeitsweise, ihrem Lebensstil und ihrem Biorhythmus passt. Und deshalb sind die Mitarbeitenden produktiver. Sicher ist die asynchrone Kommunikation langsamer als die synchrone; gleichzeitig ist sie aber auch von höherer Qualität (= Effektivität vor Effizienz). Die Mitarbeitenden lernen, klarer und durchdachter zu kommunizieren und unnötiges hin-und-her in der Kommunikation zu vermeiden. Sie haben Zeit, ein Problem durchzudenken. Ein weiterer Vorteil: Die asynchrone Kommunikation geschieht fast ausschließlich schriftlich. Damit ist die Kommunikation auch gleich dokumentiert, die Mitarbeitenden können später wieder darauf zugreifen und jeder sieht, wie Entscheidungen zustande kamen. Damit asynchrone Kommunikation funktioniert, ist es wichtig, eine Zeit zu definieren, in der optimalerweise geantwortet werden soll, zum Beispiel 24 Stunden.
Der bekannte Wirtschaftswissenschaftler Fredmund Malik schreibt in seinem Buch „Führen Leisten Leben: Wirksames Management für eine neue Welt“ dazu:
„In Wahrheit benötigt die Schriftlichkeit nicht mehr Zeit, sondern weniger. Sie spart Zeit. Die Schriftlichkeit, gerade die elektronische, macht unabhängig von persönlicher Anwesenheit. Das Wichtigste aber: Die Schriftform gibt Gelegenheit, ja sie zwingt dazu, nachzudenken.“
Der stumpfste Bleistift ist besser als das schärfste Gehirn. Es ist deutlich effektiver (und effizienter), etwas Niedergeschriebenes (nochmals) durchzulesen als nachzufragen und sich alles (nochmals) erklären zu lassen. Außerdem ist es auf dem schriftlichen Weg kaum möglich, dass jemand „nur mal eben kurz anruft“, um anschließend 15 Minuten über Belanglosigkeiten zu plaudern.
Wolf Schneider, der ehemalige Leiter der Hamburger Journalistenschule, sagte zu Recht, die Wahrscheinlichkeit sei hoch, dass man einer Minute des Lesens mehr Informationen entnehmen könne als einer Minute des Zuhörens – außer der Text würde vorgelesen. Hinzu kommt, dass bei etwas Niedergeschriebenem jeder seine Inputs und Verbesserungen einbringen kann und das Dokument damit an Wert gewinnt. Deshalb ist eine schriftliche Kommunikation häufig besser als eine Sitzung. Und was ebendiese Sitzungen betrifft, schreibt Fredmund Malik in seinem Buch:
„Der »Sitzungszirkus«, der in so vielen Organisationen zu beobachten ist, ist ein starkes Indiz dafür, dass mit der Organisation etwas nicht stimmt. Wenn für die Erledigung jeder Angelegenheit immer acht oder zehn Leute zusammenkommen müssen – weil man so organisiert ist –, um sich zu koordinieren und abzustimmen, bevor überhaupt etwas getan werden kann, dann ist man falsch organisiert.“
Bei Amazon beginnt jede Sitzung in kompletter Stille: Vor dem Start lesen alle ein mehrseitiges Memo des Sitzungsorganisators mit der Agenda und den eingebrachten Vorschlägen. Amazon-Gründer Jeff Bezos gleiste das so auf, nachdem er festgestellt hatte, dass viele Mitarbeitende die zugeschickten Unterlagen im Voraus nicht lasen. Die Unterlagen in der Sitzung zusammen zu lesen, schwört alle auf das Thema und die bevorstehenden Herausforderungen ein.
Das Memo muss dabei „eine Geschichte erzählen“: Es gibt einen zu lösenden Konflikt. Es müssen Lösungsvorschläge gemacht werden, innovative Ideen für zufriedene Kunden, und das in einer verständlichen Struktur. Das Schreiben zwingt den Autor dazu, nachzudenken, Punkte zu erkennen, die noch nicht logisch sind, Fragen zu antizipieren und überzeugende Argumente zu präsentieren.
Natürlich ist es in Deinem Unternehmen auch mal nötig, synchron zu kommunizieren. Achte jedoch darauf, dass Du das ganz bewusst tust. So kannst Du zum Beispiel „Kollaborationsfenster“ definieren, in denen die Mitarbeitenden für Chats, Anrufe, etc. verfügbar sind. Die meisten Konversationen müssen nicht sofort passieren, deshalb ist es sinnvoll, diese Fenster zeitlich einzugrenzen statt den ganzen Tag über verfügbar zu sein.
Beispiel: Weiterbildung
Wenn Du die Möglichkeit hast, Dich weiterzubilden, nimm sie wahr. Das kann die Teilnahme an einem Firmenseminar bedeuten, die Teilnahme an einer Branchenkonferenz, die Teilnahme an einer Diskussionsrunde, die Anhörung von Experten auf einem Podium, die Teilnahme an einem praktischen Workshop oder eine längere Weiterbildung.
Es ist offensichtlich, dass Schulungen hilfreich sind, aber sie werden selten als dringend oder zwingend notwendig angesehen. Sie kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Das bedeutet, dass wir hin- und hergerissen sind: Ist es das wert? Ist es wirklich eine gute Idee, mitten in einer hektischen Woche für einen zweitägigen Workshop wegzufahren oder einen entspannten Abend zu Hause für einen Vortrag zu opfern? Will ich wirklich die nächsten eineinhalb Jahre jeden Samstag für diese Weiterbildung opfern?
Die sinnvollste Antwort lautet meist ja. Wenn eine zehnstündige Fortbildung Dir hilft, auch nur 1 Prozent effizienter in Deinem Job zu sein, ist das eine gute Rendite (1 Prozent Zeitersparnis pro Jahr sind etwa zwanzig Stunden).
Eine andere Art von formalem Training ist professionelles Coaching. Viele CEOs und Führungskräfte arbeiten mit professionellen Coaches zusammen, weil es auf dieser Ebene weniger Menschen in der Organisation gibt, die als Mentoren fungieren können, und selbst kleine Leistungsverbesserungen der Führungskräfte zu erheblichen Auswirkungen für die Organisation führen.
Wenn Du über Weiterbildung nachdenkst, solltest Du Dir nicht die Frage stellen, ob es sich lohnt, dies jetzt zu tun, angesichts all der anderen Dinge auf Deinem Teller, sondern vielmehr, ob Du in einem Jahr froh sein wirst, dies getan zu haben. Wenn Du es so siehst, ist die Entscheidung meist klarer.
Mit der Investition in Dein persönliches Lernen und Wachstum investierst Du nicht nur in Deine eigene Zukunft, sondern auch in die Zukunft Deines Teams. Je besser Du bist, desto mehr bist Du in der Lage, andere zu unterstützen.
Beispiel: Gesundheitswesen
In ihrem Buch „Knappheit: Was es mit uns macht, wenn wir zu wenig haben“ stellen die Ökonomen Sendhil Mullainathan und Eldar Shafir eine interessante Parallele zwischen Geld- und Zeitmangel her. Beides führt zu einem „Tunnelblick“, einer engen Fokussierung auf das Kurzfristige und einer Unfähigkeit, kurzfristige Befriedigungen zugunsten zukünftiger Belohnungen aufzuschieben.
Um diesen Punkt zu verdeutlichen, erzählen Mullainathan und Shafir eine Geschichte über ein überlastetes Krankenhaus, das immer komplett belegt war. Die Operationssäle waren zu 100 Prozent ausgelastet, und wenn Notfälle auftraten – und das geschah ständig – war das Krankenhaus gezwungen, vor langer Zeit geplante, aber weniger dringende Operationen zu verschieben. Infolgedessen führte das Personal manchmal Operationen um 2 Uhr nachts durch; Ärzte warteten oft mehrere Stunden, um kleine Eingriffe durchzuführen; und das Personal machte regelmäßig ungeplante Überstunden. Weil das Krankenhaus ständig im Rückstand war, musste es die Arbeit oft umschichten.
Wie die meisten Organisationen, die in Schwierigkeiten stecken, beauftragte das Krankenhaus einen externen Berater. Oft hilft dieser „frische Wind von außen“, um Probleme zu erkennen und zu lösen. Tatsächlich schlug der Berater eine sehr überraschende Lösung vor: Das Personal soll einen Operationssaal freilassen und nur für unvorhergesehene Notfälle benutzen.
Die Krankenhausverwaltung reagierte, wie die meisten von uns reagieren würden: „Wir sind ohnehin schon ausgelastet, und jetzt wollen sie uns auch noch etwas wegnehmen. Das ist verrückt.“
Ähnlich wie der überlastete Mitarbeiter, der sich nicht vorstellen kann, die zusätzliche und zeitraubende Herausforderung anzunehmen, einen Schritt zurückzutreten und sich neu zu organisieren, geschweige denn eine wertvolle Ressource für etwas aufzugeben, das vielleicht eintreten könnte oder auch nicht, waren die Manager des Krankenhauses skeptisch.
Aber der Schachzug mit dem Operationssaal funktionierte. Mit einem leeren Raum konnte das Krankenhauspersonal viel effizienter auf unvorhergesehene Notfälle reagieren, ohne alles neu planen zu müssen. Das Krankenhaus konnte die Überlastung reduzieren und die Qualität der Operationen verbessern.
Genau so schaut es auch für überforderte Führungskräfte aus. Gerade dann, wenn wir am meisten zu tun haben, müssen wir Zeit freischaufeln, damit wir sie für das Unerwartete und Außergewöhnliche nutzen können. Auf diese Weise erhöhen wir unsere Fähigkeit zu führen, so wie es die effektiven Führungskräfte von Kotter taten.
Effektivität vor Effizienz
Altmodische Managementkonzepte basieren häufig noch auf der falschen Annahme, dass die Produktivität jenes Mitarbeiters am höchsten ist, welcher die meiste Zeit im Büro verbringt. Studien der Stanford Universität zeigen nun aber, dass dem nicht so ist. Viel eher ist entscheidend, ob die Mitarbeitenden ihre Ziele erreichen – ganz unabhängig davon, wie lange sie dafür benötigen.
Entscheidend ist die Effektivität der geleisteten Arbeit – nicht die Effizienz. Kaum etwas ist sinnloser, als die Dinge effizienter zu erledigen, die gar nicht getan werden sollten. Der beste Weg, um die Produktivität in Deinem Leben zu steigern, besteht demnach darin, die Dinge wegzulassen, die gar nicht erst getan werden müssen.
Ich habe gelernt, dass es bei der Produktivität nicht darum geht, jede Sekunde extrem hart zu arbeiten und dabei auszubrennen. Das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Stattdessen ist es viel besser, auf eine Weise zu arbeiten, die effizient und nachhaltig ist.
„Effizienz ist das Ergebnis intelligenter Faulheit.“
David Dunham
Das Gesetz der erzwungenen Effizienz besagt: „Es gibt nie genug Zeit, um alles zu tun, aber es gibt immer genug Zeit, um das Wichtigste zu tun.“ Anders ausgedrückt: Du kannst nicht jeden Frosch im Teich essen, aber Du kannst den größten und hässlichsten essen.
Es wird nie genug Zeit geben, um alles zu tun, was man tun könnte. Der Durchschnittsmensch in der heutigen Zeit, insbesondere eine Führungskraft im Zeitalter der Sparmaßnahmen, arbeitet mit 110 bis 130 Prozent der verfügbaren Kapazität. Und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten stapeln sich immer weiter. Wir alle haben Stapel von Lesestoff, den wir noch durchgehen müssen. Eine aktuelle Studie ergab, dass die durchschnittliche Führungskraft 300 bis 400 Stunden Lesestoff und Projekte zu Hause und im Büro aufgestaut hat.
Diesen Rückstand wirst Du nie aufholen. Verbanne diese Wunschvorstellung aus Deinem Kopf. Das Einzige, was Du Dir erhoffen kannst, ist, dass Du bei Deinen wichtigsten Aufgaben den Überblick behältst. Alles andere ist Zugabe.
Wunderschön drückt sich Seneca diesbezüglich in „Von der Kürze des Lebens“ aus:
„Nicht die Zeit ist gering, die uns zu Gebote steht; wir lassen nur viel davon verloren gehen. Das Leben, das uns gegeben ist, ist lang genug und völlig ausreichend zur Vollführung auch der herrlichsten Taten, wenn es nur von Anfang bis zum Ende gut verwendet würde; aber wenn es sich in üppigem Schlendrian verflüchtigt, wenn es keinem edlen Streben geweiht wird, dann merken wir erst unter dem Drucke der letzten Not, dass es vorüber ist, ohne dass wir auf sein Vorwärtsrücken achtgegeben haben. So ist es: nicht das Leben, das wir empfangen, ist kurz, nein, wir machen es dazu; wir sind nicht zu kurz gekommen; wir sind vielmehr zu verschwenderisch. Wie großer fürstlicher Reichtum in der Hand eines nichtsnutzigen Besitzers, an den er gelangt ist, sich im Augenblick in alle Winde zerstreut, während ein, wenn auch nur mäßiges Vermögen in der Hand eines guten Hüters durch die Art, wie er damit verfährt, sich mehrt, so bietet unser Leben dem, der richtig damit umzugehen weiß, einen weiten Spielraum.“
Niemand weiß, wie lange er oder sie zu leben hat, aber einer Sache können wir uns sicher sein: Wir verschwenden viel zu viel vom Leben. Wir vergeuden es mit Herumsitzen, vergeuden es mit der Jagd nach den falschen Dingen, vergeuden es, indem wir uns nicht die Zeit nehmen, uns zu fragen, was uns eigentlich wichtig ist. Viel zu oft sind wir wie die übermütigen Akademiker, die Petrarca in seinem klassischen Essay über die Unwissenheit kritisierte – Typen, die „ihre Kräfte unaufhörlich damit vergeuden, sich um Dinge außerhalb von ihnen zu kümmern und sich selbst dort zu suchen.“
Ich bin da keine Ausnahme. Wie oft schon bin ich den falschen Dingen nachgerannt, habe zu viel Zeit auf Netflix, Disney+ und Apple TV+ verbracht oder mich mit Dingen beschäftigt, die mich im Leben nicht weiterbrachten.
Wenn Du Dich heute also dabei ertappst, wie Du gehetzt bist oder die Worte „Ich habe einfach nicht genug Zeit“ aussprichst, halte inne und nimm Dir eine Sekunde Zeit. Ist das tatsächlich wahr? Oder hast Du Dir nur eine Menge unnötiger Dinge vorgenommen? Bist Du tatsächlich effizient, oder hast Du eine Menge Verschwendung in Dein Leben eingebaut?
Es ist sehr einfach, die für eine Aufgabe verbrachte Zeit zu messen. Schlussendlich aber zählen nicht die verbrachte Zeit, sondern die Resultate: Wie viel hast Du verkauft? Wie viele Preise hast Du gewonnen? Wie viele Kunden hast Du bedient? Nie wird gemessen, wie viel Zeit Du in Meetings verbracht und wie viele Mails Du beantwortet hast. Auch Deine Überstunden sind nicht das entscheidende Kriterium, wenn es um die Bewertung Deiner Leistung geht. Natürlich muss auch die Qualität stimmen; ein Arzt, der viele Patienten falsch behandelt, hat sein Ziel nicht erreicht, auch wenn die Menge stimmt.
Die beste Fähigkeit im 21. Jahrhundert ist nicht diejenige, hart zu arbeiten. Die beste Fähigkeit ist, unverzichtbar zu sein. Und unverzichtbar bist Du dann, wenn Du in der Lage bist, sehr fokussiert zu arbeiten und Deine Prioritäten richtig zu setzen.
Mit „hart arbeiten“ kannst Du Deinen Output maximal verdoppeln. Statt 8 Stunden zu arbeiten, kannst Du 16 Stunden pro Tag arbeiten. Aber dann hast Du eine natürliche Grenze erreicht. Mit „effektiv arbeiten“ hingegen ist es problemlos möglich, Deinen Output nicht nur zu verdoppeln, sondern um den Faktor 10 oder sogar 100 zu erhöhen! Wenn Du Dir das nicht vorstellen kannst, dann schau mal, was Top-Performer wie Elon Musk, Jeff Bezos oder Melinda Gates pro Tag alles hinkriegen!
Der größte Fehler, den Du machen kannst, ist der, an der falschen Sache zu arbeiten.
Gerne erinnere ich an dieser Stelle an den Tipp, den ich im Artikel „Neue Studien zeigen: Mit diesen 5 Zeitmanagement-Methoden lässt Du die Konkurrenz hinter Dir“ gab:
Frage Dich bei jeder Entscheidung, bei jeder Gelegenheit: „Macht dies das Boot schneller?“ Sprich: Führt mich dies rascher zum Ziel? Hilft mir dies, mein Ziel zu erreichen?
Einfache Tipps für mehr Effizienz
Michael Schmitz gibt in seinem Buch „Elitestudent – Wie werde ich besser als der Durchschnitt?“ viele Tipps, wie Du Deine Effizienz erhöhst. Zum Beispiel:
- Das Zehn-Finger-System: Kannst Du auf dem Computer blind mit zehn Fingern schreiben? Es lohnt sich, dies zu lernen und der Aufwand dafür ist überschaubar. Wenn Du es 14 Tage lang je 20 Minuten übst, beherrschst Du es und sparst Dir für den Rest Deines Lebens viel Zeit.
- Der Mercedes-Benz Trick: Kommt es vor, dass Du Dinge zweimal anfasst? Die Fabrikarbeiter von Mercedes tun das nicht, weil ihr Prozess dadurch langsamer wird. Was Frederick Winslow Taylor bereits im Jahr 1911 anhand der Zeitstudien für Bauarbeiter festgestellt hat, das gilt auch heute für uns im Büro. Wenn Du Deine Arbeit beginnst und etwas anfasst, dann handle nach der Regel: Dauert es weniger als zwei Minuten, etwas zu erledigen, dann tue es direkt. Überlegen Dir keine komplexe Prioritätenliste, sondern arbeite es einfach ab.
- Formuliere E-Mails und andere Kommunikation klar und direkt: „Sehr geehrter Herr Müller, ich benötige von Ihnen A, B und C! Bitte liefern Sie mir diese Informationen bis um 16 Uhr. Sollte ich diese Daten dann nicht erhalten haben, werde ich morgen um 9 Uhr bei Ihnen im Büro sein.“ Beschreibe genau, a) was Du willst, b) wann Du es willst und c) was Du tun wirst, wenn Du es nicht erhältst. Dadurch ersparst Du Dir unnötige Kommunikation und Zeitaufwand. Telefongespräche lassen sich ebenfalls auf die relevante Kommunikation beschränken. Übermittle die Informationen knapp und prägnant.
- Nutze gute Werkzeuge und Arbeitsmaterialien: Kein Schreiner nutzt billige Werkzeuge, kein Bergsteiger alte Seile. Investiere in einen schnellen Computer, einen ergonomischen Schreibtisch (höhenverstellbar, im Stehen arbeiten ist sehr gesund) und einen guten Stuhl.
Als ich meine Diplomarbeit „Vernetzte Zusammenarbeit in einem Unternehmen des öffentlichen Verkehrs – Beschaffung und Einführung einer Kollaborationslösung“ schrieb, stieß ich auf eine interessante Studie: Butler Group, eine IT-Forschungsfirma, fand heraus, dass 25 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Informationen verwendet wird. Eine Datei im Intranet zu suchen und zu öffnen kostet über 2 Millionen Euro pro 1’000 Mitarbeitende und Jahr. Dieser Betrag kann um 1.2 Millionen Euro reduziert werden, wenn die Benutzerfreundlichkeit des Intranets verbessert wird. Wenn das mal nicht die Aufmerksamkeit der oberen Managementebene weckt!
Fazit
Der Weg zum langfristigen Erfolg ist nicht ziellose harte Arbeit, sondern das Fokussieren auf Aktivitäten, die effektiv sind.
Ich sehe oft, wie Leute den gleichen Fehler machen: Sie denken, sie seien produktiv, weil sie viel um die Ohren haben und ständig arbeiten. Produktiv zu sein und ständig zu arbeiten, ist jedoch nicht unbedingt das Gleiche. Viel tun führt nicht automatisch zum Erfolg. Das Richtige tun, führt zum Erfolg. Und wenn Du die falschen Dinge tust, wird das Deine Erfolgschancen nicht erhöhen; es führt nur dazu, dass Du noch mehr in der Tinte sitzt. Wer nie Zeit hat und immer gestresst ist, zeigt nur eines: Er hat weder seine Zeit noch seine Arbeit im Griff. Falls Du eine Führungskraft bist: Belohne bei Deinen Mitarbeitenden keine Busy-ness, sondern konkrete Ergebnisse.
Frage Dich bei Aufgaben immer: Was bringt die Erledigung mir oder meiner Organisation? Was geschieht, wenn ich sie nicht erledige?
- Ergreife die Kontrolle über Deinen Zeitplan.
- Verwechsle Dinge, die wie Arbeit aussehen, nicht mit tatsächlicher Arbeit.
- Befreie Dich von Aufgaben, die nicht zu Deinen Kernkompetenzen gehören.
- Steigere zuerst die Effektivität, dann die Effizienz.
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Dieser Artikel von Andreas Hobi ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0
